基于服務理念的企業人事檔案管理工作創新策略

羅臻

摘 要：本文簡單介紹了基于服務理念的企業人事檔案管理存在的問題，主要探討了其創新策略，包括完善管理體制、提高檔案管理質量等，旨在促進企業人事檔案管理工作順利進行。

關鍵詞：服務理念;企業人事;檔案管理

隨著社會的進步，市場競爭力較強，企業單位在人事檔案管理上要轉變檔案管理模式，不斷進行創新，使之能夠順應時代潮流，對人才能夠有效利用，促進企業不斷發展。

1 基于服務理念的企業人事檔案管理中面臨的問題

1.1 管理體制不完善

隨著經濟全球化的進程不斷加快，企業在任用人才方面的思想觀念也發生了轉變，更加注重人才的能力，導致勞動合同替代傳統企業人事檔案制度。企業可以使用與員工簽訂勞動合同的方式，明確雙方的權利與義務，保障員工自身的合法權益。

在人事檔案管理體制不完善的情況下，一些企業為了自身的利益，防止員工跳槽，會扣押其人事檔案，導致死檔案和棄檔案的問題產生。因此，為保證企業人事檔案管理工作能夠順利推進，就要不斷完善相關的管理體制。

1.2 信息化程度低

在企業人事檔案管理工作中，存在相關硬件設施不配套，缺少專業培訓，使用手工管理的方法，對信息化管理知識的了解較為匱乏等問題，并且檔案管理人員缺少專業的管理能力，不能滿足人事檔案信息化管理的相關要求，對人事檔案工作計劃、崗位變化、人事升遷等方面都產生了一定的影響。

1.3 檔案質量差

目前，一些企業并未建立適合自己的人事檔案管理模式及方法，對其他企業的人事檔案管理模式實行“拿來主義”，導致其成效甚微。企業人事檔案管理缺少對員工工作能力、專業特長等方面的記錄，主要記錄了員工的工作經歷和教育程度，不能反映出員工的真實能力。

除此之外，企業人事檔案管理工作中還出現信息造假的情況，對企業來說，這種人事檔案在人員選拔和聘用方面不能提供任何參考價值，對企業員工的優化配置產生了影響。

2 基于服務理念的企業人事檔案管理工作創新策略

2.1 完善管理體制

我國在企業人事檔案管理的過程中，一直在不斷的探索，現階段，一些企業依舊使用內部化的管理模式進行檔案管理，對人力資源共享、利用、流通等過程中產生了影響。因此，企業要不斷創新人事檔案管理體制，使人事檔案管理能夠促進企業發展。

企業要根據實際情況建立完整的管理制度，并且管理制度不能原封不動，要使其能夠跟著實際情況的變化而變化，確保制定的制度有靈活性、科學性、創新性和有效性，在制定檔案管理制度時，只有設立清楚的目標，才能保證制度能夠有效落實。為保證檔案管理工作有較好的效果，企業可以制定獎懲制度，能夠對員工和領導都有較強的約束力。對公司貢獻度高的管理人員要進行獎勵，可以調動管理人員的工作積極主動性;而對工作不負責任的檔案管理人員必須要進行嚴格的處罰。

在企業人事檔案管理工作中，要對企業的人事檔案管理體制進行完善，增強企業管理人員對人事檔案管理的認識程度，使用科學的方式管理檔案。并且可以按照企業員工入職的順序排列整理檔案，進行分類保存，使其形成完整的檔案管理體系，提高企業對人事檔案管理的水平，讓企業能對人事檔案進行有效利用[1]。

2.2 加大檔案管理工作信息化程度

現階段，一些國有企業的人事檔案電子信息化水平已經過時，很少使用數字化電子檔案。隨著信息化水平不斷發展，企業的發展方向已經轉為信息化，利用大數據對人事檔案進行管理，因此，企業要充分利用信息化技術，促進人事檔案管理走向現代化，提高人事檔案對企業的參考價值。

第一，企業要積極引進智能設備和檔案管理系統軟件，將人事檔案資料的儲存方式轉變為文字和圖片，設立電子檔案。第二，建立人事檔案數據庫，可以將人事檔案信息及時錄入其中，并要加大審核力度，及時依據員工的變化情況補充檔案信息，防止虛假信息等問題出現，企業人員信息出現變動時，要實時更新數據庫，保證人事檔案數據庫中的信息和企業實際保持一致，便于人力檔案系統化、智能化管理，促進人力資源能夠實現數據共享，提高人事檔案管理的質量，但是企業人事檔案管理系統的建設時間較長，要不斷增加人力、財力、物力的投入。第三，企業要加強網絡信息保密工作，防止人事檔案信息被電腦黑客竊取，出現信息泄露等情況，影響企業發展。

2.3 提高檔案管理質量

隨著社會主義市場經濟體制的不斷變化，對人事檔案管理工作的要求也逐漸提高，要對員工的工作經歷、工作內容、綜合素質等方面進行記錄，做好登記、收集、整理、歸檔工作，確保人事檔案的準確性、權威性、及時性，必須堅持實事求是的原則，保證人事檔案的客觀性、真實性和完整性，可以將員工的個人情況更加真實的反映出來，并要保證人事檔案內容的豐富性，提高檔案管理的工作質量。

根據建筑人事檔案管理中存在的一些問題，企業要從實際情況出發，制定有效的解決措施。首先，企業要不斷豐富人事檔案中所記錄的內容，提高對員工個人素質和工作能力的重視度，使人事檔案在企業人員管理中更有參考意義;其次，要保證企業人事檔案的真實性與客觀性，對其優缺點都要進行記錄，不能盲目評價，使企業能夠通過人事檔案掌握員工的真實情況[2]。

管理人員的綜合素質會對檔案管理的質量產生一定的影響，企業要為人事檔案管理部門提供充足的人員，對檔案管理人員進行定期或不定期的培訓，學習先進的管理方式，不斷提高其專業水平和業務能力，加強思想教育，加強對人事檔案管理的了解，填寫檔案材料時要保持認真的態度，及時發現檔案管理中存在的問題并制定相應的解決措施，促進人事檔案管理工作能夠順利進行。同時，人事檔案管理人員也要虛心學習，樂于接受新事物，不斷進行反思，確保業務能力不斷提升。

3 結論

在國有企業人力資源管理中人事檔案管理是極為重要的，因此，企業要轉變服務理念，完善管理制度，充分利用信息化技術，使人事檔案信息能夠共享，實現人事檔案管理系統化，促進企業發展。

參考文獻

[1]岳傳鵬.新時期企業人事檔案管理的創新研究[J].辦公室業務，2017（20）：173.

[2]周虹.關于新時期建筑企業人事檔案管理創新的思考[J].中國管理信息化，2018，21（24）：178-180.