電子政務系統中的檔案管理問題及對策探討

甘硯聰

摘 要：互聯網時代，社會各項工作的開展都實現了電子化。電子檔案管理可以降低檔案篡改概率，減少紙質檔案以節約能源，符合時代發展要求。但是，由于電子檔案管理工作歷史較短，還存在很多問題，有較大的提升空間。本文首先分析了電子政務系統中檔案管理工作中的問題，然后針對諸多問題討論了相應的解決對策。

關鍵詞：電子政務;政務系統;檔案管理

1 電子政務系統中的檔案管理問題

1.1 管理權限不足，責任主體不明確

檔案管理對檔案的存取和數據處理權限不足，電子檔案存放與業務部門，相對來說業務部門對其管理權限更大。這就出現了同樣的檔案，業務部門和檔案管理部門可以同時進行處理的局面。一旦檔案丟失或者篡改，雙方都有責任，會出現推諉現象。檔案管理權限不足，沒有明確責任主體，是檔案管理工作中的重要問題。

1.2 電子檔案管理安全保證有待于加強

互聯網時代，電子檔案管理工作是一種必然趨勢，享受網絡帶來的便利時，也要會受到網絡黑客的威脅，影響電子檔案的安全。電子檔案安全問題反映出電子政務系統安全管理工作存在漏洞，一是網絡安保系統需要加強;二是自然災害可能對其造成毀滅性影響;三是管理工作失利會造成檔案丟失。

1.3 文件歸檔存在技術層面障礙和管理缺陷問題

文件歸檔是檔案管理的重要工作內容，但是在技術和管理中都有很大提升空間。在技術方面，業務需要高效性，而檔案管理需要冗余的特點來保障長期儲存中的安全性;電子政務系統不斷優化和拓展，也給檔案管理工作帶來不便和困難;檔案管理受制于業務管理，業務管理在清理數據時，可能會造成檔案管理數據缺失。在管理方面，檔案管理與業務管理沒有分開，檔案管理工作受到限制;兩個部門對檔案同時有查閱管理權限，但是責任界定不清。

1.4 缺乏統一的共享方式

電子檔案整合共享的目的是方便管理，提高管理效果，但是，針對整合共享，出現了多種界定，隨之出現了不同的工作模式，這就使得檔案管理工作難度增加，而且并沒有形成真正意義上的統一和共享。

1.5 缺乏規范的檔案移交規則

電子政務中，檔案移交工作需要進行規范，雙軌制保證檔案有備份，是為了保證檔案的完整性。然而，在實際的檔案移交工作中，多數是直接移交單份檔案，導致檔案數據不全。另外，檔案移交的存儲介質有差異，也造成了檔案移交工足量和成本提升。所以，電子政務系統中，檔案移交工作并沒有達到預期的提高效率和保證檔案完整性的目的。

1.6 全程監督和前端控制存在矛盾

政務管理系統中檔案管理控制工作流程中存在矛盾，全程監督是對整個管理過程的各個環節進行監督，嵌段管理是電子檔案移交初期的文件監督工作，兩者在業務上有重合。全程管理更重要，但是前端管理不可缺少，重合工作互相影響，形成矛盾。

1.7 投入資金技術不足，專業隊伍人才建設滯后

電子政務系統與傳統的政務工作方式有差異，同時所需要的設備也需要更新升級，工作人員的業務能力也要將電子計算機應用能力納入中。由于資金不足，人才能力與崗位匹配度低，導致電子政務系統中檔案管理工作服務水平受限。由于工作人員隊伍年齡結構和專業知識差異性都比較小，互聯網時代，電子政務中的正常檔案管理工作效率和質量都差強人意，有很大提升空間。

2 電子政務系統中的檔案問題對策

2.1 權責明確

1）劃清管理權限、明確責任主體。電子政務系統中的檔案管理工作要劃清責任權限，明確責任主體，從而解決由于全責不清而引發的推諉現象。檔案管理的對象是電子檔案，電子檔案的管理工作在業務部，業務部在清理系統時會影響個別檔案的完整性。對此，解決問題的思路有兩個：一是檔案管理部門對電子檔案有管理權限，如果出現問題則有檔案管理部門負責。但是檔案管理部門沒有業務部門牽制時，篡改檔案等行為隨著技術手段的提升具有很好的隱匿性，影響電子檔案的真實性和安全性。二是保持兩者同時對電子檔案管理權限的狀態，對兩者的管理流程區分前后，出現問題要共同承擔責任，并且根據問題出現的節點來確定主要責任。這就能夠避免業務部門清理文件時忽略電子檔案?？傊?，要劃分管理權限，明確責任主體。

2）全程監督和前端控制協同作用。電子政務系統中的檔案權利工作要充分發揮全程監督和前端控制的協同作用，通過兩者的共同控制來保證檔案管理工作的質量。前端控制要做好質量控制工作，保證檔案管理的真實性，為后續檔案管理工作做好鋪墊。全程監督則要對檔案管理全程進行管理，由于前端管理工作已經完成，全程監督工作中可以對前端管理工作進行復核和督查。這樣就讓前端管理工作減輕了全程監督工作的復負荷。同時，全程監督管理和前端控制兩者之間形成合力，為檔案初期工作上了雙保險。總之，要充分發揮全程監督和前端控制的作用，兩者對檔案管理工作都非常重要，兩者出現重合則要協調好，形成合力。

2.2 整齊劃一

1）確定統一的共享方式。由于針對檔案共享出現了多個版本，在實際工作中能夠評價其優缺點。電子檔案根據需要會在互聯網上流通，現需要確定統一共享方式，以利于工作互通。

2）規范檔案移交規則。基于現有的檔案移交問題，要規范檔案移交規則。既要做好檔案的備份工作，也要避免單個發放檔案。同時，要階段性對檔案的存儲介質進行統一化以便于移交。隨著信息技術的發展，計算機可以讀取的媒介種類也在發生變化。為了電子保證電子檔案長期內都具有可讀性，要定期對軟盤、光盤中的檔案信息進行轉錄，同時保存原件。

2.3 資金技術保障

1）要有充足資金最為保障。電子政務系統的硬件和軟件都需要提升，才能夠滿足電子檔案管理工作的需求?；ヂ摼W時代，網絡迭代速度非常快，一般以八個月為周期，這就意味著相應的信息設備需要升級、更新或者更換，如果沒有充足的資金作為保證，檔案管理可能會受到影響。

2）要有專業技術作為動力。檔案管理工作需要具有檔案管理和信息技術能力的復合型人才助力電子檔案管理工作。要優化檔案管理部門的人才結構，引進應屆畢業生，既要有檔案管理專業，又要有信息技術相關專業，這樣可以保證檔案管理工作理念的先進性，電子檔案管理軟件應用和維護的基本能力。與此同時，要對現有崗位人員的歸檔技術和管理能力進行培訓。

2.4 提高電子檔案管理安全保證

政務系統中的電子檔案非常重要，要給予檔案管理工作足夠的重視。一方面，要提高政務系統的網絡安全保護工作。另一方面，要對檔案管理的權限進行級別劃分，以便于檔案泄露或丟失可以追責。

3 結語

綜上所述，電子政務系統中的檔案管理工作要針對主要問題進行整改，全面提升檔案管理的質量、效率、安全。因此，政務系統工作人員要對檔案管理的權責進行明晰，工作內容和責任劃分清楚。檔案管理工作人員則要結合自身工作情況，通過技術和相關專業知識提升自己工作能力，用創新工作來解決問題。

參考文獻

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