新形勢下企業(yè)檔案管理問題探究

潘升升

摘 要：企業(yè)檔案管理一直都屬于我國持續(xù)關(guān)注的熱點問題，企業(yè)的檔案屬于機密文件，往往都承載著一個企業(yè)的最高機密以及未來發(fā)展的行業(yè)策略等等重要信息。目前我國對新形勢下的企業(yè)檔案管理已經(jīng)有了初步的模型構(gòu)架，但是想要完善都是缺乏一些理論經(jīng)驗。本文將分不同的層面對新形勢下企業(yè)的檔案管理作出策略總結(jié)，首先從企業(yè)檔案管理存在的意義入手，深化挖掘出目前新形勢下企業(yè)檔案管理目前存在的問題，對挖掘出來的問題提出相應的解決策略。企業(yè)檔案管理作為我國重要的管理手段，仍然面臨著重視程度不夠的問題，希望本篇文章可以在提高企業(yè)對企業(yè)檔案管理關(guān)注度的同時，也能為企業(yè)檔案管理中有疏漏的企業(yè)作理論參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理問題;企業(yè)機密

企業(yè)檔案作為企業(yè)的最高機密，其重要程度是不容小覷的。根據(jù)我國目前企業(yè)的檔案管理程度來看，還是缺少一定保密措施的，各個企業(yè)在檔案管理這一部分雖然都能做到嚴加看管，但是難免會有薄弱的地方。本文立志于從提高企業(yè)對于企業(yè)檔案管理的重視程度入手，讓企業(yè)工作者可以在企業(yè)檔案管理的問題上有適合自己企業(yè)的管理措施。同時提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)提供參考。希望各個企業(yè)對于文中的問題可以有則改之，無則加勉。讓自己企業(yè)的檔案管理更加完善，為未來企業(yè)的發(fā)展打下夯實的后盾基礎(chǔ)，同時降低因為機密泄露而導致企業(yè)損失的可能性，徹底斷絕競爭對手對于企業(yè)的機密窺探行為。

1 企業(yè)檔案管理的意義

企業(yè)檔案作為企業(yè)的最高機密是承載了一個企業(yè)最高的管理機密，是堅決不允許被泄露的。而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，是把在企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營工作中產(chǎn)生的原始工作記錄保存下來歸檔，以實現(xiàn)工作記錄在必要時刻的能夠查證[1]。企業(yè)檔案的這種形式不僅僅可以提高企業(yè)員工的重視程度，而且是可行的，可以考慮在企業(yè)檔案管理的時候大幅度的應用。而且我建議在對企業(yè)檔案管理時多采用電子檔案，電子檔案相對比紙質(zhì)版檔案來說更加容易保存，并且更加容易設置加密措施，可以降低企業(yè)檔案泄露的風險。

2 企業(yè)檔案管理目前存在的問題

2.1 對檔案工作的認識和重視程度不夠

我國企業(yè)檔案管理所存在的最主要的問題就是對檔案工作的認識和重視程度不夠。目前就我國的大部分企業(yè)來說，檔案管理仍未處于加密狀態(tài)，這就導致在檔案的保存途中非常容易出現(xiàn)資料泄露的問題發(fā)生。我國企業(yè)目前仍有將企業(yè)檔案隨手放置，且沒有備份的情況發(fā)生，加之目前企業(yè)的檔案仍舊以紙質(zhì)版為主，保存能力相比較電子版本并不高，如果得不到妥善的保存，容易造成企業(yè)檔案缺失，為企業(yè)帶來沒必要的損失。

企業(yè)的員工也存在對檔案工作的認識不足的問題出現(xiàn)，目前有很多員工仍不知道企業(yè)檔案管理的重要性，更不知道如何對企業(yè)的檔案進行管理，該種員工如果得不到能力以及認知能力的提升，可能會不經(jīng)意間泄露企業(yè)機密，給企業(yè)帶來沒必要的損失。

2.2 缺乏組織協(xié)調(diào)機制

目前企業(yè)對于檔案管理的問題還有缺乏組織協(xié)調(diào)機制，根據(jù)調(diào)查，目前我國企業(yè)的各個部門仍在存在各司其職，缺少緊密聯(lián)系的情況。檔案管理的工作要求工作人員有緊密的細致能力，而目前我國的相關(guān)理論建設并沒有只要負責的部門進行溝通以及協(xié)調(diào)，這就導致相關(guān)的理論體系建設沒有呈現(xiàn)片狀，還僅僅在點狀發(fā)展，使用技術(shù)和理論建設相互脫節(jié)，導致檔案的工作人員并沒有進行通力合作。該行為很容易導致溝通脫節(jié)，信息交流困難等事件的發(fā)生，為企業(yè)的檔案管理增加無形的困難。

2.3 保障投入不足

企業(yè)檔案管理問題存在的第三個問題就是保障投入不足的問題。保障投入不足就容易導致企業(yè)的檔案管理疏漏出現(xiàn)。根據(jù)目前企業(yè)的目前檔案狀況來看，企業(yè)的信息化是十分有必要且需要提上日程的。而且保障投入不足，就會導致企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理的重視程度不高，而且投入保障不足，就會直接導致企業(yè)所能依據(jù)的資料變少，研究成果也相對較少，企業(yè)如果想進行檔案管理的革新措施很難找到理論依據(jù)。

3 對企業(yè)檔案管理存在問題的對策

3.1 完善組織和決策體制

對于企業(yè)檔案中管理存在的問題要完善組織和決策體制。首先要根據(jù)企業(yè)的檔案管理制定相關(guān)的政策制度，例如泄露企業(yè)檔案所要承擔的后果以及如何才能構(gòu)成泄露企業(yè)檔案等等。并且對于泄露企業(yè)檔案的行為進行大力制止，發(fā)現(xiàn)任何有人泄露企業(yè)檔案或者有意向泄露企業(yè)檔案根據(jù)情節(jié)輕重進行不同的處罰方法，嚴重者可以進行報警[2]。

第二，工作人員在進行企業(yè)檔案管理的時候應該將企業(yè)的各個部門整合起來，加強各個部門之間的聯(lián)系，企業(yè)的檔案并不是單獨一個部門的檔案，應該是整體部門的檔案總和。各級人員應該都能做到自覺對企業(yè)檔案進行保密，并且有自覺保護企業(yè)檔案不被泄露的意識。同時該行為也能保證先進的技術(shù)可以通過各個部門的人員進行吸收，對企業(yè)檔案有一定程度的保護作用。

3.2 政府部門以及專家大力支持

對于企業(yè)檔案的管理應該有的對策，第二點就是征得政府部門以及專家的大力支持。獲得政府部門的支持可以潛移默化的提高企業(yè)員工對企業(yè)檔案管理的重視程度，并且企業(yè)部門獲得政府部門的支持也就意味著設立了無形的法律墻壁壘，也相對來說降低了企業(yè)檔案泄露的可能性[3]。

獲得專家的大力支持可以讓企業(yè)在進行企業(yè)檔案管理時獲得專業(yè)知識依靠，專家可以在研制出新型的企業(yè)檔案管理模式時對企業(yè)進行最新的技術(shù)轉(zhuǎn)達，讓企業(yè)掌握更高的企業(yè)檔案管理技術(shù)，降低企業(yè)檔案管理失效的可能性，提高管理的安全性。

3.3 理論與實證相結(jié)合

在企業(yè)檔案的管理過程當中光有理論基礎(chǔ)是不夠的，理論應該與實證相結(jié)合。首先，對于企業(yè)檔案管理的理論應該從專家的研制中獲得，對于這些企業(yè)檔案管理新型技術(shù)，企業(yè)不應該盲目使用，應該進行試驗，選擇出最適合本企業(yè)的檔案管理方式，并且采用。具體問題，具體分析，選擇適合企業(yè)的檔案管理措施，更加方便以后的管理，也能降低工作人員對于檔案管理的操作難度，一舉兩得。

4 結(jié)束語

本篇新形勢下企業(yè)檔案管理問題研究已經(jīng)到此結(jié)束了。本文詳細剖析了目前企業(yè)檔案管理的意義，和目前企業(yè)存在的對檔案工作的認識和重視程度不夠，缺乏組織協(xié)調(diào)機制，保障投入不足的問題。針對這些問題也提出了完善組織和決策體制，政府部門以及專家大力支持，理論與實證相結(jié)合的解決措施，希望企業(yè)都能夠以文中的解決措施為基礎(chǔ)，融合貫通成適合自己企業(yè)的理論基礎(chǔ)。希望本篇文章能夠?qū)δ壳皩ζ髽I(yè)檔案管理存在問題的企業(yè)提供幫助，并且更加希望所有的企業(yè)都能夠完善本企業(yè)的企業(yè)檔案管理，為未來我國的經(jīng)濟事業(yè)發(fā)展提供夯實的保密基礎(chǔ)，同時也希望本篇文章能夠為以后未來企業(yè)的發(fā)展貢獻微薄的力量。本篇文章到此結(jié)束，謝謝大家。

參考文獻

[1]倪曉敏.新形勢下加強企業(yè)檔案管理的思考[J].機電兵船檔案，2009（4）：24-25.

[2]張?zhí)m.關(guān)于新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務，2012（1）：5-5.

[3]劉茹涵.新形勢下加強電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].企業(yè)改革與管理，2017（14）：56-78.