如何加強(qiáng)新形勢下的檔案管理工作

伍云

摘 要：檔案是通過物質(zhì)形式進(jìn)行永久性存儲(chǔ)，為后人提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案數(shù)量內(nèi)容也不斷增加，它在社會(huì)中地位也逐漸提升，它記錄了一個(gè)人從學(xué)校到社會(huì)崗位的不同內(nèi)容，可以說是記錄了人的一生。在進(jìn)行一些社會(huì)活動(dòng)或領(lǐng)取國家福利時(shí)都需要各種的檔案材料，它的重要性不言而喻。而隨著我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步愈發(fā)的快速，檔案管理工作也在逐漸地發(fā)生著新的變化，傳統(tǒng)的管理方法已不在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，所以在新形勢下加強(qiáng)檔案管理工作是現(xiàn)在探究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;工作;方法;創(chuàng)新

檔案隨著時(shí)間的積累，會(huì)給我們的工作帶來非常具有參考價(jià)值的重要意義。在新形勢下，各事業(yè)單位與企業(yè)單位不僅僅要注重自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還要重視單位的檔案管理工作，保證單位的穩(wěn)定發(fā)展，并為我國經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)性發(fā)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。在我國頒布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》為新形勢下的檔案管理工作提供了理論上的依據(jù)，使新形勢下的檔案管理工作能得到有效地推動(dòng)，從而全面地提升我國新形勢下的檔案管理工作[1]。

1 新形勢下加強(qiáng)檔案管理工作的意義

檔案管理工作，是將各事業(yè)單位與企業(yè)單位所發(fā)生的歷史信息進(jìn)行收集與整理。它能將各事業(yè)單位與企業(yè)單位各階段所發(fā)生的事件，人事變動(dòng)，發(fā)展情況進(jìn)行收集，整理，歸檔。并且在工作需要的時(shí)候能及時(shí)地進(jìn)行查看，提升辦公效率，縮短查找時(shí)間，因此檔案管理工作對單位與企業(yè)的發(fā)展起到了非常重要的作用。因?yàn)槲覈幱诟咚侔l(fā)展的狀態(tài)，所以為了緊跟社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步，各種提升各事業(yè)單位與企業(yè)單位發(fā)展的文件以及人事變動(dòng)也逐漸地增加。隨著時(shí)間的積累，所積累的檔案數(shù)量也越來越多，如果還應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行檔案管理，那么就會(huì)影響檔案管理工作人員的工作效率，增加檔案管理的處理與查找難度。所以在加強(qiáng)新形勢下的檔案管理工就顯示尤為重要，使各事業(yè)單位與企業(yè)單位的優(yōu)秀成果與發(fā)展歷史得到記載，對積累的檔案進(jìn)行科學(xué)地分析，并根據(jù)檔案的合理分析為各事業(yè)單位與企業(yè)單位制定符合自身發(fā)展的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)[2]。這樣合理高效地利用各種檔案，有效地提升各事業(yè)單位與企業(yè)單位的工作效率，促進(jìn)各事業(yè)單位與企業(yè)單位的發(fā)展，使其更加適應(yīng)我國快速發(fā)展的腳步，為我國經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2 新形勢下加強(qiáng)檔案管理工作的方法探究

2.1 加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度

加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度，是保證檔案管理工作在新形勢下進(jìn)行轉(zhuǎn)變的根本。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與決策者了解檔案工作的重要性，并且要讓其充分的認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要性，使從根本上認(rèn)識(shí)到“企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”。因此，各事業(yè)單位與企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要提升對檔案管理工作的重視程度，意識(shí)到新形勢下加強(qiáng)檔案管理工作的重要性。并配合檔案管理工作人員將檔案管理工作所需要的設(shè)備進(jìn)行完善，積極地推動(dòng)與加強(qiáng)各事業(yè)單位與企業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作的變革。從而保證各事業(yè)單位與企業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

2.2 構(gòu)建與不斷完善檔案管理體系

要想保證一個(gè)工作順利與合理的實(shí)施，那么就要在使用相應(yīng)的管理制度，這樣才能推動(dòng)工作的進(jìn)展，使工作更加出色地完成。而新形勢下的檔案管理工作也是如此，只有構(gòu)建并不斷完善新形勢下的檔案管理體系，才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)工作的規(guī)范性。切實(shí)將檔案管理工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入企業(yè)的各項(xiàng)工作流程中，并進(jìn)行嚴(yán)格的分工，規(guī)范各項(xiàng)工作流程[3]。

因此，新形勢下的檔案管理工作，要注重檔案管理體系的構(gòu)建，并嚴(yán)格遵守國家制定的檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將檔案管理工作中的各種理念進(jìn)行落實(shí)，并貫穿到檔案管理工作的每項(xiàng)具體流程內(nèi)。同時(shí)在進(jìn)行檔案整理的過程中，要注意檔案字體的工整，墨水顏色的正確使用，檔案信息內(nèi)容的完整度，從而提高檔案心理的利用率。而對于一些對一些重要的檔案文件要進(jìn)行加密處理，一旦發(fā)生檔案泄露的現(xiàn)象要追查到檔案管理責(zé)任人，對其進(jìn)行嚴(yán)肅的處理，提升檔案信息的安全性。

2.3 構(gòu)建高效檔案信息管理系統(tǒng)

檔案管理工作的良好運(yùn)行，有利于各事業(yè)單位與企業(yè)單位的管理與發(fā)展，新形勢下的檔案管理工作方式也隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，單位自身的變化而不斷地進(jìn)行著改革與創(chuàng)新。隨著科技化時(shí)代的帶來，各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也在各行各業(yè)得到了廣泛地應(yīng)用，并且也取得了較好的效果。所以在新形勢下的檔案管理工作，也要將各種先進(jìn)的科學(xué)及時(shí)應(yīng)用到檔案管理工作中，提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。各單位的領(lǐng)導(dǎo)也要增加檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作購置配套的先進(jìn)科學(xué)設(shè)備，推動(dòng)單位檔案管理工作地開展，保證檔案信息的安全性。檔案管理人員要不斷地完善數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)單位的需要以及單位內(nèi)部檔案管理的實(shí)際情況與特點(diǎn)，對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，使檔案管理工作能得到正確的數(shù)據(jù)支持，保證檔案信息的正確性與合理性。同時(shí)還可以使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將檔案管理的信息檢索工作進(jìn)行優(yōu)化，減少傳統(tǒng)模式中檔案信息的查找難度，從而提升檔案信息查找的工作效率，發(fā)揮出新形勢下的信息檔案管理優(yōu)勢[4]。在檔案信息安全性管理的工作中，要完善檔案管理信息管理系統(tǒng)的安全設(shè)置，設(shè)立防火墻，同時(shí)還要注意檔案管理信息的備份，保證檔案信息的安全。在先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)支持下，也能達(dá)到檔案管理工作的信息共享，為各事業(yè)單位與企業(yè)單位的工作人員在應(yīng)用檔案信息時(shí)，帶來了便捷，有效地促進(jìn)了各事業(yè)單位與企業(yè)單位的發(fā)展。

2.4 加大檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

隨著社會(huì)和時(shí)代的進(jìn)步，為了各事業(yè)單位與企業(yè)單位的更好發(fā)展就必須提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力。檔案管理人員處理要熟練的掌握檔案整理與歸檔技能外，還要掌握一定的歷史學(xué)，目錄學(xué)，社會(huì)情報(bào)，文秘等與檔案管理相關(guān)的知識(shí)與技能。因此，檔案管理工作人員必須努力學(xué)習(xí)、精通技能、積累工作經(jīng)驗(yàn)，為提高專業(yè)能力奠下基礎(chǔ)。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)也被廣泛應(yīng)用，檔案管理的科技性也逐漸增強(qiáng)，所以檔案管理人員必須創(chuàng)建終生學(xué)習(xí)觀念，熟悉并掌握檔案管理工作的基本知識(shí)，多參加一些相關(guān)工作的培訓(xùn)，提高自身的管理能力。在新形勢下可以應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，因此，就要求檔案管理工作人員，在日常學(xué)習(xí)中可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，多搜集和學(xué)習(xí)一些與工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。拓寬自身的視野，構(gòu)建完整的知識(shí)體系，近而創(chuàng)建科學(xué)的、合理的、便捷的檔案管理系統(tǒng)，使檔案分類更明確，查詢工作更便捷，降低檔案管理的錯(cuò)誤率。

2.5 加大檔案管理硬件設(shè)施保證檔案的安全性

在進(jìn)行檔案管理的過程中，不僅要從軟件上對檔案進(jìn)行信息化管理。同時(shí)也要加大檔案管理的硬件設(shè)施，首先要為檔案管理工作配備足夠的檔案柜，使檔案的分類能更加的直觀明了。其次還要對檔案室安裝防盜門窗，以及配備足夠的滅火器，同時(shí)還要安裝溫濕計(jì)，以及吸塵機(jī)，保證檔案的安全性，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量，使檔案管理更具規(guī)范化，科學(xué)化，簡便化，安全化，檔案的利用率更加高效化。

3 結(jié)束語

加強(qiáng)新形勢下的檔案管理工作，提高了檔案管理工作的工作效率，工作質(zhì)量，減輕了檔案管理工作人員的工作任務(wù)，增加了檔案信息使用的便捷性，有效地促進(jìn)了各事業(yè)單位與企業(yè)單位的發(fā)展，同時(shí)也為我國經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)性發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]姜居材.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的問題和對策[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2020（01）：253.

[2]朱文慧，孫兆嶺.淺議新時(shí)代基層檔案行政執(zhí)法工作[J].檔案天地，2020（01）：50-51.

[3]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（03）：128-129.

[4]賈麗娜.新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：140.