高校學生檔案管理的現狀與發展分析

何清林 孔凡坤

摘 要：高校學生檔案管理是學校常規管理重要的組成部分，是提高教育質量，辦好學校的基本保證，也是學校辦出特色的基礎.近年來隨著我國高校招生人數的不斷增加，檔案數量也日益增多，這對學生檔案的有效管理形成了重大考驗和挑戰。盡管當前社會已不斷實現科技化、智能化、信息化發展，在高校管理中網絡的運用也在不斷普及，但當前高校對于檔案資料的記錄方面仍停留于紙質登記上，檔案管理的工作尚缺乏向信息化的轉變，衍生出不少問題。本文著重分析了高校學生檔案管理現存的重要問題，提出了相應的應對策略，旨在規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，為學生的就業指導服務提供依據。

關鍵詞：高校;大學生;檔案管理;現狀與發展

1 高校學生檔案的特點

高校學生檔案因為對象的特殊性而具有自身的特點。不同生源地的新生檔案標準各異，入學檔案在內容和形式存在很大差別，缺乏統一的標準。隨著新時代教育理念的更新，學生在校檔案的內容也更加豐富。除了常規的學生成績、學籍異動、獎懲決定之外，學生在校內外獲得的如論文、專利、發明或當兵入伍、支教下鄉等重要社會實踐證明資料都屬于學生檔案的歸檔范圍，需要定期進行入檔保存。高校學生檔案是個人的歷史記錄和呈現，也是國家人事檔案的組成部分，為大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核提供重要參考。高校學生檔案的內容是否完整有效，將在很大程度上影響大學生今后的個人成長和發展。

2 學生檔案管理的現狀及問題

2.1 檔案管理意識薄弱

首先，學生對自身的檔案資料的重要性認識出現偏差，導致學生對學籍或獎懲信息錯填、漏填，甚至丟失檔案，使得相關工作的開展面臨不小的壓力。

其次，高校仍然普遍存在重教學而輕管理，學生檔案管理更是被定義為可有可無或邊緣化的工作，缺乏對學生檔案管理工作的科學考評與有效目標激勵。

2.2 高校學生檔案管理主要分為集中管理和分散管理兩種模式

以我校為例，目前正處于學校統一管理向學院（輔導員）分散管理轉型。這就需要學院主動將學生檔案管理進行專門的部門化管理，同時需對從業人員進行專門的業務培訓和教育，或直接聘任業務能力過硬的專業人員來承任。而很多高校選擇多個部門共同管理學生檔案，甚至由其他的行政部門人員兼職。在日常學生檔案管理工作中，如果缺乏團隊管理理念，各部門之間不能形成聯動，影響問題的解決。且各部門有其它主職工作壓力，導致工作時顧此失彼，這就不難理解如文件錯亂、材料丟失等問題的發生。

2.3 軟硬件設備不足，信息化程度不高，工作效率低下

傳統的檔案管理基本采用紙質材料管理模式，這不可避免存在一些不足，比如紙張容易泛黃、霉變、損壞，此外紙質檔案還會占檔案館大量的空間，對防火、防潮等要求高，調閱查詢效率低、難度大，并且存在耗費人力資源、難于查詢和修改、安全性差、工作效率低等缺點。利用現代化網絡技術對檔案進行數字化處理的重要性日益凸顯，用多種信息化的手段為高效的、科學化的學生檔案管理提供可能性。

2.4 管理人員結構不合理，業務能力不足

高校學生本身基數大，學生檔案流動性大，臨近畢業的畢業生檔案整理、調取、轉移等工作集中，管理壓力大。這都對高校學生檔案的保存造成不小難度。而有些學校將檔案管理工作安排給輔導員以緩解人員的不足，而輔導員經常工作在學生一線，量大類雜，加上非檔案管理專業出身的人員對管理業務不甚熟悉，難免會出現前文出現的檔案管理缺失的現象。

3 高校學生檔案管理對策

3.1 以切實宣傳教育強化

學校要借助于各種形式的課內外實踐活動來提高學生的檔案意識，引導學生真正理解檔案的重要性與意義，重視自身檔案管理。大一新生和大四畢業生是高校學生檔案管理的重點服務對象。

首先，舉辦與檔案有關的形式多樣的主題班會。通過召開主題班會，可以讓學生主動的參與到檔案的主題活動當中來，還可以加深學生對今后四年檔案管理知識的了解，為大二、大三期間檔案管理工作做鋪墊。其次，大四學年是檔案管理環節中操作最頻繁也是最復雜的階段。鑒于大四學年的學習形式的特殊性，通過新媒體進行檔案轉移、檔案查閱等畢業相關主題的宣傳就顯得尤其必要。

3.2 以標準化管理制度規范

根據檔案法和有關規定，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，現予公布，自2008年9月1日起施行。我校目前已根據相關的法律法規，結合目前我校生源情況和學生就業的具體情況，制定了針對性的管理制度，實現標準化考核和評分方法。將完善的制度落實到具體的工作中，明確工作職責，是檔案管理制度化的另外一個重要方面。

3.3 以現代信息化科技助推

經過現代化技術和網絡手段整合各種信息資料，將學生檔案數據化，創建學生檔案管理的系統與電子檔案，解決學校檔案管理中人力模式和紙質模式的低效率問題，為社會、學校以及學生創造便捷、準確的檔案查詢、檢索、審查和轉遞等檔案管理服務內容，大幅度提高學生服務的水平和效率。

3.4 以先進組織結構保障

要關心學生檔案管理工作專（兼）職人員成長，強化上崗教育、繼續教育和業務培訓，積極開展高級別課題申報工作，增強團隊的創新能力。根據現狀對相關工作人員定期開展有針對性的培訓，提高他們對檔案管理的認識和實際工作能力，通過培訓，不僅使他們了解了檔案管理的專業知識，增強了計算機操作水平;還提升了他們計算機及網絡技術的操作熟練度，不斷提升自己的綜合素質來滿足

當今檔案管理工作的需求。加強教職工檔案意識的教育和檔案習慣的養成，使學生檔案管理干部成為一支政治強、業務精、視野寬、作風硬的隊伍。

4 結語

高校學生檔案管理工作一直以來都是學生日常管理工作的重點和難點。隨著時代的不斷進步和發展，其內容和手段也發生著變化和革新。這要求高校的檔案管理意識和檔案管理制度不斷進行修正和完善，也要求相關管理人員的業務能力和素質與時俱進，利用先進理念和科技手段以助更好地進行學生檔案的全方位管理，使之規范化、安全化、信息化、人性化，激活機制潛力，提高管理效率，全面提升高校學生檔案服務高等教育和社會發展的能力和水平。

參考文獻

[1]徐慧玲.新媒體下高校輔導員的兼職學生檔案管理工作研究[J].文化創新比較研究，2019（29）.

[2]陳丹.新時代高校學生檔案管理探究[J].黑龍江檔案，2019（5）.

作者簡介

何清林（1982-），女，湖南長沙人，湖南工業大學電氣與信息工程學院輔導員。

孔凡坤（1989-），男，河南南陽人，湖南工業大學電氣與信息工程學院輔導員。