基于機關事業單位辦公室檔案管理及優化策略探究

沙依拉·托留別克

摘 要：機關事業單位辦公室檔案管理主要是對文件與檔案進行保管，以及對檔案進行合理使用，是辦公室管理工作的重要組成部分。新時期辦公室檔案管理伴隨著年代的不斷發展，面臨著新機遇和考驗。因此，為了更好地切合新時期機關事業單位的發展辦公室檔案管理要謀求新的發展。本文旨在根據對辦公室檔案管理的意義，以及存在的不足，提出新對策，推動機關事業單位更加好的發展壯大。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;優化策略

伴隨著經濟社會的不斷發展，機關事業單位辦公室檔案管理的傳統的模式已經難以滿足現階段管理工作需要。機關事業單位辦公室檔案管理是機關事業單位管理中不能缺少的部分。承擔對所有檔案的管理工作，具備內容多、工作量大等特征。現階段，機關事業單位辦公室檔案管理在具體工作上存在著某些問題，影響到辦公室檔案管理的效率和水平。針對新時期機關事業單位辦公室檔案管理提出優化策略，從而推動檔案管理工作的發展。

1 機關事業單位辦公室檔案管理及其意義

1.1 檔案管理

檔案資料是相應的產生者直接運用的各種各樣文獻資料的轉換物，可觀的體現了人類社會實踐活動的全過程和風貌，并不是過后撰寫或搜集的文獻資料、檔案資料;檔案資料自產生過后不可以開展內容上邊的改動，刪掉和更改，不然會嚴重破壞其時間特性;檔案資料并不是指不著邊際的文獻資料，反而是指以便調查運用而存檔、存放的一些資料。

檔案管理是對檔案資料實體和檔案資料信息內容開展管理，并給予運用服務。包含搜集、整理、保管、鑒定、統計和給予運用等重要環節。檔案管理是一類管理型的工作任務和服務型的工作任務。檔案管理主要對檔案資料開展管理和運用，負責管理各部門產生的文檔資料的一類專業性管理，因此是管理型的工作任務。檔案管理是管理系統中不能缺乏的構成部分。好的檔案管理是檔案信息資源的整合和利用更加便捷，能夠加快對信息的整合和利用，否則如同大海撈針，資源整合和利用的工作量要成倍的增加，大大的降低資源整合和利用的效率，也就更談不上方式方法上的創新了。根據給予檔案資料信息內容為單位服務，為能夠更好地融入單位的發展壯大需要。

1.2 意義

檔案管理有著很高的價值，檔案管理在公務活動中能夠加強工作任務的效率。優良的檔案管理有利于機關事業單位提升優秀人才和知識儲備，促使機關事業單位留住人才和相關知識，為機關事業單位的可持續發展給予強大的保證;有利于機關事業單位提高抵擋風險的工作能力，并在緊要關頭充分發揮檔案資料的重要依據和憑據功能，維護機關事業單位的經濟權益和正當權益。

檔案管理是在長期性的各類活動中直接產生的，對機關事業單位、國家、社會的發展壯大有著調查和存放價值的各種各樣文本、數據圖表、聲像、電子、實體等不一樣形式的紀錄。是紀錄和反映機關事業單位個依次得到和歷史風貌的第一手資料，也是機關事業單位的文化積累。

2 機關事業單位辦公室檔案管理存在的不足

2.1 對機關事業單位辦公室檔案管理的觀念不足

目前階段，許多 的機關事業單位對于辦公室檔案管理的觀念不高，沒有深刻的了解到機關事業單位辦公室檔案管理的重要意義，大多數都只重視對檔案資料的管理而不是運用。

機關事業單位檔案管理人員的觀念傳統式，受舊的檔案管理觀念的直接影響較強。在相關工作人員在開展辦公室檔案管理時，將關鍵放到了檔案資料的搜集存放上，而忽略了檔案資料運用時的狀況，促使在開展檔案資料的查詢與運用時導致相應的艱難。

2.2 機關事業單位辦公室檔案管理的信息化水平低

目前還有很多機關事業單位在“互聯網 +”的時代背景下，仍然固守老一套的辦公室檔案管理方式。這一點給機關事業單位的工作和管理產生了局限性，在管理中依然使用傳統的管理模式進行檔案管理，不敢做出對互聯網時代的創新與改變，不順應時代發展的方向，最終導致檔案管理的水平和效率低下。還有一些機關事業單位在進行檔案管理過程中，只強調對檔案的管理，沒有對檔案管理的分類和方法做好調查，根據實際的情況進行管理。在時代改變與發展中，和社會之間產生脫軌現象，這樣的檔案管理如果不能大膽果斷的開展創新，很容易在時代快速發展的背景下遠遠的落后于其他單位對檔案的管理。

2.3 機關事業單位辦公室檔案管理人才匱乏

專業人才是檔案管理工作的核心所在。近些年來社會的發展速度都有目共睹，但是在機關事業單位辦公室管理中，擁有高水平和高能力的辦公室檔案管理人員較少，不能滿足機關事業單位辦公室檔案管理在新時代背景下的變化和需求，由于機關事業單位辦公室檔案管理工作缺乏行業競爭力，所以管理人員的能力和水平得不到很好的鍛煉和提高。伴隨著社會信息技術的快速發展，傳統辦公室檔案管理模式下的工作人員已經不能滿足時代發展變化對辦公室檔案管理提出的新要求。

3 優化策略

3.1 健全管理規范

新時期檔案管理方面的有效開展，核心就是具備健全的檔案管理規范。健全辦公室檔案管理規范，制訂發展規劃，明確檔案管理工作人員的工作任務。除此之外，在健全公司檔案管理規范時，機關事業單位辦公室檔案管理應該充足把握單位員工的具體情況，注重檔案管理的保密性，避免發生檔案泄露的情況，造成不好的后果。

3.2 增強監督管理

新時期檔案管理方中，增強檔案管理的監督是為了更好地確保機關事業單位理順利開展管理工作。因而規定辦公室檔案管理人員不斷地提高本身的知識水平和工作能力，提高和嚴格執行辦公室檔案管理監督。采取有效的辦公室檔案管理方法，開展各項任務，做好對機關事業單位辦公室檔案管理的服務。

3.3 提高綜合素質

新時期為了更好地、盡快地、嚴格地執行檔案管理的相關事宜，還要提高檔案管理人員的綜合素質。對檔案管理人員進行定期的培訓，豐富知識文化，學習先進的檔案管理方法，提高自身的管理水平。在工作上要遵守檔案管理的要求，做到保密而且在不斷地的實踐過程中積累經驗，提高辦公室檔案管理的水平和能力。

3.4 信息化管理

新時期檔案管理面對的內容更多，范圍更廣泛。機關事業單位辦公室檔案管理想要達到可持續性發展，應該與時俱進開始信息化管理。創建信息化辦公室檔案管理平臺。以此來為機關事業單位辦公室檔案管理提高比較全方位的數據信息支持。借助辦公室檔案管理信息化管理平臺，能夠立即地把握機關事業單位辦公室檔案管理的具體情況，增強機關事業單位辦公室檔案管理的管理質量。

4 結語

在新時期快速發展的背景下，社會的變革日新月異，機關事業單位辦公室檔案管理必須要適應新時代發展的新要求，不能墨守成規。為了更好地切合新時期機關事業單位的發展，辦公室檔案管理要謀求新的發展思路。為此，要在意識、工作能力、規章制度、管理水平上緊跟時代的步伐，改革創新，準確、有效、科學推動檔案管理工作的發展，更好的為國家、社會的發展做貢獻。

參考文獻

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