高校研究生檔案管理初探

魏鳳玲

摘 要：高校研究生是國家未來發(fā)展的精英，他們的成長、學(xué)習(xí)以及表現(xiàn)都會(huì)記錄在他們的檔案中，這些檔案也會(huì)成為他們進(jìn)入社會(huì)的重要參考依據(jù)。高校對(duì)研究生檔案的管理水平也可直接展示出高校對(duì)研究生工作的管理能力。本文主要從高校研究生檔案管理的重要性、存在的問題及加強(qiáng)完善高校研究生檔案管理的措施三個(gè)方面進(jìn)行粗淺分析，希望能給高校研究生檔案規(guī)范化管理提供一點(diǎn)借鑒。

關(guān)鍵詞：高校;研究生;檔案管理

基金項(xiàng)目：本文系河南省高等教育教學(xué)改革研究與實(shí)踐項(xiàng)目（研究生教育）“漢語國際教育碩士海外實(shí)習(xí)與畢業(yè)論文一體化研究與實(shí)踐”（項(xiàng)目編號(hào)：2019SJGLX038Y）成果。

高校研究生檔案對(duì)學(xué)生的成長以及進(jìn)入社會(huì)都有很重要的影響，可以成為為社會(huì)的發(fā)展提供優(yōu)秀人才的重要信息源。研究生檔案不僅要記錄研究生的學(xué)籍情況，還需要記錄研究生在校的學(xué)習(xí)和生活情況、獲獎(jiǎng)罰的情況等，這樣才可以通過研究生檔案看出研究生在校的表現(xiàn)以及他們的能力。高校研究生檔案不僅記錄研究生在校的學(xué)習(xí)表現(xiàn)，還可以記錄高校研究生工作的管理水平。由此可以看出，高校要加強(qiáng)研究生檔案的管理，不僅可以為提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)，還可以為改進(jìn)和提高研究生管理工作提供參考依據(jù)。

1 高校研究生檔案管理的重要性

研究生是國家未來發(fā)展的精英，他們?cè)谛５膶W(xué)習(xí)、生活表現(xiàn)是會(huì)影響他們的成長和發(fā)展，因此要加強(qiáng)記錄他們的個(gè)人檔案。研究生檔案是記錄研究生的學(xué)籍、研究生獎(jiǎng)罰情況、研究生黨團(tuán)材料、社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，這些是可以全面展現(xiàn)研究生的能力以及道德修養(yǎng)，這樣就可以根據(jù)每個(gè)研究生不同的個(gè)性因材施教，充分挖掘研究生個(gè)體的潛力，提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)一步的發(fā)展。因此，高校要加強(qiáng)研究生檔案的管理，不僅有利于全面記錄研究生的情況、為社會(huì)和國家的發(fā)展提供優(yōu)秀的專業(yè)人才，一定程度上還可以約束研究生的行為。可以說加強(qiáng)研究生檔案的管理，既可以為學(xué)生的成長和發(fā)展保駕護(hù)航，還可以為社會(huì)和國家的進(jìn)步奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 高校研究生檔案管理存在的不足

高校研究生檔案的管理是高校研究生管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，研究生檔案的管理工作要不斷加強(qiáng)，這樣才可以發(fā)揮研究生檔案的價(jià)值。高校研究生檔案的管理工作雖然有了一些進(jìn)步，但是在高校研究生檔案的管理工作中，仍然存在一些不足。

一是高校對(duì)研究生檔案的管理不夠重視。多數(shù)高校并不重視研究生檔案的管理工作，在管理過程中出現(xiàn)管理的權(quán)責(zé)不清晰，特別是一些新增碩士學(xué)位授權(quán)單位的研究生檔案的管理工作，由于研究生管理部門所有工作人員都忙于學(xué)位與研究生教育的各項(xiàng)日常事務(wù)，工作人員緊張，無法配備專職研究生檔案的管理人員，而且研究生管理部門和研究生培養(yǎng)學(xué)院也沒有對(duì)研究生檔案的管理工作進(jìn)行明確的分工，工作人員對(duì)研究生檔案的管理意識(shí)淡薄，只能對(duì)研究生檔案實(shí)行粗放管理，即新生入學(xué)時(shí)將其檔案資料收集放在柜子里，畢業(yè)時(shí)再將檔案派發(fā)出去，無法做到統(tǒng)一、規(guī)范化管理，很容易出現(xiàn)研究生檔案資料不全、資料質(zhì)量不高、內(nèi)容缺失、檔案表格填寫雜亂等問題。

二是高校缺少研究生檔案的管理制度。目前高校對(duì)研究生檔案的管理制度不夠完善、沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致研究生檔案的歸檔資料沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、范圍和程序等。

三是高校研究生檔案的內(nèi)容比較單一。多數(shù)高校研究生檔案的內(nèi)容都是高校研究生入學(xué)前或入學(xué)時(shí)的資料，而高校研究生入學(xué)后的檔案資料較少，如研究生在校期間的獲獎(jiǎng)罰情況、科研情況等，這樣研究生檔案就無法充分反映研究生的個(gè)性特點(diǎn)。

四是高校研究生檔案的現(xiàn)代化管理水平相對(duì)落后。當(dāng)前很多高校研究生檔案的管理還是以手工操作為主，使得材料的收集、整理、檢索、查閱與應(yīng)用等方面受到影響，降低了研究生檔案的利用率，無法充分發(fā)揮研究生檔案的服務(wù)作用。

3 加強(qiáng)完善高校研究生檔案管理的措施

3.1 增強(qiáng)研究生檔案的管理意識(shí)

在研究生檔案的管理工作中，要不斷的增強(qiáng)研究生檔案的管理工作意識(shí)，明確研究生檔案管理工作的重要性，積極提高研究生檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，為研究生的發(fā)展和高校研究生管理工作提供更好的服務(wù)。

3.2 制定研究生檔案的管理制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓。”在進(jìn)行研究生檔案的管理工作中，一定要結(jié)合高校的特點(diǎn)和具體情況，制定出適合本校研究生檔案管理的規(guī)章制度，在制度上約束檔案管理人員的工作，細(xì)化工作程序和流程，加強(qiáng)管理和監(jiān)督，促進(jìn)高校研究生檔案的管理工作能在制度的約束下進(jìn)行，才能確保研究生檔案的管理工作順利開展。

3.3 豐富研究生檔案的內(nèi)容

研究生檔案不僅要記錄研究生的學(xué)籍信息，還可以增加研究生在校期間發(fā)表論文的相關(guān)材料、參與導(dǎo)師科研項(xiàng)目的情況、論文答辯、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰、社會(huì)實(shí)踐、導(dǎo)師對(duì)研究生表現(xiàn)的評(píng)價(jià)等等，通過增加更多個(gè)性化的歸檔內(nèi)容，能夠更好地展現(xiàn)研究生的個(gè)人素質(zhì)和學(xué)術(shù)水平，為用人單位更全面的了解研究生情況，為研究生就業(yè)和擇業(yè)提供充分的準(zhǔn)備。

3.4 詳細(xì)記錄研究生檔案的內(nèi)容

研究生檔案是要體現(xiàn)研究生的具體情況的，因此在記錄研究生檔案的時(shí)候要詳細(xì)，不能簡單應(yīng)付。研究生在校獲獎(jiǎng)或者處罰都會(huì)給研究生帶來積極的或者消極的影響。研究生獲獎(jiǎng)或者處分都會(huì)有其原因，所以高校在記錄研究生獲獎(jiǎng)或者處罰的檔案時(shí)，要讓研究生附上材料說明，這樣就可以知道研究生獲獎(jiǎng)或者處罰的原因，也才能保證研究生檔案的正確性和真實(shí)性，也可以約束研究生在日常學(xué)習(xí)生活中的言行舉止，有助于提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量。

3.5 利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行研究生檔案的電子化管理

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，高校也應(yīng)對(duì)研究生檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。傳統(tǒng)的手工操作容易造成研究生檔案歸檔的滯后及檔案缺失，而現(xiàn)代化的檔案管理手段可以加強(qiáng)研究生檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和完整性，進(jìn)一步提高高校研究生檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)研究生檔案的信息共享，發(fā)揮研究生檔案的服務(wù)價(jià)值。

4 結(jié)束語

研究生檔案是研究生成長和發(fā)展的重要見證，研究生作為國家發(fā)展的精英，高校要加強(qiáng)研究生檔案的管理工作。在研究生檔案的管理過程中一定要嚴(yán)謹(jǐn)、真實(shí)、詳細(xì)，充分發(fā)揮研究生檔案的價(jià)值，才可以為社會(huì)未來的發(fā)展提供人才基礎(chǔ)。

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