基于檔案精細化管理視角下提升檔案管理人員素質的路徑探索

崔淑花

摘 要：現如今，人們正處于一個數據大爆炸的時代，無論人們的日常生活、工作，還是企業管理等，每一天都會產生大量的數據，這也就帶來了檔案資料數量的飛速增長，為了更好的管理及有效利用數量龐大的檔案資料，就需要實施檔案的精細化管理工作，但檔案管理人員的專業素質卻沒有很好的適應精細化管理的要求，導致檔案精細化管理工作頻繁出現問題，本文圍繞檔案精細化管理下的檔案管理人員專業素質提升展開了相應的討論。

關鍵詞：檔案精細化管理;管理人員;專業素質提升

1 檔案精細化管理的內涵及特點分析

1.1 檔案精細化管理內涵

檔案管理是促進社會建設及發展水平進一步提升的重要環節之一，檔案精細化管理，也是一種順應檔案管理工作現代化發展及社會分工精細化程度進一步提升的一種表現，檔案精細化管理的核心原則就是精、準、細、嚴。其中的“精”就是要求檔案管理需要做到精益求精，追求檔案管理效果的最大化。其中的“準”就是要求檔案管理的精準無誤，并且需要嚴格遵循工作流程及具體時長。而“細”這一原則就要做檔案管理工作及工作流程細致化，并以此為基礎提升檔案管理工作的效果及效率。最后的“嚴”，就是需要通過制定嚴格的管理監督制度實現嚴格控制檔案管理工作的目標。

1.2 檔案精細化管理特點

在檔案精細化管理的過程中，需要重點關注的問題就是細節問題的處理及控制管理過程，并且這些問題帶有較為強烈的規范性及復雜性的特點。在具體的檔案管理工作中，為了確保檔案精細化管理工作水平的不斷提升，需要以檔案管理各個環節需求的精準分析作為基礎，并對其中的細節問題處理給予重視，重點關注各項事務的完成效果，同時，還需要針對整個檔案管理的過程做到精準把關，盡最大可能實現檔案管理工作的精益求精，從而真正達成檔案精細化管理工作水平不斷提升的目標。檔案精細化管理工作的開展，需要更高水平的管理方法及技術，并且對于檔案管理人員的專業素質及能力也提出了更高的要求，換言之，就是需要管理人員協調檔案精細化管理工作中的各個環節，做到定量化、流程化處理各項檔案的精細化管理工作，進一步促進檔案管理工作效率及其信息化建設水平提升，以便不斷的提升檔案精細化管理水平。

2 檔案精細化管理的意義所在

實施檔案精細化管理具備如下的幾層意義：第一，檔案管理方式的轉變。之前的檔案管理方式基本上都是以人工管理為主，并且檔案也都是紙質的形式進行儲存，再加之檔案的數量較為龐大，在管理工作中難免會出現疏漏，導致出現檔案丟失，或者錄入錯誤等問題。并且紙質的檔案存儲及人工的管理方式，在當前這個信息大爆炸的時代下，工作效率較為低下，完全不符合當前檔案管理工作的實際需求。而在實施檔案的精細化管理模式之后，檔案的儲存形式就會逐漸的轉變為電子檔案為主，紙質檔案為輔，并且還會在檔案管理工作中引入全新的信息技術、大數據技術、云計算技術等高新技術，使得檔案管理工作逐步向著信息化方向發展，這對于檔案精細化管理工作的效率及質量提升有著十分顯著的幫助。第二，檔案管理人員職責的明確。之前傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員往往需要身兼數職，這就導致其工作職責劃分較為混亂，這對其工作的有效開展而言會帶來顯著的影響。而在實行檔案精細化管理工作之后，在具體工作原則的指導下，就可以將檔案管理工作人員的職責做出明確的劃分，進一步提升檔案管理人員的責任心，有助于檔案精細化管理各項工作的有序順利開展。

3 檔案精細化管理視角下檔案管理人員素質提升的措施

3.1 檔案管理人員培訓工作力度強化

對于檔案管理工作來說，精細化管理仍舊是一個新型的管理概念，對于大部分檔案管理工作人員來說，這是一種較為陌生的管理模式。為此，需要通過檔案管理人員培訓工作力度的強化，來幫助檔案管理人員建立相應的檔案精細化管理意識、并不斷提升其理論及專業技術知識水平。與此同時，還需要根據檔案精細化管理工作的具體需求，建立并逐步完善與檔案精細化管理相關的規章制度，將檔案管理的各項工作的進行合理細化，從檔案資料的歸檔、保存等各個工作環節入手，強化檔案精細化管理工作力度，在全面調動工作人員工作積極性的同時提升其服務意識水平。各個企業及單位需要以檔案精細化管理的具體需求為基礎，通過定期組織內部培訓、外派學習及專家講座等方式，培訓檔案精細化管理所需的諸如計算機、數據庫等全新技術，并借此逐步建立一個完善的檔案信息管理系統，從而促進檔案管理工作中的信息搜集、檢索、保存等工作環節的自動化水平，同時通過檔案管理人員培訓工作力度的強化，可以同步促進檔案管理人員在責任意識、計算機為代表的新興技術的實際水平。

3.2 監督考核機制健全

即便是針對檔案管理人員開展了相應的培訓工作，但其在實際工作中的專業素質也未必會有著顯著的提升，主要是缺少一個健全的監督考核機制作為保障。一個合理完善的監督考核的機制，可以在幫助檔案管理人員嚴格按照工作流程及規范開展各項工作的基礎上，將自己在培訓中學習到專業技術及理論知識應用其中，從而很好的防止檔案管理工作的形式化問題，并促進檔案價值的全面發揮。之前管理量化力度不足，使得檔案資料的搜集及整理工作受到阻礙，導致檔案資源出現嚴重的流失問題。針對這些問題，在健全監督考核機制的過程中，需要以細化之后的檔案管理工作內容作為基礎，將各項工作負責人員的實際職責明確的在監督管理制度中做出說明，并根據各個崗位的工作職責量化一個個工作指標，以便為接下來的監督管理工作開展提供準確的基礎，在發現任何管理人員的工作失誤之后及時指出，并針對屢教不改者做出相應的懲罰。同時，檔案管理人員的薪資水平也需要和其工作指標完成度掛鉤，而在考核的過程中，需要嚴格遵循客觀公正的原則，對其工作指標完成程度做出評價。

3.3 檔案管理工作流程的優化

在當前各個企業及單位生產模式的逐漸出現轉變的情況下，檔案管理工作中的服務對象、具體工作任務及工作模式都出現了相應的轉變，較之傳統人工性質檔案管理模式，檔案精細化管理的實施，因為諸多現代信息技術的加入，使得檔案管理的流程出現了一定的優化。在這種情形下，為了將檔案的價值最大化，就需要強化檔案管理的標準化建設，合理控制文件歸檔的有效性。以檔案精細化管理工作中各個環節的具體要求作為基礎，進一步提升檔案資料的標準及系統化水平，如此一來，檔案管理工作的質量必然會得到更進一步的提升。

4 總結

對于任何單位及企業的健康長遠發展而言，檔案資料所具備的作用是毋庸置疑的，之前傳統的人工性質的檔案管理在現如今的信息爆炸時代下，完全無法滿足檔案管理工作的全新要求，為此，檔案精細化管理理念得以在檔案管理工作中得以應用，檔案精細化管理的實行，對于檔案管理方式的改進及檔案管理人員職責的明確而言，有著顯著的作用，通過培訓工作力度強化、管理工作流程的優化以及監督考核機制健全就可以在提升檔案管理人員專業素質的基礎上，提升檔案精細化管理的工作質量。

參考文獻

[1]黃河.新時期高校檔案管理人員素質培養策略[J].城建檔案，2020（03）：88-89.

[2]萬諾諾，劉娟.新時期企業檔案管理人員素質提升策略[J].辦公室業務，2020（02）：154.

[3]王洪英.提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化[J].國際公關，2019（08）：200.