事業單位檔案管理工作的創新與優化思考

房華梅

摘 要：隨著現代社會的快速發展，事業單位檔案管理工作變得越來越重要。尤其是現代醫院規模不斷擴大，醫務人員和患者的數量迅速增加，對醫院管理的要求也越來越高，醫院檔案管理部門的作用也更加突出。醫院要加強檔案管理工作的創新與優化，引進先進的管理模式。同時加強檔案管理人員的培訓，提高管理人員的素質和創新能力。目前事業單位檔案管理還存在許多問題，比如醫院對檔案管理不重視，管理人員能力不足。本文主要對醫院檔案管理工作的創新及優化策略和辦公自動化環境下醫院檔案管理進行了探究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新;優化

醫院檔案管理是醫院管理工作的基礎部分，為醫院其他的管理工作順利開展提供保障。醫院檔案管理是一項綜合性的工作，它涉及醫院醫務人員、患者、基礎設施等方面。在醫院當中管理人員通過對檔案的管理，為醫務人員和患者提供相關服務，可以有效地提高醫院的工作效率。

1 醫院檔案管理工作的現狀

1）檔案管理模式無法和信息技術進行融合。信息技術的廣泛應用使信息的重要生產要素的作用得以發揮，使人們能更加高效地進行資源優化配置，在社會的發展中發揮著重要作用[1]。現在醫院檔案管理工作中不重視檔案信息化建設，不為檔案管理部門購買先進的硬軟件設備，不創新檔案管理技術，使得醫院檔案管理落后。醫院的管理人員依然使用傳統管理方式，這種紙質檔案管理模式不僅記錄和查閱麻煩，而且還會存在數據有誤差的問題。使得檔案管理工作的質量和效率得不到保障，嚴重阻礙了現代醫院檔案管理工作的開展[2]。

2）管理制度不完善。隨著社會的發展進步，目前醫院檔案管理形式已經不再適應現在社會的需要。現代醫院沒有制定完善的檔案管理制度，管理人員在進行檔案保管時沒有相關的參考標準，不能按照規范的標準進行完整、準確、安全的管理。此外，由于沒有新的管理制度，檔案管理人員在進行檔案管理工作中遇到許多困難，很難協調各部門檔案資料的收集，使得醫院檔案管理工作效率低。進行檔案管理工作不遵循統一的法規進行管理，檔案的數量出現殘缺短少現象，質量更加得不到保障。因此，醫院沒有健全的檔案管理制度是一個很大的管理漏洞，管理人員因為沒有制度進行約束，在工作中隨意性強對待工作不認真，甚至會篡改或修正檔案，很難保證檔案管理工作的質量和檔案的真實性。

3）相關管理人員綜合素養低。管理人員是醫院檔案管理的主體，管理人員綜合素質高低影響檔案管理質量。現代醫院的工作重心都圍繞醫生的診療和醫院的科研，對醫院的檔案管理人員素質水平不夠重視，另一方面管理人員責任意識不強，綜合素質普遍過低。醫院檔案管理人員大多數不具備專業的管理知識，管理能力不足，在實際的醫院檔案管理工作中不能有效地進行管理工作，達不到預期的效果。而且部分檔案管理人員身兼數職，無法全身心地投入到檔案管理工作中去，因為本身是兼職工作，對待工作任務也不會全心全意地去完成，當檔案出現問題也不好去落實責任人[3]。

2 醫院檔案管理工作的創新及優化策略

1）創新檔案管理思想。現代醫院檔案管理理念落后，認為檔案管理就是簡單的資料收集、記錄、整理。完全沒有意識到檔案管理工作的重要性，它關系到醫務人員的晉升、患者的醫療信息，記錄醫院的歷史。因此，檔案管理人員首先要改變自己的思想觀念，對檔案管理進行創新優化，要有嚴謹的工作態度，務實的工作作風，做好檔案管理的細節工作。其次要加強檔案管理的宣傳和重視，醫院領導要讓醫務人員了解檔案對自身的重要性，因為醫院的檔案不僅記錄著醫務人員和患者的個人信息，而且醫務工作者職稱評定都會參考個人的檔案記錄，讓各個部門的醫務人員要配合管理人員的工作。讓檔案資料在醫院建設中發揮重要作用[4]。

2）建立規范的檔案管理制度。醫院要結合工作實際情況，檔案管理工作從整理、收集、保管、編排、統計和檢索等方面制定科學檔案管理標準，完善檔案管理各項規章制度，在嚴格遵循《檔案法》《醫院衛生檔案管理辦法》等法律法規的條件下，使檔案每個環節的運行都有明確的要求和制度約束，把這些制度納入年度考核中。并形成由院領導直接分管，行政管理部門、各科室負責人和專兼職檔案人員共同組成的檔案三級管理模式，使醫院各個類型、不同載體的檔案統一考核，統一指導，保證檔案管理工作的健康、持續發展。

3）提高檔案管理人員的綜合素養。醫院要加強對案管理人員培訓，定期組織管理人員進行專業培訓，對培訓的內容進行考試，并且實行獎懲制度，讓他們去主動學習，以此來激發管理人員學習的積極性，通過各種途徑的學習增強自身的專業素養，努力掌握管理新技能。

同時配備經驗豐富具有現代信息技術的管理人員，為他們營造更多的提升機會，樹立責任意識，進一步提升自己的業務水平，積極更新管理理念，全面提高檔案管理人員的綜合素養。

3 辦公自動化環境下醫院檔案管理

現代醫院的檔案管理人員每天要面對浩如煙海的數據，工作任務巨大，傳統的檔案管理方式已經不適合現在的狀況，醫院要利用現代信息技術建立辦公自動化環境，實現檔案管理信息化，提高收集信息的準確性與高效性，為患者和醫院的醫務工作者提供更加優質的服務。

1）檔案管理效率大幅度提升。醫院檔案與電子信息技術結合，有效統一文書處理與檔案管理的關系，檔案管理人員每天及時對文件材料進行分類整理，使之成為電子檔案，可以減少檔案遺失的問題，保證了檔案文件的完整性和及時傳輸性。特別是實行OA辦公管理平臺，讓制度真正落地，讓職工行為更加規范、高效，提高執行力。電子化的流程規范組織行為的同時，優化組織流程管控，真正實現“流程統一、責權分明、管理高效”。同時改變了辦公對于人員的地域限制，讓辦公不再受空間物理條件限制，隨時隨地都可以處理公務，真正實現了一體化工作流。無紙化辦公將醫院易損毀且損耗大、不易保存的紙質文件變為電子信息進行流轉、管理，高效且環保，真正實現文檔管理智能化;節省辦公費用支出;建立醫院文化建設、管理平臺，強化領導的監控管理。

2）檔案管理更加穩定安全。在辦公自動化環境下，改變了紙質的記錄方式，使得收集檔案信息更加的靈活多樣，通過計算機技術實現了檔案信息的共享，大大提高了檔案資源的利用率。紙質檔案的質量很容易受到外界環境的影響，包括溫度、濕度、自然災害等，使得紙質檔案的壽命較短，時間一長，其完整性受到威脅，而相比紙質檔案，電子檔案的壽命就高很多，并且可以通過備份等手段進行復制。辦公自動化使檔案電子化，增強了檔案的可讀性和存儲性，還有利于根據不同的需要選擇不同的存儲載體。此外，辦公自動化下的檔案可以在網絡環境下及時傳輸，避免了檔案丟失的問題。

4 結論

現代科學技術為醫院檔案管理注入了新的活力，促進了醫院檔案管理模式的創新發展，實現了檔案管理信息化。醫院要加強檔案管理的重視程度，管理人員要不斷學習專業的管理知識和管理技術，提高自身綜合能力，提升檔案管理工作的高效性，推動醫院管理朝著現代化發展。

參考文獻

[1]徐松.做好事業人事檔案管理應樹立的“四種意識”認識實踐[J].卷宗，2019，9（30）：20.

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[3]張秀榮.新形勢下醫院檔案數字化管理工作探析 ——評《檔案數字化：風險與管理》[J].新聞愛好者，2019，21（6）：111.、

[4]黃詩雅.淺談如何創新信息化時代機關事業單位檔案管理工作[J].卷宗，2019，9（21）：124.

[5]徐立東.關于在新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革探討[J].建筑工程技術與設計，2018，51（33）：4337.