探索檔案信息管理系統在檔案管理中的應用

彭艷

摘 要：檔案信息資源包含著巨大的社會價值和發展價值。本文主要研究檔案管理中檔案信息管理系統的應用要素，探究信息管理模塊劃分、先進數據技術融入、加強信息安全保障、優化系統管理環境措施對檔案信息管理系統應用的促進作用，簡要介紹信息系統應用在檔案管理中的必要性及發展趨勢，旨在不斷優化我國檔案管理環境，提高檔案管理效率。

關鍵詞：檔案管理;檔案信息管理系統;數據技術;安全保障

目前，我國正處于現代化發展的關鍵時期，隨著信息技術的廣泛應用，大檔案信息都可以轉換成數據進行實時傳輸，這為檔案信息管理系統在檔案管理中的有效應用提供了優良契機和寬廣平臺，檔案信息管理系統作用于檔案資源切實打破了傳統檔案管理工作的框架限制，有助于突出資源價值。

1 檔案信息系統應用要素

相關調查顯示，2012年～2018年，我國檔案館數量分別為4122個、4246個、4196個、4193個、4237個、4210個和4136個，可知，多年來全國檔案館整體數量變化不甚明顯，但是，隨著信息技術的廣泛應用，檔案資源數量和檔案信息載體呈現了明顯的復雜化演變趨勢，在檔案館數量保持均衡的情況下，檔案管理難度和檔案工作管理壓力將明顯提升。檔案信息管理系統的應用是提高檔案管理效率，解決檔案管理問題的重要路徑，在實際應用中，該系統需要具備較高的信息整合能力和綜合管理能力，以便對檔案信息資源進行全面獲取和高質量整合，因此，數據技術和相關信息化技術的廣泛應用是檔案信息管理系統的應用要素之一。同時，受到科技水平限制，我國在檔案管理工作開展中仍需依靠人力資源，檔案管理人員的管理水平和信息素養將不同程度地影響檔案信息管理系統的應用效果，高質量、現代化人才的培養和應用已成為檔案信息管理系統應用的要素之一。另外，信息化時代中，信息安全保障至關重要，基于檔案信息資源包含的巨大價值，應在檔案信息管理系統應用中有效采取相關信息安全保障措施，優化管理環境。

2 檔案管理中檔案信息系統的應用路徑

2.1 信息管理模塊劃分

基于我國日益增長的檔案管理需求和檔案信息資源應用需求，檔案信息管理系統要想切實發揮其作用優勢，必須具備明確的信息管理模塊，以下對其進行介紹：

根據檔案信息數量的上升趨勢和檔案信息載體的復雜性演變趨勢，檔案信息管理系統需要具備檔案加工功能、檔案查詢功能、系統設置功能、統計結算功能和信息登記功能。因此，可將檔案信息管理系統劃分為檔案加工模塊、檔案查詢模塊、系統設置模塊、統計結算模塊和信息登記模塊。以此為基礎，檔案管理人員可借助檔案信息管理系統的檔案加工模塊，實現檔案拍攝、檔案排序、檔案質檢和夾子管理、未質檢夾子分析和工程量統計，并在檔案查詢模塊中完成資源管理、檔案信息打印和終端查詢、網絡查詢，拓展檔案管理范圍，有效延伸檔案管理鏈條。另外，檔案信息管理系統的系統設置模塊可支持檔案管理人員進行用戶及分類性檔案管理，結合管理需求完成系統設置。統計結算模塊具有查詢統計、檔案統計、工作量統計以及日志查詢等功能，是智能化檔案管理的核心。信息登記模塊可支持檔案管理人員補齊檔案數據、完成檔案信息對接和檔案刪除。由此可知，明確的功能模塊可支持檔案信息管理系統在檔案管理工作開展中長期應用，有效提高管理效率[1]。

2.2 先進數據技術融入

近年來，我國科學技術水平不斷提升，相關現代化科技已經在各個重要領域中得以廣泛應用，并已取得實質性應用效果，先進數據技術對于發揮檔案信息管理系統作用優勢具有明顯的促進作用，以下對其進行介紹：

結合我國日益增長的檔案資源管理需求和檔案信息應用需求可知，自動化技術和數據挖掘技術在檔案信息管理系統中具有較高的作用優勢。目前，檔案管理工作主要包括電子檔案管理和傳統檔案管理，在電子檔案業務處理中，自動化技術能夠有效地進行元數據管理、數據分類、數據鑒定和處理，并對電子檔案信息進行有效儲存，上傳到檔案與電子文件登記備份中心，支持相關人員對檔案信息進行保管、規劃、載體轉換和定義[2]。同時，自動化技術也可在傳統檔案數據化加工處理中得以有效應用，與掃描設備相連接，實現檔案信息資源轉化并進行信息資源質檢，繼而上傳到電子文件中心，有效整合檔案信息資源。數據挖掘技術可以在檔案管理中進行檔案數據接收、檔案數據管理、檔案數據訪問和檔案數據儲存，并于電子文件中心中支持用戶進行數據索引、資源分類、數據庫建設和內容定位，有助于提高檔案管理效率。另外，在自動化技術和數據挖掘技術的支持下，還可在系統中有效地獲取檔案信息資源的內部價值，分析一段時間內同類型檔案信息的變化趨勢[3]。

2.3 加強信息安全保障

大數據時代中，信息安全保障與國家建設和社會穩定具有密不可分的關系，基于檔案信息中蘊含的巨大社會價值和發展價值，應在檔案信息管理系統應用中，切實加強信息安全保障力度，以下對其進行介紹：

可在檔案信息管理系統的系統設置中科學添加權限管理內容，構建權限數據庫，權限數據庫能夠與檔案信息管理系統的技術信息庫、圖書規范庫、公告信息庫、科研管理庫和日志庫建立信息聯系，全面掌握信息環境，并以此為基礎，建立明確的權限授予標準。例如，檔案管理人員相比其他用戶具有更高的權限，對于指定類別的檔案信息具有閱讀、調取和復印權限，而針對加密性檔案信息卻需要申請更高權限才能夠進行相關操作。檔案信息管理系統在用戶參與度上明顯優于傳統檔案管理系統，用戶可憑借個人權限，在檔案信息庫中篩選個人檔案信息，并對檔案信息進行相關操作，但考慮到信息安全，該用戶不可對他人的檔案資源進行閱讀和調取以及進行其他系列操作。由此可知，通過設定明確的權限標準，檔案信息管理環境將得到有效優化，檔案信息資源的安全保障力度也將得以切實提升。

2.4 優化系統管理環境

基于檔案信息管理對于我國長期發展的重要意義和深遠影響，應該合理優化系統管理環境，為檔案信息管理系統的應用奠定堅實的基礎，對其提出相關建議。檔案信息管理系統在檔案管理工作中的有效應用，將直接打破傳統檔案管理框架的限制，形成全新的工作機制，充分展現現代化發展優勢，從這一角度上來看，檔案信息管理流程也將發生明顯變化。以此為基礎，相關管理人員應制定新型標準化檔案管理制度，制度內容包括檔案管理人員行為管理、檔案信息安全管理、檔案操作管理，刪除原有檔案管理系統中的冗余管理流程，提高檔案管理效率。

3 信息系統應用在檔案管理中的必要性及發展趨勢

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，我國檔案管理工作具有明顯的服務性質和政治性質，在社會管理系統中占據重要地位，在檔案管理中應用信息系統是科技發展的必然結果，也是檔案管理工作現代化發展的必經路徑。可以預見，檔案工作在未來發展中還將持續融合先進的數據技術和信息技術，不斷完善管理系統。

4 結論

總而言之，當前我國正處于現代化發展的關鍵時期，基于檔案信息中包含的社會價值和發展價值，檔案信息管理系統的應用切實可行，可通過信息管理模塊劃分、先進數據技術融入、加強信息安全保障、優化系統管理環境，發揮檔案信息管理系統的作用優勢。

參考文獻

[1]韓麗梅.檔案資料信息化管理的思考與探索[J].科學咨詢（教育科研），2020（03）：112.

[2]張國明.企業檔案保密與檔案信息化發展的融合實踐[J].區域治理，2019（50）：226-228.

[3]吳斌.健康檔案信息管理系統的數據處理技術分析[J].信息與電腦（理論版），2019，31（20）：115-116.