行政事業單位檔案整理工作策略探析

楊文文

摘 要：檔案是對行政事業單位開展各項工作的真實記錄，是單位運作及發展的重要憑證，能為其今后開展各項工作提供依據。本文主要闡述行政事業單位檔案整理工作的重要性，并提出做好該項工作的有效策略，旨在促進單位檔案管理乃至整體管理水平的提升。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;整理

行政事業單位承擔著行政管理職能，其在經濟與社會的改革、發展中發生變化，通過實施重組和精簡等戰略提高治理能力，獲取發展動力。在這一進程中單位檔案管理和運作方式的聯系日益密切，過去以手工整理為主的工作方式無法繼續適應時代發展需要，逐漸暴露出檔案整理內容模糊、過程控制不力、保密不到位等弊端，采取針對性的方法和策略做好檔案整理工作對于行政事業單位的發展而言有重要意義。

1 行政事業單位檔案整理工作的重要性

檔案整理是促進檔案規范化管理、提高檔案利用率的關鍵所在，只有做好行政事業單位的檔案整理工作，才能完整保存檔案，夯實單位的運作及發展基礎。一方面，檔案整理對開發檔案資源有重要保障作用。管理檔案的目的在于讓檔案能被有效利用，通過整理行政事業單位中比較分散的文件、檔案，特別是在分類與編目之后能為使用者查詢所需檔案提供便利，充分體現檔案的價值[1]。所以加強檔案整理有助于規范行政事業單位的檔案管理工作，為有條不紊地開發和利用檔案資源提供保障。另一方面，檔案整理對單位檔案管理改革有重要推動作用。整理行政事業單位的檔案，能對檔案的收集進行監督，提高檔案管理質量。并且通過整理檔案，很容易在編目中分辨檔案的保存與使用價值，有助于建立完善的檔案檢索體系，實現單位檔案管理的持續優化。

2 做好行政事業單位檔案整理工作的有效策略

2.1 把握檔案內容，明確檔案整理要求

在整理檔案之前要做好準備工作，即對行政事業單位中各類檔案的內容展開調查、研究，按照各類檔案內容尋找恰當的整理工作方法[2]。例如對于單位的文書檔案及其他的零散檔案，要參照《歸檔文件整理規則》這一行業標準提出的要求、方法，實現單位文件級的檔案整理，統一同類檔案整理方式。針對單位中保管價值不同的檔案還應滿足不同的整理要求，可適當降低整理標準。即在檔案的整理要求及標準中可適當降低為使檔案外觀整潔美觀、整齊劃一而制定的要求，分別建立向檔案室、檔案館移交檔案的標準，或者根據文件價值的不同提出對應整理要求，適當提高需要移交給檔案館的檔案的整理要求、標準。如果檔案只需定期保管，就可適當放寬其整理要求。例如可以用檔案袋、封套、燕尾夾等裝訂檔案，當將檔案移交給檔案館時再進行三孔一線裝訂，滿足檔案頻繁利用和多次復印等要求。并且這樣的整理方式能夠按照單份提供檔案利用，避免因某卷檔案里存在個別密級材料就造成全卷檔案無法提供利用的現象，發揮檔案的作用。

2.2 加強過程控制，提高檔案整理效率

首先，做好檔案分類工作。針對行政事業單位的實體檔案，其分類主要有三層：1）宏觀分類，根據國家檔案系統建立相應的檔案室;2）檔案室內分類，區分檔案室內的全宗檔案;3）全宗內分類，按照全宗內檔案來源和時間、形式、主題內容等進一步完成檔案的系統化分類，建立案卷（最小保管單位）。其次，完成檔案整理操作。檔案整理工作絕非孤立的、單獨存在的，整理環節要和文件處理工作銜接起來，查遺補缺，例如有請示就要有批復，對于重要文件應保證意見征求稿、討論稿和定稿等齊全;針對文件材料的附件，應整理首次所簽合同、有關于協議的補充合同以及補充協議、批示和辦理、計劃和總結等材料，環環相扣，保持文件處理結果和檔案整理歸檔的密切聯系，任何環節有缺失都會破壞檔案整理的完整性。再次，落實檔案編目處理。在根據案卷級整理檔案時，整理好卷內文件之后應標注案卷封面項目，編制歸檔文件的引導目錄，主要有件號、責任人、文號、題名、日期、頁數、備注等。與此同時，科學編制檔號，即檔案實體管理編號，涉及全宗號、類目名稱、案卷號或者卷盒號、保管期限、件號以及頁張號等，提升檔案整理的條理性和規范性。

2.3 保密措施到位，優化單位檔案管理

除了日常的歸檔，檔案整理工作的另一個重要部分就是保存行政事業單位的核心技術、重要數據等，把保密措施落到實處，防止信息外泄或者專利數據、核心技術等被他人盜用[3]。因此，檔案人員在整理檔案時務必要保密，確保在內部核心人員的指導下整理數據資料。也就是要選好保密檔案的保存介質、保存地點，分級整理涉密檔案。特別是在網絡信息時代，對于電子檔案整理環節的保密工作必須引起重視，因為存儲電子檔案的方式較多，計算機、移動硬盤、光盤等較為常見，應建立完善的電子檔案整理制度，仔細說明電子檔案的格式、分類、保管年限、拷貝情況等，優化單位檔案管理工作。例如針對單位中保密級別較高的檔案，應先了解其電子檔案密級，再明確保管的方式、期限，嚴格控制整理工作質量。針對管理類檔案和辦公系統要實現數據共享，針對無原始數據的檔案應進行掃描，將其變成電子檔案。另外，行政事業單位對電子數據和信息的要求日益多元化，形成的電子檔案也越來越多，應在檔案整理中明確工作流程，全面提升檔案管理及服務水平。

3 結語

在經濟與社會快速發展的時代，相關新理念、新技術在檔案管理中得到廣泛的應用，行政事業單位的檔案部門及其人員應將傳統檔案整理方式轉變成現代化整理模式，在做好檔案的分類、整理和編目等工作的同時提高其保密性，進而提升單位檔案整理工作質量，確保檔案管理不斷趨于規范化、科學化，更好地服務于社會發展。

參考文獻

[1]楊慶華.新形勢下行政事業單位檔案管理方式初探[J].辦公室業務，2019（22）：127-128.

[2]郝萌萌.淺析事業單位檔案規范化管理及提升措施[J].才智，2019（17）：219.

[3]陳國芹.小型事業單位檔案整理務實工作探討[J].陜西檔案，2019（01）：30-31.