企業(yè)檔案管理規(guī)范化存在的問題及解決措施

吳玉蘭

摘 要：企業(yè)檔案是非常重要的資料，對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有很高的價(jià)值，企業(yè)檔案的形式多種多樣，既有文字材料，又有圖片和視頻資料等等。長期以來，企業(yè)對(duì)自身檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，企業(yè)檔案管理規(guī)范化工作在持續(xù)進(jìn)行中。隨著企業(yè)重視程度增加，規(guī)范化過程中也暴露出許多需要解決。本文首先分析了企業(yè)檔案管理規(guī)范化中存在的主要問題，然后針對(duì)各個(gè)問題提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;規(guī)范化

1 企業(yè)檔案管理規(guī)范化存在的問題

1.1 管理意識(shí)淡薄

企業(yè)檔案管理工作雖然在不斷深入，但尚未在全員范圍內(nèi)得到重視。具體來講，在企業(yè)管理層，將重心放在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與建設(shè)方面，認(rèn)為檔案管理可有可無，是軟工程的代表?；诖?，檔案管理工作未得到足夠的重視，思想滯后，管理觀念不強(qiáng)，檔案管理工作整體上體現(xiàn)為無力性、規(guī)范性不強(qiáng)。一些企業(yè)未成立專門與正規(guī)的檔案部門，檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，管理設(shè)施落后，更新不及時(shí)，影響檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，滿足不了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 專業(yè)能力不足

由于前期企業(yè)對(duì)檔案館工作重視不足，所以檔案管理工作質(zhì)量差強(qiáng)人意。檔案管理工作人員多是其他崗位工作人員轉(zhuǎn)化而來的，并不具有專業(yè)的檔案管理能力。在企業(yè)初期檔案資料較少時(shí)，可以進(jìn)行分類管理，但是隨著檔案數(shù)量增加，檔案分類加細(xì)，檔案管理則需要進(jìn)行系統(tǒng)管理，這就需要檔案管理人員具備相應(yīng)的崗位能力。另外，信息化時(shí)代，檔案管理工作從紙媒管理向著電子化檔案轉(zhuǎn)變，這就需要檔案管理者既要做好紙媒檔案管理，又要對(duì)其進(jìn)行電子化處理，形成電子檔案。這個(gè)時(shí)候，就更加凸顯出企業(yè)檔案管理工作人員能力不足。

1.3 信息技術(shù)運(yùn)用不強(qiáng)

信息技術(shù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理也向著電子化方向轉(zhuǎn)變。對(duì)于有研發(fā)部門的企業(yè)來說，所有的檔案都要進(jìn)行電子化處理，研發(fā)人員根據(jù)自己崗位的特點(diǎn)，對(duì)不同保密程度的檔案有不同的閱讀和下載權(quán)限。有了電子檔案就避免啦申請查看紙媒檔案的繁瑣過程，也避免了檔案供不應(yīng)求的尷尬。由此可見，電子檔案是企業(yè)高速發(fā)展的需要。由于企業(yè)檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用能力不強(qiáng)，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理電子化速度慢，企業(yè)相關(guān)部門需要使用和閱讀檔案時(shí)頻繁出現(xiàn)問題，無法發(fā)揮出企業(yè)檔案對(duì)技術(shù)研發(fā)的指導(dǎo)和借鑒作用。由此可見，檔案管理人員的信息技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)是企業(yè)檔案管理現(xiàn)階段的突出問題。

1.4 管理機(jī)制不健全

企業(yè)檔案管理需要有健全的管理機(jī)制，缺乏健全的管理機(jī)制就會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作難以開展。機(jī)制不健全的問題主要反饋出以下幾個(gè)方面。第一，各個(gè)部門提供的檔案格式不統(tǒng)一，存檔時(shí)不容易識(shí)別，增加了檔案管理人員的工作量。第二，檔案具有保密級(jí)別，不同檔案的保密程度不同。如若檔案建立者沒有做好相關(guān)的處理工作，后續(xù)檔案人員只能存放不規(guī)范或者內(nèi)容缺失的檔案。第三，離職人員在離職時(shí)沒有進(jìn)行有效的技術(shù)交接，后續(xù)研發(fā)人員無法查找到相關(guān)材料，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容的邏輯性存在問題。檔案管理人員在歸檔時(shí)需要對(duì)這些問題進(jìn)行復(fù)核，但是卻無法改變現(xiàn)狀。由此可見，只有企業(yè)健全檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案工作進(jìn)行梳理，并且對(duì)檔案管理的前期相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范，才能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

2 企業(yè)檔案管理規(guī)范化的解決措施

2.1 提高管理意識(shí)

為了尋求可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)管理者要切實(shí)提升對(duì)檔案管理的重視度，以規(guī)范化為方向，明確規(guī)范化對(duì)檔案管理的價(jià)值所在，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性基本原則，有效應(yīng)對(duì)檔案管理實(shí)踐中的問題。同時(shí)，對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，保證分工合理，加強(qiáng)流程管理，避免檔案混亂。檔案管理者要遵循企業(yè)檔案管理制度，掌握管理?xiàng)l款，強(qiáng)化對(duì)各類檔案的認(rèn)真整理與歸檔，在根本上實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)。

2.2 提升專業(yè)能力

人才是管理的核心力量，企業(yè)檔案管理規(guī)范化歸根結(jié)底是崗位人員具備相應(yīng)的能力，提升專業(yè)能力，可以考慮以下三個(gè)方面。第一，要對(duì)既有的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，根據(jù)需要可以采用專業(yè)輔修、聘請專業(yè)人員輔導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等多種方式。目的是讓檔案管理人員了解目前企業(yè)檔案管理所需要達(dá)到的狀態(tài)，以及崗位能力，然后讓工作人員查缺補(bǔ)漏，提升自己。第二，要引進(jìn)應(yīng)屆檔案專業(yè)大學(xué)生。應(yīng)屆學(xué)生的特點(diǎn)是專業(yè)知識(shí)比較扎實(shí)，可塑性強(qiáng)，具有工作熱情和創(chuàng)新意識(shí)。這樣就可以豐富檔案管理隊(duì)伍，既有了解企業(yè)檔案管理工作的老員工，又有具有專業(yè)知識(shí)和前沿水平的新員工，兩者互相搭配，就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。第三，要在企業(yè)各個(gè)部門，尤其是技術(shù)研發(fā)部門安排檔案管理的助理人員，助理人員培養(yǎng)的目標(biāo)是了解檔案管理對(duì)檔案規(guī)格和命名以及各式的要求，了解存檔規(guī)程。這樣就可以在本職工作中更好的準(zhǔn)備檔案，降低管理人員的工作量。

2.3 強(qiáng)化信息技術(shù)

當(dāng)下企業(yè)檔案管理工作，要重視信息技術(shù)的應(yīng)用。第一，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)層面的培訓(xùn)，保證檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用電腦、掃描儀以及相關(guān)的檔案管理軟件。管理人員要明確信息技術(shù)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的作用，從而在檔案管理工作中可以結(jié)合企業(yè)檔案特點(diǎn)有選擇性的利用相應(yīng)的信息技術(shù)來助力工作開展。第二，企業(yè)要建立信息系統(tǒng)運(yùn)維保障部，對(duì)檔案信息化管理給予技術(shù)上的支持，同時(shí)做好企業(yè)電子檔案與技術(shù)研發(fā)相關(guān)部門的協(xié)同使用，同時(shí)做好保密分級(jí)作用。第三，要及時(shí)升級(jí)和更換企業(yè)中的信息技術(shù)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，要保證計(jì)算機(jī)的處理能力與檔案管理需求匹配，要保證運(yùn)維管理人員具有相應(yīng)的信息技術(shù)處理和維護(hù)能力。

2.4 健全管理機(jī)制

企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，必須要有相應(yīng)的管理機(jī)制作為保障，主要包括以下三個(gè)方面。第一，要對(duì)檔案管理工作有明確的規(guī)劃，并制定相應(yīng)的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。第二，要對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行精細(xì)化管理，按照既定目標(biāo)來分解工作任務(wù)，在將各個(gè)工作任務(wù)的完成進(jìn)行討論，包括檔案部門要進(jìn)行如何分類處理、如何進(jìn)行編號(hào)、如何確定檔案保密級(jí)別等等。第三，要對(duì)企業(yè)所有部門進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)工作由檔案部門開展，主要針對(duì)檔案的規(guī)格、命名、文件格式等進(jìn)行講解，說明具體要求。同時(shí)，與各個(gè)部門進(jìn)行交流，優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理部門和相關(guān)部門的工作都能順利開展。

2.5 提升綜合素養(yǎng)

企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，需要管理人員具有較強(qiáng)的綜合素養(yǎng)。首先，要對(duì)檔案管理工作有深刻的認(rèn)識(shí)，具有一定的使命感和責(zé)任感。其次，檔案管理人員要具備持續(xù)學(xué)習(xí)能力和良好的溝通表達(dá)能力，這樣可以保證管理技術(shù)與時(shí)俱進(jìn)，與相關(guān)部門保持有效的溝通，方便工作推進(jìn)。第三，管，檔案管理人員要具備過硬的思想道德素質(zhì)，能夠堅(jiān)守好檔案管理工作，做好保密工作。第四，檔案管理人員要具有一定的文字編輯能力，要對(duì)企業(yè)的檔案管理歷程進(jìn)行記錄，為后續(xù)檔案管理人員提供工作參考。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)必須重視檔案管理工作，為國家和行業(yè)發(fā)展以及企業(yè)的自身管理提供寶貴的資料。規(guī)范檔案管理要從人力、制度、時(shí)效性等多方面展開。所以，企業(yè)要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，用當(dāng)下的檔案管理理念去規(guī)范已有的檔案管理工作?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理人員的信息技術(shù)水平是有限的，企業(yè)要為電子檔案管理提供必要的信息技術(shù)硬件和軟件支持。

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