推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化研究

嚴(yán)引娥

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，應(yīng)該有序地建立起標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程和在檔案管理工作過(guò)程中的工作規(guī)范化行為，這對(duì)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常管理中起到了至關(guān)重要的作用。隨著政府部門(mén)和機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)信息化管理的系統(tǒng)性應(yīng)用和規(guī)范化的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有序的管理，規(guī)范化的程度也在不斷地提高，已逐步的形成并完善了對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化管理。本文就檔案管理工作的重要性方面并結(jié)合當(dāng)前在對(duì)檔案管理工作過(guò)程中的現(xiàn)實(shí)狀況來(lái)綜合的展開(kāi)分析，努力探索可持續(xù)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，規(guī)范化對(duì)檔案的管理工作等方面，促進(jìn)可以直觀、有效地提高工作質(zhì)量和效率的方式和方法，以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理水平。

關(guān)鍵詞：推進(jìn);機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;研究

機(jī)關(guān)事業(yè)單位維持著我國(guó)整體社會(huì)性組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在促進(jìn)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著極其重要的作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常管理中對(duì)檔案管理的工作中，存在著一些問(wèn)題。傳統(tǒng)的管理模式和對(duì)檔案管理工作老舊的工作方法，已經(jīng)嚴(yán)重的影響到機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理的日常工作。隨著檔案數(shù)量的逐漸增多，對(duì)檔案管理的工作自然就造成了整體工作效率上的下滑。需要積極采取科學(xué)有效地方法來(lái)提升對(duì)檔案管理的分類歸納、數(shù)字化管理應(yīng)用、云儲(chǔ)存?zhèn)浞?、檔案查閱和調(diào)檔流程的規(guī)范化操作、對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程進(jìn)行全面的優(yōu)化升級(jí)，便于適應(yīng)和強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作過(guò)程中面對(duì)的檔案文件數(shù)量持續(xù)增加以及促進(jìn)并形成機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化管理進(jìn)程。

1 規(guī)范化檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要性

在我國(guó)近幾年來(lái)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中整體推行的行政一體化、便捷化便民服務(wù)一站式的工作要求與具體實(shí)施推進(jìn)工作已經(jīng)進(jìn)入到日常管理工作中，形成了常態(tài)化的工作流程。檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的具體工作內(nèi)容中占據(jù)著舉足輕重的地位，對(duì)工作進(jìn)度和工作效率起到?jīng)Q定性的作用[1]。因機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)具體行政內(nèi)容的審核和批示，都是應(yīng)對(duì)提交的文件內(nèi)容是否符合國(guó)家規(guī)定的相關(guān)政策法規(guī)和實(shí)施細(xì)則進(jìn)行對(duì)應(yīng)，在政策規(guī)定范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容進(jìn)行審批。這就需要對(duì)展開(kāi)檔案管理的工作中對(duì)文件的類別、相關(guān)事宜、審批流程和批復(fù)過(guò)程有一定的工作規(guī)范。有序、規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行審核和管理，是體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常管理工作中的工作效率和整體管理水平的顯現(xiàn)。因此，對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系的應(yīng)用和對(duì)檔案管理工作的重視程度對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體的工作效率有著極大的促進(jìn)和提高，同時(shí)也積極推動(dòng)著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 在檔案管理工作中存在的普遍性問(wèn)題和改善性管理工作的相關(guān)策略

檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理中具有重要的工作意義，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要從內(nèi)部管理和自身對(duì)檔案管理的具體工作過(guò)程中做出積極的改善性工作方式來(lái)優(yōu)化對(duì)工作中的檔案管理效率，降低并減少在工作時(shí)出現(xiàn)的誤差和在進(jìn)行提檔、調(diào)檔工作時(shí)的高效性。這就需要直觀面對(duì)當(dāng)下在機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作中現(xiàn)實(shí)存在的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行綜合性的問(wèn)題羅列、具有針對(duì)性的問(wèn)題分析和明確出在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中的常態(tài)化問(wèn)題進(jìn)行有效地診斷，通過(guò)合理化的管理工作方式來(lái)進(jìn)行管理工作的優(yōu)化、進(jìn)一步改善和提升對(duì)檔案管理工作的工作策略。

2.1 管理滯后的普遍現(xiàn)象及對(duì)應(yīng)的檔案管理工作的改善方向

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作過(guò)程中，普遍的現(xiàn)象是對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的重視程度較低、尤其是在管理意識(shí)上不夠。依舊遵循老舊的管理方式，收到紙制檔案后簡(jiǎn)單的進(jìn)行分類、歸檔存儲(chǔ)，導(dǎo)致檔案室的紙制檔案占用大量的公共空間[2]。在有需要進(jìn)行查閱和提出檔案時(shí)，查找檔案工作的效率低下，又占用人力、精力和時(shí)間，由于長(zhǎng)期對(duì)檔案進(jìn)行存放或移動(dòng)存放位置，甚至出現(xiàn)掉檔和丟檔的事件發(fā)生，在對(duì)檔案管理精細(xì)化的工作要求中未能達(dá)到檔案管理的工作指標(biāo)，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作造成了嚴(yán)重的管理滯后現(xiàn)象。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)逐漸普及和進(jìn)一步完善，應(yīng)該積極采用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)大數(shù)據(jù)的管理優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，整體提高管理效率。

2.2 意識(shí)上的認(rèn)知程度不足對(duì)檔案管理工作造成的滯待及優(yōu)化管理建議

目前，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位還對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的認(rèn)知性不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理在具體工作中的主要作用。尤其是在管理過(guò)程中，相對(duì)比較松散缺乏對(duì)檔案管理工作的核心意義。由于檔案管理工作的具體工作內(nèi)容相對(duì)比較單一、具有枯燥性和反復(fù)性。這就形成了負(fù)責(zé)檔案管理的一線工作人員的工作熱情相對(duì)都比較低下，面對(duì)內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作，機(jī)械化地進(jìn)行對(duì)檔案管理的工作。長(zhǎng)期以來(lái)將會(huì)導(dǎo)致工作人員不思考、不學(xué)習(xí)、缺乏緊迫感的工作現(xiàn)狀對(duì)工作的積極性整體都不高。對(duì)檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)難以明確的界定和進(jìn)行有效地激勵(lì)，直管的上級(jí)部門(mén)在進(jìn)行考核時(shí)，也不會(huì)對(duì)具體管理檔案的部門(mén)及工作人員進(jìn)行明確的考核[3]。這些現(xiàn)象的普遍性存在，其根本還是在對(duì)檔案管理工作內(nèi)容和重要性上形成的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，應(yīng)該進(jìn)行定期的強(qiáng)化管理培訓(xùn)和組織針對(duì)性的對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)和管理的工作人員，實(shí)行明確的考核制度來(lái)激勵(lì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作過(guò)程中的工作熱情，有序地推進(jìn)專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理水平。

2.3 數(shù)字化管理應(yīng)用程度相對(duì)比較低，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的大面積普及，出現(xiàn)了大量的數(shù)字化檔案管理軟件，對(duì)檔案管理的工作帶來(lái)了極大的便利。不僅僅是提高了在檔案管理中的便捷化應(yīng)用，還解決了存儲(chǔ)空間不夠用、檔案查閱不及時(shí)的實(shí)際問(wèn)題。在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)下，合理化應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息內(nèi)容技術(shù)和數(shù)字化檔案管理軟件的技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)，來(lái)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的優(yōu)化和升級(jí)。及時(shí)、定期地進(jìn)行對(duì)檔案文件的備份和云存儲(chǔ)空間的擴(kuò)容。有效地規(guī)避計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不穩(wěn)定性造成的檔案數(shù)據(jù)文件丟失的問(wèn)題，在綜合提升檔案管理的工作效率的過(guò)程中，有序地推進(jìn)規(guī)范化檔案管理工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

整體推進(jìn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中對(duì)檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)該及時(shí)采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的數(shù)據(jù)管理應(yīng)用，引進(jìn)數(shù)字化管理體系和完善規(guī)范化的檔案管理工作流程，包括對(duì)檔案管理有輔助性工作作用的管理軟件的應(yīng)用熟練度。納入對(duì)檔案管理人員的工作考核和工作績(jī)效中進(jìn)行強(qiáng)化，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓檔案管理的工作人員能夠快速地掌握并應(yīng)用檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件，來(lái)有強(qiáng)化管理工作人員對(duì)檔案管理工作的整體認(rèn)知和工作意識(shí)。在日常的管理工作中，可以有利地推動(dòng)對(duì)檔案管理的數(shù)字化管理應(yīng)用，可以大幅度的提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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