提高檔案管理科學化水平的實踐策略分析

谷素萍

摘 要：隨著社會的進步，檔案管理也隨之逐漸進步，模式逐步升級。想要繼續完善檔案管理工作，就需要具備科學化的檔案管理意識，通過信息技術對檔案管理進行優化，使其更為科學和高效的發展。本文主要探討了提高檔案管理科學化水平的時間策略。

關鍵詞：檔案管理;科學化;實踐策略

檔案管理部門想要提供優質的檔案服務，就要對檔案的形式進行完善，管理水平進行提升。隨著科學技術的進步，傳統的檔案管理模式難以滿足目前的工作狀態，缺陷較多，從很大程度上影響了需要通過檔案完成的工作的進度。目前的檔案管理，需要結合先進的科學技術提升管理質量，實現科學化管理，升級服務形式，使檔案的管理水平從整體得到提升[1]。

1 提升檔案管理科學化水平的必要性

1）構建現代化社會的必要條件。檔案信息的管理體現了企業的文化實力，提升檔案管理水平也就是對企業文化實力的證明。在目前來說，對于科研，經濟等相關企業，需要配合做好構建美好，和諧社會的任務，這樣一來，做好科學化檔案管理極為重要。科學化的檔案管理可以幫助企業及時準確的了解國內外最新形式，從而可以快速全面的調整自己企業的檔案信息。利用現有的科學技術水平管理檔案，可以消除傳統方式的不足之處，更清晰地了解大眾需求，輔助完成現代化社會的構建。

2）滿足檔案管理的實際需求。隨著社會的進步，經濟發展迅速，檔案管理的任務更加艱巨，目前的檔案管理包括了管理類型和數量。因為許多企業開始使用電子檔案，從而加大了檔案管理難度，對于及時準確的提供檔案信息的難度較大，而這一問題通過科學化的管理可以有效解決。科學化管理檔案勢在必行[2]。

2 目前檔案管理中存在的問題

1）形式單一，缺乏多元化特征。隨著社會的進步，檔案的管理和利用也需要隨之不斷完善，在傳統的檔案管理和利用中，人們對于檔案在促進社會經濟發展方面的認識不足，對于檔案的利用僅為單一的查閱，此時檔案的管理完全可以滿足用戶需求，只需要可以被查閱即可。所以傳統的檔案管理觀念目前仍認為檔案是只供查閱的。但在現代社會，人們的思維意識提高，檔案的地位也隨之提高，但在實際應用中，檔案仍然只能滿足查閱功能，難以滿足用戶的實際需求[3]。

2）管理人員素質有待提高。檔案的管理和利用工作主要是由相關的工作人員展開，所以，檔案利用的服務質量與相關工作人員的專業素質息息相關。因為傳統的檔案服務僅為查閱一項內容，操作簡單，工作人員可以輕松完成。但現代社會已經逐漸進步，檔案的利用形式發生改變，越加重視信息技術的應用，這就導致習慣于傳統思維的工作人員難以應對的情況。因為工作人員對目前的信息技術了解不足，更無法在實際工作中有效應用，從而嚴重影響了檔案管理和利用服務的發展。

3）檔案管理觀念陳舊，缺乏科學化意識。檔案管理工作在我國具有悠久的歷史，已經逐漸形成了比較完善的管理模式，但社會對檔案的重視發生了轉變，而檔案的管理模式目前還停滯不前，創新意識不夠，管理和服務形式滯后，難以滿足時代的發展需求和用戶的實際需求。如不對這一現狀進行改善，會嚴重影響整體的檔案利用水平，使其在社會發展中難以發揮實際作用。之所以會這樣，主要是因為檔案服務觀念老舊，創新發展意識不足，從而使其整體服務水平難以提升[4]。

3 提高檔案管理科學化水平的策略

1）加強對檔案管理的重視程度。目前信息技術在社會各個行業中應用廣泛，檔案管理中應該也配合信息化技術，從而保證高效運轉檔案資源，從整體提升管理檔案工作的質量。隨著經濟水平的發展，檔案管理也有了新的目標，企業在制定自身的發展目標時，為了保證所制定的目標切合實際，需要根據檔案中提供的數據完成，這就需要企業做好檔案的管理，保證可以提供真實有效的數據。對檔案管理水平的提升，實際上影響著企業科學決策的制定，是提升企業核心競爭力的重要保證。

2）在檔案管理工作中融合信息化技術。目前我國的信息化建設水平較高，且廣泛應用在各個行業中。檔案管理工作想要實現高效運轉，也需要配合信息化技術完成。在檔案管理形式方面來說，相較于單一的紙質管理方式，電子化檔案不僅可以延長檔案的保存時間，還不會發生遺失，保證資料完整度。即使電子設備發生損壞，云端服務也會對檔案信息進行保護。此外，對于電子檔案的管理更為高效快捷，管理效率更高。在實際應用中，首先需要采購信息化設備，同時，需要全面掌握檔案資料中各項數據的傳輸，處理等步驟，這些操作對檔案管理人員的專業性要求較高。在管理電子檔案時，通過成立電子檔案室等方式可以幫助需要檔案的人員快速查到自己需要的檔案。但有一點需要注意，電子信息化技術是進行檔案管理的載體，在應用時注意安全問題，為避免黑客入侵系統，可以使用加密技術[5]。

3）強化人員培訓工作，提升綜合素質。因為不斷增加的數據信息，檔案管理的工作量較大，加上電子檔案管理對操作技能要求較高，從而加大了檔案管理人員的工作壓力。為保證工作人員更好的完成工作，可以在上崗之前對其進行培訓，在提升專業水平的同時，增強專業素質。培訓的內容以理論和實操為主。保證工作人員在掌握工作流程的同時，明確工作重點，熟練完成工作。培養出一批擁有較高綜合素質的檔案管理人員，才可以保障信息化檔案管理工作穩定發展。但培養并非一蹴而就，需要循序漸進，定期培訓，定期考核，選拔成績優秀的管理人員，保障自己企業的人力資源結構不斷完善，從而保證企業具備更強的核心競爭力。

4）創新檔案管理評估機制。檔案管理期間需要管理人員及時更新數據，同時還需要管理人員根據相關標準進行規范化的工作流程。對工作進行評估，需要制定系統化的評估機制，保證管理工作在規定時間內準確完成，且完成質量較高。完善檔案管理考核制度，可以不斷發現在檔案管理中存在的問題，隨時針對問題制定解決方案，從而促進檔案管理模式逐步進步，更加科學化[6]。

5）建立完善的檔案管理科學化工作機制。信息技術具有互動性和社交性這兩個優點，尤其重視溝通交流。目前的檔案管理需要加強參與度，保證較高的開放性，與用戶之間建立良性的互動溝通，加強檔案管理的日常強化。隨著信息化的不斷進步，公眾的話語權更大，這對檔案管理來說，有優有劣。未來在進行檔案的管理服務中，相關部門和工作人員需要樹立新型觀念，充分利用信息化建設新型檔案管理，通過社交媒體與用戶進行雙向交流，增檔案管理的服務格局。

4 小結

綜上所述，未來檔案的管理必然會逐步進入科學化模式，這樣才可以適應社會發展。未來企業在進行檔案管理工作的實踐中，需要轉變傳統觀念，逐步優化管理模式，積極引起信息化技術展開檔案管理工作，與用戶之間建立良好的溝通機制，在了解用戶需求后保證可以對其進行滿足。整合各類資源，保證檔案管理的發展向著更加智能和科學方面發展。

參考文獻

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[2]姜海燕.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].企業改革與管理，2014，（14）：68-68.

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[5]崔欣.基于新農合信息系統的住院補償方案調整測算技術研究及模擬[D].上海：復旦大學，2009.

[6]吳衛忠，閆白洋.新高考制度改革背景下學校黨建工作創新研究與思考[J].現代教學，2018，000（015）：74-78.