試析文書檔案管理的特點及創新途徑

彭旗麗

摘 要：文書檔案管理作為企事業單位行政工作中的重要組成部分，記錄了企事業單位的整個發展過程，很大程度上體現了企業事業單位在發展過程中所做的一系列決策、對問題的討論分析、管理等方面的成果。尤其是近年來，隨著經濟社會的快速發展，各類企事業單位得到了快速發展，相應的，文書檔案從種類到數量都得到了快速增長，給文書檔案管理工作帶了前所未有的挑戰。為了提高文書檔案管理工作的效率和準確性，必須不斷進行管理工作的創新，依托信息化手段，不斷創新管理手段和管理技術，推動文書檔案管理工作的開展。本文分析了新時期文書檔案管理工作的特點和面臨的問題，并探討了創新文書檔案管理工作的意義，最后提出了創新文書檔案管理工作的途徑。

關鍵詞：文書檔案管理;創新

1 引言

文書檔案管理作為企事業單位檔案管理中的一部分，對企事業單位的發展具有十分重要的意義。文書檔案管理記錄了企事業單位發展的全過程，包括在發展過程中所涉及的各類決策、對問題的解決方案、發展思路、管理制度等。因此，做好文書檔案管理工作很大程度上也是為企事業單位的發展理清思路。隨著文書檔案種類的增多和信息化的快速發展，傳統的文書檔案管理已經很難滿足現代企事業單位檔案管理的需求，因此，急需創新文書檔案管理工作，提高檔案管理效率，同時也提高企事業單位檔案管理工作的開展。

2 文書檔案管理概述

文書檔案管理工作是伴隨企事業單位發展全過程的，涉及企業單位的生產經營、管理等多方面內容。主要包括會議記錄、行政決策、工作計劃、總結報告、管理制度等文件。考慮到這些文件一方面記錄著企事業單位的發展歷程，另一方面能夠對企事業單位未來的發展提供方向性的指導，因此，針對上述文件的整理歸檔工作就顯得十分重要。文書檔案管理工作的主要內容就是對這類文件按照一定的規律進行分類整理歸檔，并按照一定的要求進行科學的管理和存儲，以便后續對文檔的調取和查閱。

文書檔案不同于一般的文件，因此，對于其的管理主要分為收集、整理、歸類、編目、保存等幾個方面，因為涉及的文件種類繁多，因此，文書檔案管理工作具有其特殊性，具體表現在以下幾個方面。

首先是綜合性強，這個綜合性主要表現在文書檔案涉及的范圍廣，包括會議記錄、人事檔案、設備相關資料、科研成果、黨務工作、計劃生育工作、發展規劃、政策文件、基礎建設等，從文書種類可以看出，這些文檔不僅種類繁多，而且涉及企事業單位的各個部門，也就是說文件資料的來源也是多方面的。一些文件不僅來自企事業單位自身部門，還有來自其他相關單位的下發文檔，比如上級部門印發的通知文件，合作單位的合同資料等。這些文件都屬于文書檔案歸檔管理范圍內，從文件的種類也可以看出，文書檔案管理工作的繁重和重要性。

其次是保密性，這也是文檔管理工作的重要特點，因為文書檔案是伴隨企事業單位整個發展過程中形成的文件，是對單位發展過程的真實客觀描述和反映，比如發展規劃、經營理念等等，這些內容與單位未來發展息息相關，屬于單位內部的機密。因此，從文件的開放程度上來看，也屬于比較低的，更多的是面向單位內部人員翻閱。因此，保密性也是文檔管理工作的特點之一。

再次，文書檔案管理工作還具有階段性的特點。考慮到文書檔案管理工作是一項涉及企業未來發展的日常性工作，因此，對相關文檔的管理工作要加強階段性整理的理念。這樣做一方面是便于歸檔后期的調閱，另一方面，也有利于企業

企業未來的發展規劃。通常來說，可以以半年或者一年為一個歸檔階段。

3 現階段文書檔案管理工作的困境

3.1 領導層面重視不夠

調查發現，很多企業對文書檔案管理工作不重視，從領導層面沒有認識到文書檔案管理工作的重要性。單純的將文書檔案管理工作劃歸為行政工作中，對于工作中一些文件記錄也不注意保存和歸檔。尤其是對一些規模相對較小、還處于發展初期的企業，這種現象更是嚴重，這類企業更多考慮的是經濟效益，而對于無法直接帶來經濟效益反而會在一定程度上增加企業行政負擔的文書檔案管理工作自然不夠重視。

3.2 管理制度的不完善

考慮到企事業單位對文書檔案管理工作的不重視，管理制度的不完善也不難理解。近年來，隨著我國社會的不斷發展進步，檔案管理意識逐漸加強。各部門各單位已經相繼開展并完善自身的檔案整理、歸檔工作，相關制度也在不斷的建立和完善，但于文書檔案管理工作來說這些還遠遠不夠。尤其是隨著信息化技術的飛速發展，企業間的交流合作增多，形成文書檔案管理制度呈現出與當今需求不匹配的局面，造成文書檔案管理工作中問題頻出。由于缺乏有效的指導，很多整理好的文書檔案并沒有實現其應用價值，很多單位并沒有明確文書檔案管理的內涵，只是將文檔進行了歸類和整理，對于其真正的服務性價值意識不足，嚴重影響了文書檔案管理工作的效率。

3.3 缺乏專業的管理人員

文書檔案管理人員不專業是現階段文書檔案管理工作開展緩慢的重要原因。一方面，從專業培養角度來說，相關專業每年的畢業生有限。另一方面，很多單位對文書檔案管理工作不重視，聘請專業人員進行文書檔案管理的單位更是鳳毛麟角，造成單位的文書檔案工作都是一些行政人員兼任。檔案管理知識的缺乏，造成文書檔案管理工作更多的是在文件收集整理環節徘徊。及時進行了歸檔，也缺乏專業性和規律性，造成的后果是，后續接手負責的人工作開展困難。很大程度上造成了工作的滯后和效率的低下。

4 如何加強文書檔案管理工作的創新性

為了加強企事業單位的文書檔案管理工作，需要多方面的努力，各部門各企業要不斷完善和創新自身管理工作，提高文書檔案管理工作的效率和有效性。

4.1 不斷創新管理制度

文書檔案管理工作的順利開展需要正確的制度指引，因此，制度創新是最基本的。管理制度的創新不是對原有制度的全盤否定，而是在原有制度的基礎上，針對企事業單位自身特點和需求，進行有效的補充和適當的改變。目的是讓管理制度與時代發展和企事業發展相適應。比如，對比幾年前的企事業發展，現在的企事業無論從規模、還是經營范圍、市場以及合作對象都發生了變化，這樣一來，涉及的文書種類也會相應增多，那么從管理制度上來說，就要做到與時俱進，既結合企業需求也要結合社會發展方向，制定出既滿足現在需求又能夠與社會和企業發展方向一致的文書檔案管理制度，促進文書檔案管理工作的順利開展，同時為企事業發展提供強有力的支撐。

4.2 文書歸檔管理工作理念的創新

理念的創新更多體現在對文書檔案管理的重視程度上，相信隨著企業的逐步發展和正規化，會越來越意識到文書檔案管理工作的重要性。因此，為了更好的推進文書檔案管理工作，需要從思想上進行創新。考慮到文書檔案管理工作涉及企事業不同的部門、不同的企事業之間。因此，這是一項需要各部門、各單位配合完成的工作。為了更好的完成這項工作，相關人員要結合自身負責的部分不斷創新工作，如何提高歸檔工作的效率，如何部門間各類文書的交接歸檔工作。尤其是文書檔案管理工作的具體負責人員，更要不斷進行工作理念的創新，結合本企事業發展和需求不斷完善歸檔流程、提高歸檔效率、提升文書歸檔管理效率，實現文書歸檔工作的服務性。

4.3 不斷創新管理手段和技術

信息化時代的來臨，為文書檔案管理工作帶來極大的便利。傳統的文書檔案管理工作更多的依賴人工處理，從文件的收集整理、編目的建立、到文檔的查閱調取都依靠人工進行。因此，可以說這個時期的文書檔案管理工作并沒有體現出更多的專業性特點。隨著社會的發展和企事業的進步，文書檔案管理工作的專業性得到了極大的體現，如何歸檔、歸檔的依據、流程等都需要專業知識的輔助，尤其是文書檔案管理的信息化。利用信息化檔案管理系統對文書檔案進行統一管理，將所收集的檔案進行統一的編號歸檔。利用條形碼等技術對文檔進行信息化存儲，統一打印出不同門類的編目之后再進行統一的歸檔，并對信息化的文書檔案按照不同的安全級別進行安全化處理，提高檔案的安全性，更方便后期文書檔案的調取查閱。

5 結束語

總之，無論對于事業單位還是企業來說，有效的文書檔案管理工作不僅能夠記錄企事業發展的過程，為企事業未來發展提供政策支持和方向。但目前來看，文書檔案管理工作開展過程中還面臨一些問題，造成此項工作效率不高，文書檔案的價值無法得到有效體現。為了改變這種現狀，需要企事業單位不斷發揮創新意識，結合自身實際需求進行文書檔案管理工作的創新，利用信息化優勢，不斷提升企事業單位文書檔案管理工作的效率，為企事業單位的發展提供有力支撐。

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