淺論檔案安全體系中的問題與措施

呂鵬

摘 要：檔案管理工作是一項非常重要的信息保存工作，對于加強檔案安全體系建設具有重要的現實意義。因此，研究和探討檔案安全體系建設符合當代社會發展的潮流。本文基于檔案安全體系建設的內涵，剖析檔案安全體系中存在的問題及緣由，針對性的探尋有效對策構建完善的檔案安全體系。

關鍵詞：檔案管理;安全體系;有效對策

1 檔案安全體系概述

檔案是組織或個人在過去時間段內的社會活動的清晰、正確、完整的記錄性材料。伴隨著社會的不斷發展，當前社會檔案安全意識在不斷的加強。在當前研究領域內，對于檔案安全體系的概念并未形成統一標準，而本文基于研究實際，認為檔案安全體系建設是一項系統性工程，是為了保證檔案數據和信息能夠保持完整的基礎架構，從而實施的系統化和標準化的管理辦法。當前的檔案安全體系主要分為檔案數據安全、材料安全、檔案救援機制、機構保證等內容。在檔案安全體系建設中，基礎設施建設是根本，系統監管是關鍵，基礎業務是主體。檔案安全體系主要分為三個部分：首先，要保證檔案實體的安全，不可損壞、遺棄或丟失數據信息;其次，保證檔案信息的安全性，避免信息泄露;最后，保證檔案的完整齊全，盡可能實現檔案信息的長久使用。

加強檔案安全體系建設，具有十分重要的意義。第一，檔案安全體系建設是提高檔案管理水平、加強管理人員技能的必然需求，能夠保證檔案數據信息的完整無損;第二，檔案安全體系建設是避免檔案遭受各種災害破壞的需求，為國家政策實施和戰略制定奠定扎實的數據基礎。檔案安全事關重大，與社會穩定有著緊密聯系，和每個公民的切身利益息息相關。

2 當前檔案安全體系建設中存在的問題

檔案管理工作雖然屬于國家的基礎性工程，但是并未得到國家和企事業單位的重視，在檔案庫房建設、檔案裝具、防護設施、安全制度、監督體系、預警機制等方面存在著較多的問題。

首先，檔案存儲庫房建設落后，規范性亟需提升。當前檔案庫房建設方面并未得到重視，在選址上較為隨意，不夠科學性，在建設上也缺乏嚴格的管理規范。檔案管理部門在檔案庫房建設中，要選擇干燥、清潔、安全性高的區域，堅持因地制宜原則。

其次，檔案裝具、防護設施較差，完善性亟需增強。在檔案裝具和防護設施雖然種類較多，但是在質量上卻參差不齊;很多檔案庫中缺乏預警防盜、防火防潮的基礎設施，也并未安裝監控系統，容易出現檔案失竊、損毀的情況;對于檔案庫來說，很多檔案館的建設較為偏僻，并未進行防雷避雷裝置，容易出現雷擊引發的火災情況。

再者，檔案安全管理制度不完善，科學性亟需提高。雖然很多檔案管理單位已經建立了檔案安全管理制度，但是卻缺乏完善性，貫徹執行較差，隨意性強，缺乏科學化編制，導致工作人員散漫，責任意識薄弱，甚至在工作中積極性、主動性不高，直接導致了檔案安全管理制度形同虛設。

最后，檔案安全預警機制不科學，針對性亟需改善。安全預警機制作為檔案安全體系中的重要環節，能夠降低事故發生的危害性，保證檔案資料的完整性。當前很多檔案管理部門缺乏應急預案，未能構建科學化的安全預警機制，一旦出現問題，便會失去管控方向，針對性差，無法保證檔案安全。

3 提升檔案安全體系建設水平的對策研究

3.1 構建檔案安全制度體系，強化檔案部門行政監管作用

在檔案安全體系建設中，最重要的就是構建完善的檔案安全法規、標準和制度，從而實現科學化的檔案安全體系建設。要基于地方實際，吸取國內外優秀的檔案安全管理經驗，構建全面高效的檔案安全運行機制。不僅要保證檔案存儲庫房、基礎設施的完善性，也要建立起相應的追究與獎懲機制，提升管理人員的工作積極與主動性，定期進行安排排查，避免檔案管理過程中出現異常情況。建立相應的行政監督機構，檔案管理部門要積極履行職責，切實做好答案管理，而監督部門依照法律法規與行業標準進行檢驗，對于不合格的地方督促其進行整改，保證檔案管理工作質量。

3.2 提升檔案管理人員安全意識，實行多樣化的培訓形式

對于檔案管理人員而言，加強自身安全意識的提高對于檔案管理工作具有重要意義。因此要在日常的培訓與學習過程中，時刻保持牢固的思想觀念，認識到檔案管理工作的重要性，明白自身承擔的責任;同時，企事業單位要通過豐富多樣的教育形式，加強行業外宣傳，促進檔案安全知識在社會的普及;要創新檔案宣傳形式，借助新媒體手段，通過互聯網平臺、電視臺、網絡小視頻等多種方式創新檔案遺失宣傳，擴大受眾面，推動社會對檔案安全工作的重視;積極開展知識講座、領導干部培訓、聯合培養等形式的教育宣傳活動，促進檔案管理人員工作能力的提高。

3.3 嚴守檔案庫房安全建設標準，加強資金和技術投入

檔案庫房是進行檔案儲存的場所，其安全性直接關系著檔案資料的完整性，因此必須加強檔案庫房建設。在建設過程中，要選擇合適的場所進行修建，選擇干燥、整潔、安全性好的地方，同時嚴守國家標準，做好基礎性建設。通過國家和政府財政投入加強檔案庫房資金投入，認識到庫房建設的關鍵性與緊迫性。做好防水、防火、防地質災害等問題的處理，安裝自動報警、自動滅火設施，并通過現今的科學技術手段提高檔案安全系數，為檔案創造一個安全的場所。

3.4 創新先進的檔案安全技術，保證檔案安全技術的運用

隨著科學技術的不斷發展，在檔案安全體系建設中，需要創新檔案安全技術，通過和網絡部門或信息部門合作，共同開發出檔案信息安全的保護機制。首先，要創新檔案實體安全保護技術。檔案是個體或組織社會實踐的重要數據證明，可以運用現今社會的方針復制技術，復制檔案信息，以保證原件的完整性;在復制過程中，對損壞的檔案文件進行修復，保證檔案原貌。其次，創新檔案信息安全保護工作。現今社會中信息泄露問題普遍發生，直接損害了人民群眾的合法利益，檔案是個人信息的全面證明，因此要注重檔案信息保護。通過先進的網絡加密技術，打造高質量的檔案管理平臺，實行身份驗證，保證信息安全。最后，創新檔案信息運用形式。在檔案儲存和保護過程中，實現檔案信息的共享和分享，建立高效檔案信息平臺，最大程度挖掘答案價值，同時通過防火墻、電子備份、監控等手段加強檔案分享與流動的安全性。

4 總結

檔案安全體系建設是國家管理的基礎性工程，在時代的不斷發展中，檔案安全管理工作取得了顯著成績，但是其中仍然存在著一些問題，需要從制度、思想、管理和技術等方面多管齊下，建立檔案安全體系，才能有效避免檔案不安全事故的出現，有效保證檔案安全。

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