檔案館災害預防和應急管理策略研究

楊慶波

摘 要：嚴重的自然災害除了會造成巨大的經濟損失以外，也嚴重威脅著檔案館檔案的安全。嚴重的自然災害如地震和震后暴雨造成的檔案損失往往十分巨大，譬如，汶川地震和玉樹地震分別對四川省和青海省的檔案造成了十分嚴重損失。除此之外，我國近年火災頻發這都可能威脅到檔案館的檔案安全。在經歷過檔案的重大損失事件之后，檔案館如何對災害進行預防以及如何在緊急情況下保證檔案的安全，成為當前檔案工作研究中的重點。本文先對檔案館災害預防和應急管理策略的現狀進行分析，進而提出相關改進措施，來滿足檔案管理的需要。

關鍵詞：檔案管理;檔案館;災害預防;應急管理

1 當前檔案館災害預防和應急管理中存在的問題

1.1 檔案館災害預防中存在的問題

當前檔案館災害預防存在的問題主要分為兩方面：一是災害預防評估機制的不完善;二是檔案館檔案管理的不科學。

1）檔案館災害預防評估機制的不完善。我國對于檔案館的安全建設問題起步較晚，對檔案館安全建設的研究大概興起在汶川和玉樹重大自然災害后。當前我國的檔案館的災害預防和評估機制雖然正在快速的發展，但仍然存在較多的問題，評估的內容較為單一且流于表面，沒有對潛在的危險因素進行充足的考慮。

2）檔案館檔案管理的不科學。檔案館的基本工作就是維護檔案的完整，但當前我國一些地方對檔案管理的重視程度不高，從而使檔案館檔案管理工作的科學合理性得不到保障。在對檔案館管理的過程中沒有實行科學有效地管理，沒有針對重要程度不同的檔案進行分級管理，檔案管理分散、收集不全。這都為檔案館的檔案的安全埋下了隱患，一旦爆發災害，檔案館受到這樣不科學管理的影響，往往無法第一時間對檔案進行搶救工作，從而導致很大的損失。

1.2 檔案館應急管理中存在的問題

自2008年汶川大地震以來我國雖然對檔案館的災害預防機制進行了一定的研究和實驗，但對檔案應急管理措施的研究還沒有得到充分的重視，且現有的檔案應急管理研究大多著重于對存量檔案的應急管理，而忽視了對增量檔案的應急管理。同時對檔案的備份措施的重視程度也不夠，導致很多重要的檔案被災害摧毀后無法恢復。

2 檔案館災害預警機制的構建和完善

2.1 檔案館災害預警機制的構建原則

對可能發生的災害進行全面和持續的監控和預警可以有效降低災害對檔案館的危害。為了確保檔案館災害預警機制可以切實的發揮作用，就要遵循相應的原則完成對其的構建。檔案館災害預警機制的構建應遵循以下原則：依法管理原則;及時性原則;創新性原則;實用性原則。

為了確保檔案館災害預警機制依法管理的原則，應當首先對當前有關檔案管理的法律法規進行完善，從而對其預警機制的具體機構和職能以及相應的責任作出明確的劃分，來保障檔案館災害預警機制的順利運行。及時性原則，則是要保障檔案館災害預警工作的時效性，如確保相關工作人員可以有效快速地完成對災害信息的收集和傳遞，從而為檔案館的預防和應急工作的決策提供依據。創新性原則，是要求檔案館對以前過于繁雜且實用性不高的工作方式進行變革，加強檔案館內各個部門的溝通和交流，從而為預警機制的敏銳性提供保障。災害預警機制的目的就是防止檔案館的檔案受到損失，所以實用性指的就是預警機制的構建一定要可以滿足自身功能的發揮。在具體的執行過程中，一切也應遵循實用性進行，不能為了創新而創新，為了執行預案而執行。

2.2 檔案館災害風險評估

檔案館災害風險評估指的就是根據可能發生的災害的強度和范圍以及持續時間來對檔案館的損傷程度進行推測。檔案館災害風險評估在檔案館預警機制的構建和完善中發揮著較為重要的作用，它可以為檔案館預警機制的構建和完善提供一定的參考，從而使其更加科學。在進行評估時通常分別對災害的強度范圍、大小、持續時間和產生衍生災害的可能性進行打分，并最終將其匯總來確認災害風險等級。在這個過程要堅持實事求是，綜合對各方因素進行考量，只有這樣才能確保災害評估最終結果的科學性，進而為災害預警機制的構建提供支持。

2.3 預警系統的構建

檔案館災害預警機制的目的在于減少災害對檔案的損害，而一套實時的預警系統可以使檔案館及時地對災害作出響應，控制其發展減少損失。預警系統的一般分為四部分，分別是監測系統、匯集分析系統、警報系統和預控系統。監測系統一由人工巡查和電子監控兩部分構成，災害發生后先被監測系統監測到，然后反饋到相關人員和匯集分析系統，再由匯集分析系統對災害的等級進行判斷并將判斷信息傳輸到警報系統和預控系統，最后警報系統發出相應的警報而預控系統則啟動相應的預案，第一時間對災害進行處理，從而最大程度上降低災害對檔案館的影響。

3 檔案館的應急管理研究

在發生重大災害或事件時，檔案館的應急管理通常被分為兩部分：一是檔案館存量檔案的應急管理，存量檔案指的是當前社會正在保存的具有一定保存價值的檔案;二是檔案館增量檔案的應急管理，增量檔案指的是在災害或重大事件發生后的應對過程形成的具有保存價值的檔案。

3.1 存量檔案的應急管理

存量檔案相對于增量檔案的特點在于數量十分龐大，且種類十分復雜，不僅涉及國家機構還涉及企業和個人，雖然增量檔案的豐富為檔案價值的挖掘和利用提供了基礎，但同時也使其保存面臨著更大的困難。在汶川地震中，檔案館就由于沒有合理的預警機制和科學的應急管理措施最終導致了90萬卷檔案的損失。存量檔案的數量十分龐大這就注定了無法對其進行統一全面的異地備份，當前對存量檔案管理最合適的方法是根據不同檔案的重要程度不同建立分級管理，并在分級管理機制的基礎上進行異地備份。同時，檔案館可以對自身所保存的災害或重大事件檔案進行分析，盡力相應的數據庫，從而學習相關經驗，提升自身應對突發災害或事件的能力。

3.2 增量檔案的管理

災害及重大事件發生的特性和造成的影響特點就決定了增量檔案的豐富性、復雜性和分散性。當災害發生時對于災害的記錄方式往往十分多元，內容質量往往也參差不齊，而其載體也具有一定的差異，這些特點使增量檔案的管理和存量檔案的管理存在很大的區別。當前檔案館的增量檔案應急管理中最需要解決的問題就是責任和職能范圍劃分不明確，由于責任和職能劃分范圍的不明確在災害發生時，檔案館的增量檔案管理工作常常發生無人負責無人指揮的現象，嚴重阻礙了增量檔案的收集和移交工作的順利進行。在完善增量檔案的應急管理時除了要對責任和職能范圍進行明確，還需要對災害和重大事件的特性進行分析，進而對增量檔案進行進一步的細化分類和管理，使增量檔案的應急管理更加科學有序。

4 小結

綜上所述，為了防止潛在的危機造成檔案的損失，檔案館應該加強對災害的預防，并制定完善的緊急狀態下的管理措施，從而充分為檔案的安全進行保障。同時，要確保檔案工作的合理性，將檔案分級管理制度進行完善并落實，注重推進對重要檔案的多重備份工作的進行，進而全方位為檔案的安全提供保障。

參考文獻

[1]吳加琪.面向社會突發事件的檔案工作應急聯動機制研究[J].檔案與建設，2013（10）：7-10.

[2]向立文，覃瑋境.30年來我國檔案火災應急管理研究述評[J].北京檔案，2014（11）：21-24.

[3]王向輝.強化風險防范意識做好檔案的現代化防災備份工作[J].化工管理，2010（6）：82.

[4]蔣冠，李曉.美、英、澳三國國家檔案館網站數字檔案資源服務情況調查與分析[J].檔案學研究，2013（5）：82-90.

[5]馬玉妍.淺談檔案工作服務突發重大災害事件有效處置的途徑和方法[J].山西檔案，2013（03）：68-70.