探索人事代理中的人事檔案管理問題與優(yōu)化建議

摘 要：我國人事制度改革的一大重要措施是人事代理制度的實(shí)施，為人才結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變提供了重要支持，將社會人才配置進(jìn)行了優(yōu)化，有效解決了檔案管理問題。本文將探索人事代理中的認(rèn)識檔案管理問題，并重點(diǎn)路數(shù)人事檔案管理問題的優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：人事代理;管理制度;人事檔案管理

當(dāng)前，人事代理機(jī)構(gòu)已是我國最為重要的人才儲備平臺。隨著時代的發(fā)展，人才流動越來越快，人事代理工作的難度加大，人事代理中的人事檔案管理問題愈發(fā)凸顯;其主要問題集中在，宣傳力度不足，工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高，檔案材料不完整及管理制度不完善方面。

1 人事代理中的人事檔案管理問題

1.1 宣傳力度不足

人事檔案的形成從大中專院校開始，而人事代理是從入職工作并將人事檔案放入相應(yīng)機(jī)構(gòu)時開始。全國的大中專院校的畢業(yè)生在離校前都會接受相應(yīng)的就業(yè)指導(dǎo)課程輔導(dǎo)，畢業(yè)生可以通過就業(yè)指導(dǎo)課程對人事檔案和人事代理詳情進(jìn)行了解。但部分大中專院校會將檔案交給個人保管，因而部分檔案未經(jīng)正規(guī)單位進(jìn)行傳遞，導(dǎo)致死檔和空白檔的產(chǎn)生。這類現(xiàn)象的產(chǎn)生原因主要在于學(xué)生對檔案轉(zhuǎn)遞和保管流程不夠了解，同時院校和用人單位在檔案管理工作的流程上宣傳力度不足。

1.2 工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

大多數(shù)人事代理的保管方式為人檔分離，這給用人單位的工作人員開展檔案讀取工作帶來了一定困難。人事檔案與出國政審、職位晉升、福利待遇等有密切關(guān)系，工作人員對于檔案處理的不合理會降低人事檔案的利用效率。這類問題的主要原因是當(dāng)前從事檔案管理工作的代理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。

1.3 檔案材料不齊全

檔案材料本應(yīng)隨著個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的變動，不斷進(jìn)行資料的更新和填充。人事代理的主要工作內(nèi)容是協(xié)助代理單位對檔案內(nèi)容材料進(jìn)行歸集和整理工作，但由于檔案內(nèi)容材料的更新不及時，填充不到位，極大地影響了人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性。人事代理單位及個人依照相應(yīng)合同，將代理人員的信息材料上交到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，由人才機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。但由于人事檔案的精確性和完整性不足，檔案手續(xù)不全，內(nèi)容和材料不完善等問題，在合同期滿后，大部分單位和個人（部分是大學(xué)生）無法及時到對應(yīng)的人才管理機(jī)構(gòu)辦理相應(yīng)手續(xù)。因此，死檔和空白檔的數(shù)量日益增多，進(jìn)一步影響人事檔案的完整性。

1.4 管理制度不完善

人事檔案管理制度不完善是影響檔案管理工作的重要因素。管理制度的不完善主要表現(xiàn)為日常檔案管理、更新和填充制度不完善，人事檔案管理團(tuán)隊(duì)協(xié)作機(jī)制缺乏。因此，在人事檔案管理工作中，用人單位與人事代理機(jī)構(gòu)之間的責(zé)任界限不清晰，溝通銜接不流暢。在人事檔案歸集、處理和政審的實(shí)際工作中，用人單位同人事代理機(jī)構(gòu)時常互相推諉，互相指責(zé)，降低人事代理的工作效率。基于上述情況，構(gòu)建科學(xué)完善的管理制度已經(jīng)刻不容緩。

2 人事檔案管理工作的優(yōu)化建議

2.1 加大宣傳力度

大中專院校和用人單位對于人事檔案管理工作的宣傳力度不足導(dǎo)致學(xué)生對檔案轉(zhuǎn)遞和保管流程不夠了解，進(jìn)而使得死檔和空白檔的數(shù)量日益增加。因此，大中專院校、用人單位和人才交流管理結(jié)構(gòu)應(yīng)加大宣傳力度，拓寬影響范圍。在人事檔案管理的實(shí)際工作中，應(yīng)從多方位、多層次加強(qiáng)宣傳力度，加深工作人員對于人事代理與人事檔案管理工作區(qū)別的理解程度。通過分發(fā)手冊將檔案材料的內(nèi)容及補(bǔ)充方法通報相關(guān)人員，促使各相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作人員及大中專院校畢業(yè)生樹立檔案意識，培養(yǎng)科學(xué)的檔案理念，從而從內(nèi)心認(rèn)識到檔案管理宣傳工作的重要性。同時，著重宣傳人事代理工作的重要性，提升人事代理與人事檔案管理的影響范圍，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的效率。

2.2 提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)

在新時代，認(rèn)識檔案管理工作越來越復(fù)雜，所涉及的方面越來越廣泛，這給人事代理人員的工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也對人事代理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了較高要求。只有專業(yè)能力突出、工作細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，才能滿足復(fù)雜多變的人事檔案管理工作需求。因此，人事代理機(jī)構(gòu)應(yīng)從以下幾方面著手提升人事代理人員的專業(yè)素養(yǎng)：將內(nèi)部招聘與培訓(xùn)體系相結(jié)合，選拔專業(yè)的工作人員;提升人事代理員工的福利待遇，改善工作人員的工作環(huán)境;展開崗位培訓(xùn)，通過基礎(chǔ)知識和檔案法規(guī)條例的學(xué)習(xí)，提升工作人員的綜合素質(zhì);建立人事檔案管理程序，完善崗位職責(zé)和晉升獎懲制度，提升工作人員的工作熱情和主動性，確保人事代理人員能夠開展高質(zhì)量的檔案工作，減少死檔和空白檔的數(shù)量，保證人事檔案的規(guī)范性和完整性。

2.3 確保檔案完整性

人事檔案管理工作正常展開的基礎(chǔ)是人事檔案的完整性。人事代理的人事檔案的完整性確保了檔案工作開展的服務(wù)性和政治性。人事檔案隨著個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的變化，也應(yīng)進(jìn)行相關(guān)材料的補(bǔ)充和更新。因此，在新的發(fā)展階段，人事代理機(jī)構(gòu)和人事代理工作人員應(yīng)結(jié)合當(dāng)下時代現(xiàn)狀，將人事檔案管理的工作重點(diǎn)集中在檔案的歸集和整理。將檔案的進(jìn)出環(huán)節(jié)規(guī)范化，制定相應(yīng)的畫冊和宣傳手冊分發(fā)至各相關(guān)單位和個人，提升人才交流管理機(jī)構(gòu)和人事代理的檔案意識和檔案理念。各用人單位和個人應(yīng)依照人事檔案管理工作的有關(guān)章程遞送相關(guān)資料，及時完成檔案內(nèi)容的更新和填充工作，并歸整和處理好人事檔案。個別機(jī)構(gòu)和人事代理對于人事檔案資料信息的處理較為草率，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容雜亂，信息不全，因此，人事代理應(yīng)加強(qiáng)對于各相關(guān)部門的監(jiān)察力度，依照國家的相關(guān)制度章程，完善監(jiān)管方式，開展人事檔案管理工作的匯總工作，盡早發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中的問題。督促相關(guān)單位和個人對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行修改，提升各人事代理和機(jī)構(gòu)的檔案意識，加深其檔案管理理念。

2.4 完善管理制度

管理制度的不完善體現(xiàn)在日常檔案管理、更新和填充制度不完善，人事檔案管理團(tuán)隊(duì)協(xié)作機(jī)制缺乏。用人單位與人事代理機(jī)構(gòu)之間經(jīng)常出現(xiàn)責(zé)任界限不清晰，溝通銜接不流暢等問題。為解決上述問題，應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度，保障人事檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。管理制度的建設(shè)重點(diǎn)應(yīng)集中在設(shè)立科學(xué)的委托保管制度，明確用人單位與代理機(jī)構(gòu)各自的職責(zé)，加強(qiáng)用人單位與代理機(jī)構(gòu)之間的溝通交流。通過完善的管理制度更好地將用人單位與代理機(jī)構(gòu)融合起來，共同做好檔案的規(guī)整、處理和審核工作。建立電子歸檔管理制度，打通代理業(yè)務(wù)與人事系統(tǒng)間的信息通道，提升人事檔案管理工作的效率。依靠專業(yè)能力突出、工作細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，先進(jìn)的硬件設(shè)施，根據(jù)科學(xué)合理地管理章程，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

3 結(jié)論

人事代理中的人事檔案管理工作較為復(fù)雜，其主要難點(diǎn)在于人員的流行性大、整體情況復(fù)雜。人事代理機(jī)構(gòu)應(yīng)以服務(wù)人民為基本原則，完善管理制度，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，加大宣傳力度，確保檔案的完整性，以此建立優(yōu)質(zhì)的服務(wù)平臺，更好地推動社會發(fā)展。

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作者簡介

馬立彬（1981-），男，河北省滄州市，本科，畢業(yè)于中南大學(xué)，助理館員。