高校研究生檔案管理初探

魏鳳玲

摘 要：高校研究生是國家未來發展的精英，他們的成長、學習以及表現都會記錄在他們的檔案中，這些檔案也會成為他們進入社會的重要參考依據。高校對研究生檔案的管理水平也可直接展示出高校對研究生工作的管理能力。本文主要從高校研究生檔案管理的重要性、存在的問題及加強完善高校研究生檔案管理的措施三個方面進行粗淺分析，希望能給高校研究生檔案規范化管理提供一點借鑒。

關鍵詞：高校;研究生;檔案管理

基金項目：本文系河南省高等教育教學改革研究與實踐項目（研究生教育）“漢語國際教育碩士海外實習與畢業論文一體化研究與實踐”（項目編號：2019SJGLX038Y）成果。

高校研究生檔案對學生的成長以及進入社會都有很重要的影響，可以成為為社會的發展提供優秀人才的重要信息源。研究生檔案不僅要記錄研究生的學籍情況，還需要記錄研究生在校的學習和生活情況、獲獎罰的情況等，這樣才可以通過研究生檔案看出研究生在校的表現以及他們的能力。高校研究生檔案不僅記錄研究生在校的學習表現，還可以記錄高校研究生工作的管理水平。由此可以看出，高校要加強研究生檔案的管理，不僅可以為提高研究生培養質量奠定基礎，還可以為改進和提高研究生管理工作提供參考依據。

1 高校研究生檔案管理的重要性

研究生是國家未來發展的精英，他們在校的學習、生活表現是會影響他們的成長和發展，因此要加強記錄他們的個人檔案。研究生檔案是記錄研究生的學籍、研究生獎罰情況、研究生黨團材料、社會實踐等內容，這些是可以全面展現研究生的能力以及道德修養，這樣就可以根據每個研究生不同的個性因材施教，充分挖掘研究生個體的潛力，提高研究生培養質量，促進社會進一步的發展。因此，高校要加強研究生檔案的管理，不僅有利于全面記錄研究生的情況、為社會和國家的發展提供優秀的專業人才，一定程度上還可以約束研究生的行為。可以說加強研究生檔案的管理，既可以為學生的成長和發展保駕護航，還可以為社會和國家的進步奠定堅實的基礎。

2 高校研究生檔案管理存在的不足

高校研究生檔案的管理是高校研究生管理的一個重要環節，研究生檔案的管理工作要不斷加強，這樣才可以發揮研究生檔案的價值。高校研究生檔案的管理工作雖然有了一些進步，但是在高校研究生檔案的管理工作中，仍然存在一些不足。

一是高校對研究生檔案的管理不夠重視。多數高校并不重視研究生檔案的管理工作，在管理過程中出現管理的權責不清晰，特別是一些新增碩士學位授權單位的研究生檔案的管理工作，由于研究生管理部門所有工作人員都忙于學位與研究生教育的各項日常事務，工作人員緊張，無法配備專職研究生檔案的管理人員，而且研究生管理部門和研究生培養學院也沒有對研究生檔案的管理工作進行明確的分工，工作人員對研究生檔案的管理意識淡薄，只能對研究生檔案實行粗放管理，即新生入學時將其檔案資料收集放在柜子里，畢業時再將檔案派發出去，無法做到統一、規范化管理，很容易出現研究生檔案資料不全、資料質量不高、內容缺失、檔案表格填寫雜亂等問題。

二是高校缺少研究生檔案的管理制度。目前高校對研究生檔案的管理制度不夠完善、沒有統一的標準，導致研究生檔案的歸檔資料沒有統一的標準、范圍和程序等。

三是高校研究生檔案的內容比較單一。多數高校研究生檔案的內容都是高校研究生入學前或入學時的資料，而高校研究生入學后的檔案資料較少，如研究生在校期間的獲獎罰情況、科研情況等，這樣研究生檔案就無法充分反映研究生的個性特點。

四是高校研究生檔案的現代化管理水平相對落后。當前很多高校研究生檔案的管理還是以手工操作為主，使得材料的收集、整理、檢索、查閱與應用等方面受到影響，降低了研究生檔案的利用率，無法充分發揮研究生檔案的服務作用。

3 加強完善高校研究生檔案管理的措施

3.1 增強研究生檔案的管理意識

在研究生檔案的管理工作中，要不斷的增強研究生檔案的管理工作意識，明確研究生檔案管理工作的重要性，積極提高研究生檔案管理人員的專業技能和綜合素質，為研究生的發展和高校研究生管理工作提供更好的服務。

3.2 制定研究生檔案的管理制度

“沒有規矩，不成方圓。”在進行研究生檔案的管理工作中，一定要結合高校的特點和具體情況，制定出適合本校研究生檔案管理的規章制度，在制度上約束檔案管理人員的工作，細化工作程序和流程，加強管理和監督，促進高校研究生檔案的管理工作能在制度的約束下進行，才能確保研究生檔案的管理工作順利開展。

3.3 豐富研究生檔案的內容

研究生檔案不僅要記錄研究生的學籍信息，還可以增加研究生在校期間發表論文的相關材料、參與導師科研項目的情況、論文答辯、獎勵與處罰、社會實踐、導師對研究生表現的評價等等，通過增加更多個性化的歸檔內容，能夠更好地展現研究生的個人素質和學術水平，為用人單位更全面的了解研究生情況，為研究生就業和擇業提供充分的準備。

3.4 詳細記錄研究生檔案的內容

研究生檔案是要體現研究生的具體情況的，因此在記錄研究生檔案的時候要詳細，不能簡單應付。研究生在校獲獎或者處罰都會給研究生帶來積極的或者消極的影響。研究生獲獎或者處分都會有其原因，所以高校在記錄研究生獲獎或者處罰的檔案時，要讓研究生附上材料說明，這樣就可以知道研究生獲獎或者處罰的原因，也才能保證研究生檔案的正確性和真實性，也可以約束研究生在日常學習生活中的言行舉止，有助于提高研究生培養質量。

3.5 利用現代化手段進行研究生檔案的電子化管理

隨著科學技術的進步，高校也應對研究生檔案進行現代化管理。傳統的手工操作容易造成研究生檔案歸檔的滯后及檔案缺失，而現代化的檔案管理手段可以加強研究生檔案管理的科學性、規范性和完整性，進一步提高高校研究生檔案管理人員的工作效率，實現研究生檔案的信息共享，發揮研究生檔案的服務價值。

4 結束語

研究生檔案是研究生成長和發展的重要見證，研究生作為國家發展的精英，高校要加強研究生檔案的管理工作。在研究生檔案的管理過程中一定要嚴謹、真實、詳細，充分發揮研究生檔案的價值，才可以為社會未來的發展提供人才基礎。

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