如何做好城鄉檔案管理工作

胡愛蘭

摘 要：近些年，國家政府非常重視城鄉一體化事業發展，城鄉檔案管理作為重要部分，管理的具體內容是對城市建設過程的相關文件和圖紙進行管理，具有一定的保護和借鑒價值，提高城鄉檔案管理的效率。城市規劃在城鎮規劃推廣中發揮著重要作用。城鄉檔案管理存在的問題不僅為城市經濟的建設和發展提供了有價值的歷史信息，也為未來城市規劃建設提供了參考價值和重要應用。城鄉檔案管理工作側重于規劃檔案管理的原則和科學方法，服務于城市規劃和經濟建設，特別是計算機技術，通信技術和通信技術的共同應用。通信和GIS技術，可以更好地服務于數字城市建設和城市規劃。

關鍵詞：城鄉檔案;管理;建議

國家從中國特色社會主義事業總體布局出發，對解決新形勢下的“三農”問題作出了重要部署，一方面，城鄉一體化進程的加快，使檔案工作也面臨著巨大的考驗;另一方面，檔案工作者在加強資料搜集和整理工作上，也需要進行新的轉變。如何加快推進城鄉檔案一體化進程，實現城市文明通過檔案工作逐步向農村擴散普及，使農村居民享受到城市的現代文明和檔案的優質服務，已經成為當前檔案部門面對新形勢、新任務、新要求。

1 城鄉檔案管理存在的問題

1.1 缺乏健全的管理機制

為了提高城鄉規劃檔案管理的質量和效率，必須有健全的管理及生產支持。但從目前來看，管理層在這方面做得還不夠。政府部門雖然進行了調整和規劃，精簡了機構，整合了資源，但受傳統體制環境的影響，管理部門大多采用自行制定管理章程的方式，導致管理缺乏統一標準，區域間信息共享困難，制 約了管理效率的提高，影響了管理質量。

1.2 沒有專業的管理團隊

城市規劃檔案管理的有序發展要求管理者充分發揮其積極作用。城鄉規劃檔案內容涉及面廣，內容瑣碎，要求管理人員具有較強的業務技能和較高的業務素質，同時要有檔案管理意識。但從目前的情況看，城鄉規劃檔案管理人員綜合素質偏低，技術難度較大，影響了管理效果。一些管理者對檔案的收集、整理和歸檔不熟悉，對電子檔案錄入方法研究不夠專業，制約了管理的現代化發展。

2 做好城鄉檔案管理工作的幾點建議

2.1 加強基礎設施硬件管理

基礎硬件設施的正常運作，是實現城鄉規劃管理審批檔案動態管理的基本因素，檔案信息交換、檔案資源共享是動態管理的重要程序，將網絡作為媒介，從而將信息資源系統進行建立。而審批檔案動態管理人員需要對檔案進行鑒定與歸檔，并實施監督管理，促使審批檔案信息能夠更加完整與規范。利用互聯網信息技術，來對審批檔案進行整理與儲存。另外，在動態管理中，還需要將數據打印設備、數據掃描儀等硬件設備進行應用，從而為城鄉規劃管理審批檔案動態管理奠定基礎。同時，對于審批的控制還需要加強，多數城鄉規劃項目在申請立項時，需要通過收件窗口，在此期間，便會生成條形碼，這樣不僅能夠將檔案內容之間的關聯進行反映，同樣也能方便追蹤，更加利于動態管理。

2.2 制定完善管理制度，強化工作人員的法律意識

要確保檔案工作持續穩定的開展，就要參考《檔案法》相關規定制度，強化檔案管理工作的規范性與標準性，要按照規定歸檔最低生活保障相關資料，根據相關規定制度進行工作，建立與完善文件材料歸檔、檔案保管、檔案查閱利用、檔案資料保密、檔案鑒定銷毀、檔案設備維護使用和重大活動檔案登記等方面的相關制度，來助力檔案管理保護工作的開展，要系統化、規范化從收集到利用的工作流程。嚴格遵守相關制度，確保檔案工作做到有序推進、有法可依、有據可尋。

2.3 數字化采集與建立在線數據庫

通過應用數字化技術可以實現對傳統聲像檔案的采集與轉錄。通常來講，在對圖片類檔案進行采集過程中，可通過運用掃描儀將檔案中的圖片信息掃描至電腦中，并對信息資料進行相應的編碼，從而完成數字化聲像檔案的存儲工作。與此同時，對于數碼膠片形式的聲像檔案來說，其同樣可以通過互聯網技術從網上將資料下載至計算機中，隨后對其進行分類編號，從而完成數碼膠片類聲像檔案的數字化采集工作。因此，除了管理與保存是數字化采集的優點外，其同樣可以顯著提升資料的應用價值。信息資源共享有助于提升聲像檔案資料的利用價值與服務價值。因此，在線數據庫的建立對于提升新時代聲像檔案管理的水平有著關鍵意義。其中，為了可以快速檢索相關聲像檔案，需要對其按照圖片、視頻以及音頻等形式進行詳細的分類。

2.4 檔案管理信息化

檔案信息管理是指以檔案實體存儲為中心，將文檔管理模式轉化為信息社會服務。文件實體的分類，分析，提取和處理提高了文件管理的效率。與傳統文件相比，電子文件的保存，修改和研究更加方便，這些文件可以通過Internet快速傳播，提高文件管理效率，降低文件管理成本。城市規劃和城市規劃的計算機化管理必須遵循城鄉發展服務的發展戰略，根據分析的特點和城鄉發展的科學研究和示范的發展目標，制定文件和檔案管理，中長期和短期管理的實用計劃，建立了網絡管理模式清理城市規劃和城市規劃計算機檔案的和諧發展。此外，必須注意系統實際應用的影響。還應注意該系統對城市和城市發展信息服務目標的支持。該方法應側重于系統的可擴展性和靈活性，以擴展未來的開發空間。城市化和城市化檔案作為單位的歷史檔案，是該單位的寶貴信息。為實現集中化管理，保證城市規劃和城市規劃文件的完整性和制度，充分發揮其在建設中的重要作用。城市規劃和城市規劃的數字化管理是城市化和社會發展的必然要求。統一規劃和城市規劃注重檔案管理，結合數字檔案管理總體規劃，建立自己的網站信息和農村城鎮化發展，電腦化信息化和城市化發展，提高檔案管理人員素質水平，提高生產力和適應時代。今天的社會正在進入技術革命的新時代。這些新技術在生產和社會中的廣泛應用不可避免地意味著社會生產力的飛躍和社會生活的深刻變化，特別是在計算機和通信技術的快速發展和廣泛應用方面。

3 結語

總之，為了更好地為檔案使用者服務，為社會進步做出貢獻，我們不僅要從檔案部門的角度探討檔案利用問題，還要從使用者的角度研究做好檔案利用工作的方法，以促進整個檔案工作，包括檔案利用工作的開展和進步。

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