人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用

燕云濤

摘 要：人事檔案的管理對于一些企事業單位的發展具有重要的作用。人事檔案是員工德、才等方面的綜合反映，人事檔案中包含的內容極多，可以幫助單位詳細了解員工的基本情況，從而在發展中實現對人力資源的合理利用，發揮人才優勢，保障事業單位人才結構的優化。基于此，以下對人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用進行了探討，以供參考。

關鍵詞：人事檔案;機關事業單位;人力資源管理;作用

人事檔案管理本身的影響因素比較多，鑒于各種情況，需要注意的是明確各項內容，掌握人力資源管理的注意事項，在實際中落實。人事檔案提供的各種信息比較多，在后期管理中需要保持高質量的人事檔案管理效率。在后期管理中，變量因素多，可以結合實際需求進行，此外需要了解當前管理的背景要求，明確人力資源的各項指標，提升可行性。

1 事業單位人力資源管理的概述

相比以營利為終極目標的普通事業單位，事業單位的特點是非營利性和公益性。事業單位的主要功能，是利用國有資源在文化、教育等方面進行公益事業建設。科學、良好的人力資源管理能夠提高事業單位的運行效率，為事業單位營造出和諧穩定的運行環境，激發事業單位工作人員的工作積極性和責任感，保障事業單位能夠持續、穩定、健康的發展。

2 人力資源管理中人事檔案管理的作用

1）實現人才的合理配置。人才的合理配置是人力資源管理的具體要求，在后期管理中要求結合自身的特點和要求進行安排，確保人力資源的綜合有效管理。在整個階段合理進行工作崗位的安排之后，一定程度上提升員工的工作效率，發揮最大價值。此外有效發揮人力資源的管理作用，能避免出現資源利用不當的現象。

2）人事檔案是對工作人員信息進行記錄的載體。在管理和招聘的時候，事業單位可以對人事檔案進行完善，充分了解工作人員的實際能力和工作經歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工。在管理的過程中，對人事檔案進行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優秀人才的能力充分的挖掘出來，對事業單位的管理質量提升具有很大的幫助。

3）有助于員工進行更好的職業規劃。通過對員工的檔案資料分析，可從教育水平、專業性和薪資報酬等方面入手，進行更好的職業規劃。在整個階段發揮自身的優勢，為員工制定正確的職業規劃和發展道路。在當前職業創新中，必須使其符合具體管理的要求。

3 當前人力資源管理中檔案管理的現狀

1）人事檔案的利用率低。很多事業單位都有人事檔案利用效率低的問題，并沒有將檔案的作用完全地發揮出來。首先，很多事業單位在觀念上就存在著對人事檔案的不重視，對于檔案都是收藏起來，并沒有考慮到應用的需要。導致人事檔案資料管理人員完善了資料之后，就極少拿出來使用，人力資源管理人員并不會根據檔案來確定人力資源管理的方式和方法，削弱了人力資源檔案的作用。其次，由于人事資源檔案的重視程度不夠，導致事業單位可能缺少專門負責人事檔案管理的人員，人事檔案的內容并不完整，缺少分類和統計，利用時并不方便，造成人力資源管理者對檔案的重視程度進一步降低，人事檔案的作用難以得到發揮。

2）檔案管理意識不足。人事檔案管理對于事業單位發展具有重要的作用，但是很多事業單位認識不到這一點，在日常的工作中檔案管理意識不足，存在檔案管理認識的誤區，沒有處理好人事檔案管理與事業單位人力資源管理的關系，使得人事檔案管理的投入與重視不足，不利于事業單位的長遠發展。檔案管理意識不足使得在檔案管理中的經費有限，有關的設施設備等沒有及時更新，在管理過程中，業務流程、操作等具有隨意性，管理不規范現象極為嚴重，事業單位對人事檔案的利用率較低，人事檔案管理的規范化不足。

3）檔案的規范性和真實性不足。對于事業單位而言，檔案的規范性和真實性是檔案工作的基礎，但是目前很多事業單位的人事檔案都面臨規范性不足和真實性不夠的問題。比如一個檔案并不能夠將一個人的個性完整地表現出來，在內容上也都大同小異，人力資源管理者無法應用這些檔案。有些檔案的內容并不真實，一些假證明混入其中，很難把檔案參考作用和利用意義發揮出來。

4 如何提升檔案管理在人力資源管理中的作用

1）重視資源體系的基礎建設。根據行業的需求、特點以及人才發展需求等，可以采用檔案專用的管理系統，在深入性管理中，要求立足于當下，確保基礎建設的盡快落實。在基礎設施中了解內容和基本要求，只有明確各項管理系統的優勢，才能提升認知能力。在功能性分析中，人社局采用電子檔案，不斷進行管理體系的優化和調整，進而實現整體有效管理。在事業單位管理中不斷提升思想認知能力，強化的是人事檔案政策上的宣傳和指導。在部分管理中，借助的是人事檔案對員工的個人業績、綜合素質以及綜合能力等實施系統的評價，結合各項數據做出正確的指標。

2）建立專門的人事檔案管理機構。很多事業單位面臨著人事檔案管理工作人員專業性不足的情況，為此需要建立專門的人事檔案管理機構，才能保證檔案有更高的質量，以及推動人事檔案管理制度的執行。為此，事業單位需要做好人才培養工作，選拔具有專業檔案管理背景的人才從事人事檔案的管理工作。對于人事檔案管理機構，也需要通過定期的培訓和學習保證工作人員可以具備足夠的素質。事業單位需要加強對人事檔案管理人員在文化和業務知識上的培訓，不僅要做好技能的訓練工作，同時也要通過道德教育，讓人員具有更強的保密意識和服務意識，讓他們能夠具備良好的綜合素質，解決人事檔案工作中所遇到的問題。

3）完善檔案管理制度。要提高人事檔案管理的有效性，需要在信息化背景下完善其人事檔案管理制度，實現人事檔案管理的規劃化、標準化，實現人事檔案管理的創新。首先，人事檔案管理的相關人員要做好有關材料的收集、登記、核對等工作，保證人事檔案資料的完整性與真實性。其次，事業單位要對人事檔案數據信息的來源等進行規范化管理，保證人事檔案的有效利用。最后，事業單位要加強對人事檔案管理人員的教育與培訓，提升其專業素質。

4）重視科技投入的不斷加大和管理策略的不斷完善。當今社會，科技飛速進步，就醫院的檔案管理工作而言，也要與時俱進，走科技化道路，實現管理的信息化。醫院要提升科技投入的比例，將檔案管理的地位重視起來，將它與醫療衛生項目一樣看重，并一同在財政預算中納入。要購置檔案管理的高科技設備，諸如專用微機、專用掃描儀等等，讓其較好地服務于檔案管理工作。在這個過程中，離不開一套可行性較強、易于操作的管理方法，并且要進行細化，具體到人，要獎懲嚴格，將檔案管理者的能動性充分調動起來。

5 結束語

檔案管理工作是一項較為系統的工作，需要長久的堅持，不是一朝一夕就能成功的。就檔案管理者而言，需要不斷提升自身素養和業務知識，提高自身的使命感和責任感。就機關事業單位而言，也要重視檔案管理的重要性，為其提供相應的資金保障和理論支撐，重視檔案管理者的培訓，如此，才能較好地推進檔案管理工作，進而實現事業單位的更深層次發展。

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