辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響

付瑩瑩

摘 要：在信息化時(shí)代下，信息技術(shù)被應(yīng)用于各個領(lǐng)域之中，檔案管理也不例外，信息化技術(shù)的應(yīng)用，有助于促進(jìn)檔案管理水平的提升。本文在分析辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理影響的基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理與辦公自動化相融合的建議，希望為相關(guān)行業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;事業(yè)單位;檔案管理

在社會高速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的工作任務(wù)逐漸增加，檔案在工作中起到了尤為關(guān)鍵的作用。在此背景下，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作的重要性。信息化技術(shù)發(fā)展為檔案管理工作的創(chuàng)新，開辟了全新的路徑，如何發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，成為事業(yè)單位檔案管理部門研究的重點(diǎn)。

1 辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響分析

1.1 辦公自動化可以提升檔案管理的質(zhì)量

事業(yè)單位擁有眾多部門，因此在日常工作階段會產(chǎn)生大量的檔案，且種類多樣，這種情況的出現(xiàn)，使檔案管理難度大幅度提升。而辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以降低檔案管理的難度，同時(shí)還能使檔案的安全得到保證。例如：在傳統(tǒng)辦公模式下所產(chǎn)生的檔案多為紙質(zhì)檔案，檔案管理部門在對其進(jìn)行歸類和整理后，會將其擺放到檔案室中，但在搬運(yùn)和分類的過程中，檔案會不可避免的受到損傷。并且紙質(zhì)檔案長時(shí)間的存放，其脆弱程度會顯著增加，在查閱檔案時(shí)稍有不慎，就會使其受損。

但辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，則有效解決了上述問題。究其原因，主要是自動化辦公系統(tǒng)可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，促使其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理人員僅需將其錄入至數(shù)據(jù)庫，設(shè)置目錄即可實(shí)現(xiàn)管理目的。并且查看電子檔案，可以規(guī)避對紙質(zhì)檔案造成的損耗。此外，辦公自動化系統(tǒng)屬于穩(wěn)定成熟的技術(shù)，能夠長時(shí)間保存檔案，且不會被環(huán)境因素所干擾，故在檔案保存方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，特別是在保存一些特殊檔案時(shí)，這種優(yōu)勢可以得到充分體現(xiàn)。最后紙質(zhì)檔案管理需要使用大量紙張，不符合綠色可持續(xù)發(fā)展理念，而自動化辦公為無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，具有推廣和借鑒的價(jià)值[1]。

1.2 提升檔案管理效率

在辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用之后，檔案的產(chǎn)生、分類、存儲和查詢均可利用計(jì)算機(jī)完成，檔案管理的透明程度會得以提升。每個員工都可以利用信息系統(tǒng)對檔案管理進(jìn)行檢查和監(jiān)督，員工會主動參與到檔案管理工作中，從而促進(jìn)檔案管理效率的提升。其次，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理人員需要承擔(dān)非常繁重的任務(wù)，凡事都要親力親為，但由于管理人員精力有限，故檔案管理效率會逐漸下滑，無法滿足新形勢下事業(yè)單位的實(shí)際需求。而辦公自動化的應(yīng)用，可以節(jié)約管理環(huán)節(jié)和流程上的時(shí)間，降低工作量，并提升工作效率。同時(shí)這種檔案管理模式也為檔案使用者提供便利條件，具體表現(xiàn)為檔案使用者在登錄系統(tǒng)后，只需輸入關(guān)鍵詞即可獲取自己需要的檔案信息。

1.3 對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了要求

誠然辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，有助于檔案管理質(zhì)量和效率的提升，但與此同時(shí)，對檔案管理人員綜合素質(zhì)也提出了非常高的要求。究其原因，主要是辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用之后，檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)的工作方式，只有加強(qiáng)新知識和管理方法的學(xué)習(xí)，方能發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的作用。但就實(shí)際情況來看，部分事業(yè)單位在日常工作過程中會忽視檔案管理工作，尤其是在傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理方法較為簡單，但所需人員數(shù)量較多。在辦公自動化條件下檔案管理方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)成為檔案管理工作的操作平臺，電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，要求管理人員具備計(jì)算機(jī)技術(shù)，并熟悉檔案管理方面的知識。但由于檔案管理人員年齡普遍較大，故學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，很難在短時(shí)間內(nèi)掌握先進(jìn)的技術(shù)，因此在辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用后，事業(yè)單位需要對其進(jìn)行培訓(xùn)，確保檔案管理人員勝任檔案管理工作[2]。

2 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理與辦公自動化相融合的建議

通過上述分析可知，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用對事業(yè)單位檔案管理而言，具有十分重要的意義，故事業(yè)單位應(yīng)采取有效的措施，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理與辦公室自動化的有效融合。為此筆者提出了幾點(diǎn)建議，如下所述：

2.1 樹立辦公自動化檔案管理觀念

在辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用后，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，這是促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理與辦公自動化融合的前提條件。與此同時(shí)，檔案管理人員在工作過程中還要秉持科學(xué)發(fā)展的原則，主動思考和嘗試新的工作方法。

2.2 采購先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)

事業(yè)單位檔案管理與辦公自動化的融合，對設(shè)備和技術(shù)提出了要求。在辦公自動化管理模式下，設(shè)備和技術(shù)的先進(jìn)性和完整性，會直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量，為此，建議事業(yè)單位應(yīng)基于檔案管理部門的需求，通過招標(biāo)的方式，采購所需設(shè)備，并與軟件廠商進(jìn)行合作，共同開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，以促進(jìn)檔案管理效果和質(zhì)量的提升，并為二者融合提供保障。此外，伴隨著先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用，檔案資源的共享水平也會得以提升，有助于各部門和各單位之間的信息共享。

3 結(jié)論

綜上所述，辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響多以積極影響為主，但考慮到事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，建議事業(yè)單位加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，樹立辦公自動化檔案管理理念和采購先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，以推動辦公自動化和檔案管理的有機(jī)融合。

參考文獻(xiàn)

[1]張雅卓.解析辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響[J].智庫時(shí)代，2020（13）：255-256.

[2]楊焰.辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：185-186.