探討人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識

張亞沖

摘 要：人力資源和社會保障部門檔案管理工作覆蓋范圍廣且內容繁瑣，例如員工檔案信息存儲，員工職業資格證書管理，人事調動，工資管理審核等。由此可見，該項工作直接影響著社會關系平穩與民生國計的平衡發展，加快現代化社會的可持續發展進程。

關鍵詞：人力資源;社會保障部門;檔案管理

現如今社會競爭趨勢較為猛烈，人才的稀缺和競爭導致人力資源研發及管理逐漸衍生成一項極為關鍵的統計工作，在社會領域和企業內部占據重要地位。盡管人力資源和社會保障部門對人才管理意義有深入了解，然而伴隨時代進步與社會競爭的持續深化，人力資源管理及保障開始被人忽視，根本原因是部門對其發展不重視以及系統升級造成的技術困擾。

1 檔案管理工作內容改革

1）檔案采集與整理。以傳統檔案為例，紙質檔案占大多數，員工日常工作內容是采集、歸納和保存檔案信息。但是對于檔案管理流程來說，員工并不熟悉管理流程。截止到目前，網絡信息化時代發展迅猛，員工可通過創新型技術來收集和記錄檔案搜集和清理全過程，該環節的檔案信息資料不但體現在紙質檔案中，還會通過電子檔案形式充分體現[1]。

2）保存檔案進度。傳統檔案存儲工作難度較大，需持續引入人力資源和財力資源，由于檔案數量較多，縱使檔案管理流程繁瑣。對于傳統檔案管理而言，需要投入的成本資金較多，因此要加大檔案管理力度。如今我國網絡行業持續發展，社會各個領域對檔案的關注度越來越高，檔案應用頻率逐漸提升，對于傳統檔案管理模式來說，已無法適應時代發展，嚴重阻礙檔案管理運行。基于此，創建新型檔案管理工作流程，最大限度滿足社會發展要求。所以，利用高新技術來管理和維護檔案，從根本上提高檔案有效性與嚴肅性。

3）檔案管理工作創新。以傳統檔案管理為依據，其核心店是實體檔案管理，需要檔案管理在平時工作過程中，全面落實檔案信息內容備份，定期對管理系統進行改革與創新。對于傳統檔案管理工作來講，通常是借助工作人員加以管制，因此降低了隨意訪問與信息內容被修改等事件的發生頻次。

2 人力資源和社會保障部門檔案管理工作難點

1）系統內部中的檔案數字化管理較為薄弱。隨著現代化科技信息時代的飛速發展，不僅為人類工作生活提供便利，同時也讓整個世界變得豐富多彩。對此人力資源需創建相應的軟件管理和系統策劃，從根本上加強人力資源管理效率，減少管理工作量，避免因為信息過量而導致檔案管理內容丟失，減少失誤情況的發生。如今的人力資源管理已漸漸摒棄傳統手工檢索，開始通過計算機完成檢索，從而衍生成數據資料庫[2]。站在整體角度分析，數字化管理建設依舊缺乏準確性和編制化，如少數員工的資料信息依然會產生檢索步驟復雜或資料遺失情況，人力資源信息更新速度較慢，無法完成預期更新目標。另一方面，后臺數據庫卷宗未完全使用數字化檔案管理模式，人力資源和社會保障部門依然以書面形式記載職員信息，不僅占據空間，還增加了檢索難度。

2）數據庫管理缺乏統一性。如今信息技術占據一定的市場地位，檔案管理也逐漸從手工檢索發展成計算機輔助檢索模式，然而人力資源和社會保障部門檔案管理內部數據庫因為受外界因素的干擾，時至今日未制定完善的規章制度，針對已開發的軟件其實用性非常差，最大限度的提高了系統之間的聯網難度。

3）檔案自行管理事件較為頻繁。鑒于人力資源和社會保障部門工作內容繁重，并且部門不同管理機制也不同，差異性相對明顯，因此少數部門對口業務人力資源自行管理檔案事件頻繁發生。該自行管理人力資源企業主要包含農保保險檔案室、就業管理檔案室和勞動檢查檔案室。因為市場上就業人員數量較多，所以自行管理人力資源檔案中的就業管理檔案室比較多，缺乏系統性管理導致多數就業者在就業檔案清理和總結中產生問題，檔案遺失情況較為嚴重，限制了就業發展。

4）人事檔案內容完缺乏完整性。在收集人事檔案過程中，人力資源和社會保障部門依舊使用傳統采集規則，其中涉及個人簡歷、考核檢查、教育水平、審核材料等。除此之外，還附帶其它相關素材。雖然包括多方面的內容信息，然而鑒于企業用人思想的轉換，多數企業會關注人才的技術水平、管理水平、綜合素質、個性化發展，然而現階段檔案管理并未融入此內容。

3 人力資源和社會保障部門檔案管理工作認識

1）優化檔案管理安全保密體系。檔案信息包括個人信息和組織信息，不管是哪一種，都要對信息進行嚴格保密，如果這些信息資料不慎丟失，極有可能被違法集團所使用，直接威脅檔案者的安危，基于此，應創建完整的檔案管理保密制度，并且突出其安全性。檔案分類不同，所具備的保密形式與級別不同，應用權限也要有對應的制度體系作為引導，為信息的安全性提供保障。在平時工作過程中，員工必須端正其態度，按照規范標準開展工作，只有在使用時才可開啟信息庫，結束使用后需盡快關閉，以免發生信息泄漏事件。一方面，派遣專業技術團隊為檔案實施加密設置，按時排查和檢修辦公設備，發現問題馬上解決;另一方面，引入大量安保人員，重點保護存放重要資料的場地。

2）引入大量辦公設備。檔案管理工作為了能夠全面向數字化進攻，需具備的先決條件是擁有先進的辦公設施，所以人力資源和社會保障局應深層次調查，仔細聆聽專家和員工的想法和建議，大量引入符合人力資源和社會保障局的現代化辦公要求的設施。科學推斷引入辦公設備的資金費用，充分體現成本資金的價值意義，盡量使用高質量設備，加快人力資源和社會保障局的發展進程。一方面，增加與其他企業的合作次數，同其他企業產生聯動效應，在使用最低價格購買辦公設備時，還能推動企業發展，同時帶動本區域經濟建設發展。另一方面，在調整和優化辦公設備的過程中，應始終貫徹經濟、綠色、可持續發展原則，通過示范的方式，有力推動全市經濟持續健康發展。

3）創建數字化檔案管理體系。結合現階段社會經濟發展趨勢來講，未來應以檔案管理數字化、信息化發展趨勢為主，所以人力資源和社會保障局需要創建健全的數字化檔案管理制度，使得信息資源能夠得到共享，從根本上加強檔案應用效率及質量，從而為廣大群眾和社會群體提供優質服務。在此環節，人力資源和社會保障局的硬件購買、軟件配置都要意見統一，選擇最佳的工作方式，盡可能符合標準化要求，為建立健全、嚴謹的檔案管理制度奠定基礎[3]。以此同時，針對大批量需要規整和保存的資料信息，應使用雙服務器備份檔案;根據檔案資料性質不同等特征，安裝機密等級高的程序編碼同時加強機密保護力度;依據各類工作系統操作權限，需要派遣相關人員并擬定有效的規章制度，突出工作嚴肅性特點。此外，嚴格控制所保存檔案的電子載體質量，在平時工作中提高防火、防潮質量，徹底清除不良隱患，從而打造健康的工作氛圍，提高工作效率。

4 結語

綜上所述，有效落實人力資源和社會保障局人員檔案管理工作是必須要做的事情，在具體實施中，應深入且全面的掌握時代發展特征與訴求，引入先進的現代化技術，逐步提升人員檔案管理工作嚴肅性與實時性，加強人力資源和社會保障局檔案服務水平，從而提高檔案信息使用效率。

參考文獻

[1]孫偉.淺析事業單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2018（05）：277-278.

[2]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息，2018（1）：78-79.

[3]李清華.人力資源和社會保障檔案管理的方法及應用[J].蘭臺世界，2018（s1）：255-256.