試析職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及其有效發(fā)揮

趙淑威

摘 要：本文將從職業(yè)院校中檔案管理服務(wù)職能方面所存有的問題予以著手剖析，進(jìn)而探究怎樣才能更具成效的施展其職能效用，以供各位參考。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;服務(wù)職能;有效發(fā)揮

對于現(xiàn)階段的職業(yè)院校來講，檔案管理工作不僅對于檔案的原始記錄具有非常重大的意義，還可以為教學(xué)管理工作提供其所需要的相關(guān)內(nèi)容跟數(shù)據(jù)，以提升其工作效率。因此，職業(yè)院校有必要切實(shí)有效的落實(shí)好檔案管理工作，并且注重提升其工作成效，從而充分施展其服務(wù)職能所具有的各種效用。

1 現(xiàn)階段職業(yè)院校在檔案管理服務(wù)職能方面所存有的問題

由于職業(yè)院校的管理始終運(yùn)用在各職業(yè)院校之中，不僅歷史悠久，而且也普遍地運(yùn)用于之教學(xué)管理、教學(xué)服務(wù)理念、相關(guān)制度的構(gòu)建以及科學(xué)研究等方面。但是其工作運(yùn)用成效等方面依舊存有不足。因此，我們有必要對其存有的問題予以剖析，從而提升檔案管理服務(wù)職能的效用與水準(zhǔn)。

1.1 檔案管理了解不到位

其一，不少職業(yè)院校皆將教學(xué)工作作為其重點(diǎn)，而對檔案管理工作未能給予足夠的重視。其二，對于絕大部分的職業(yè)院校來講，其檔案管理服務(wù)通常僅僅供應(yīng)簡單的檔案查詢、檔案保管服務(wù)。這不僅會忽略了檔案信息所具有的價(jià)值，也會致使其工作內(nèi)容、服務(wù)模式過于的單一，從而不能最大程度上對它加以充分的運(yùn)用以及發(fā)揮效用，進(jìn)而不能滿足現(xiàn)如今教學(xué)管理工作的相應(yīng)需求，繼而致使檔案管理服務(wù)職能的發(fā)展過于緩慢以及職業(yè)院校對于檔案管理的了解、認(rèn)知不夠到位。

1.2 檔案管理服務(wù)職能在收集以及應(yīng)用方面所具有的問題

不少職業(yè)院校存有耗費(fèi)大量時(shí)間、精力來進(jìn)行檔案采集跟整理的現(xiàn)象，但是實(shí)際的檔案信息的運(yùn)用率確實(shí)與時(shí)間成本的付出是不成正比的。此種問題與現(xiàn)象的出現(xiàn)，主要是由于未能對常用檔案以及非常用檔案之間的重要性予以充分的劃分。同時(shí)信息收集的單一化，也不能很好為的查詢服務(wù)提供更為精細(xì)化的數(shù)據(jù)支持，從而在一定程度上的也不利于檔案管理服務(wù)職能效用的進(jìn)一步擴(kuò)展。

1.3 檔案管理手段不合乎現(xiàn)階段需求

在現(xiàn)如今信息化的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，依舊有病不少的職業(yè)院校在其檔案管理服務(wù)方面運(yùn)用著較為傳統(tǒng)的人工管理、人工服務(wù)方式又或是較為基礎(chǔ)的人工計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)查詢等，此些方式不僅工作效率較低，而且還不能為需求者更為精準(zhǔn)快速、高效的匹配到其所需要的相關(guān)檔案信息。由此我們可以窺見自動化、智能化以及大數(shù)據(jù)等科學(xué)技術(shù)可以充分的運(yùn)用其中，進(jìn)而有助于提升檔案管理服務(wù)職能的工作效率、品質(zhì)跟質(zhì)量[1]。

1.4 檔案服務(wù)職能方面的運(yùn)用率較低

運(yùn)用率低的主要原因在于職業(yè)院校之中的檔案管理服務(wù)方式過于的單一化以及在對檔案了解不充分的前提下未能對檔案信息進(jìn)行有效的歸整。

比如傳統(tǒng)且單一的人工柜臺或是部門管理，不但服務(wù)能力有限，而且溝通交流中所存有的表述不清或是理解差異，還會致使需求者所匹配到的信息不合乎自身的需要，進(jìn)而致使檔案管理職能方面運(yùn)用成效較低。

再比如，運(yùn)用率常年在10%以內(nèi)的財(cái)會類信息，跟運(yùn)用率較高的教學(xué)類檔案以及學(xué)生檔案信息等，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先將后者錄入智能化的大數(shù)據(jù)信息庫中。之后再結(jié)合信息化時(shí)代的科學(xué)技術(shù)開拓服務(wù)渠道來有效改善服務(wù)職能運(yùn)用率較低的問題。

2 提升職業(yè)院校檔案管理成效的有效策略

2.1 完備平臺提高成效

若想更好的發(fā)揮職業(yè)院校中檔案管理服務(wù)職能的效用，可以通過建立健全以及完備職業(yè)院校所構(gòu)建的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺來予以實(shí)現(xiàn)。比如，可以在其中增設(shè)些許譬如“online檔案館”、開通微信公眾號、微博以及論壇等網(wǎng)絡(luò)平臺的服務(wù)方式，進(jìn)而給在校師生實(shí)時(shí)供應(yīng)優(yōu)質(zhì)化的線上檔案服務(wù)。對于職業(yè)院校而言，應(yīng)當(dāng)先對本校中的檔案實(shí)施評估，之后再依據(jù)各不相同的特性來運(yùn)用具有針對性的預(yù)警體系。對于那些有可能會產(chǎn)生的故障跟問題而言，需要實(shí)施相應(yīng)的預(yù)防跟總結(jié)再給予相應(yīng)的應(yīng)對措施，從而為查詢者供應(yīng)切實(shí)充足的服務(wù)保障。同時(shí)，信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面通信技術(shù)的運(yùn)用不僅可以有效的提升檔案搜索以及分類工作的效率，還有助于提升職業(yè)院校在檔案管理服務(wù)職能方面的服務(wù)效率。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)方式

信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在對各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域構(gòu)成影響的同時(shí)，對于各職業(yè)院校中的檔案管理服務(wù)而言亦是如此。對此，職業(yè)院校之中的檔案管理部門可以通過信用這豐富的信息資源，在確保傳統(tǒng)查詢基礎(chǔ)的同時(shí)來不斷地豐富、開拓自身服務(wù)的形式多樣化，比如運(yùn)用自動化、智能化等現(xiàn)代化形式對需求者的問題予以處理，進(jìn)而提升雙方的工作效率以及自身的服務(wù)質(zhì)量。此外，檔案展覽活動、查詢流程活動等不僅能夠令需求者更為詳盡的了解其實(shí)施服務(wù)的流程，還有助于了解更多的服務(wù)渠道來滿足自身多樣化的檔案服務(wù)需求。

2.3完備檔案構(gòu)架

對于職業(yè)院校來講，檔案與運(yùn)用率的提升有助于更大程度上的施展檔案信息所具有的價(jià)值，這對于確保檔案類型齊備、結(jié)構(gòu)完整等方面具有一定的重要意義[2]。針對此方面問題，我們可以對其資源結(jié)構(gòu)實(shí)施一定的調(diào)整。比如明了資源收集方面的工作要點(diǎn)，并從工作要點(diǎn)予以著手，進(jìn)而對管理服務(wù)人員進(jìn)行強(qiáng)化管理。如此一來，整個(gè)檔案管理服務(wù)工作的成效就會獲得宏觀上的提升，最終有助于給需求者更應(yīng)更加優(yōu)質(zhì)化的檔案管理服務(wù)。同時(shí)也有助于檔案管理服務(wù)職能更加充分的施展其所具有的效用。

2.4 加強(qiáng)各方面之間的溝通跟交流

就職業(yè)院校之中的檔案管理工作來講，此工作、服務(wù)是面向需求者進(jìn)行的。所以，雙方之間的交流、溝通就顯得十分重要。唯有溝通到位且充分了解、掌握需求者的各項(xiàng)需求之后，方能夠依據(jù)實(shí)施需求對于自身工作進(jìn)行反復(fù)調(diào)整，在改變檔案種類以及相關(guān)服務(wù)模式的同時(shí)，充分施展自身效用，進(jìn)而為需求者提供更具品質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，職業(yè)院校在自身發(fā)展的同時(shí)，也為其中的檔案管理服務(wù)帶來了發(fā)展機(jī)遇跟挑戰(zhàn)。對此，工作人員更應(yīng)當(dāng)清晰的認(rèn)知到自身的服務(wù)職能，更加充分的施展其職務(wù)作用，從而對檔案資源價(jià)值予以更加充分的開發(fā)，對服務(wù)手段進(jìn)行改進(jìn)，增強(qiáng)跟需求者之間的溝通等措施來提升其服務(wù)職能以及工作成效，進(jìn)而給予需求者更為效率化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]常江.發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作服務(wù)職能的有效途徑[J].長江叢刊，2018，（30）：252.

[2]沈麗瓊.職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（12）：162.