關于企業檔案利用工作的思考

王騰燕

企業檔案是企業的重要知識資產和核心信息資源，具有不可替代的憑證價值和參考價值。開發利用好檔案資源，對于服務企業改革發展、維護企業和職工合法權益中具有十分重要的意義。要堅持以服務利用為導向，以資源建設為基礎，以科學管理為保障，建立完善檔案資源開發利用體系，提高檔案利用效能。

1 強化服務理念，凝聚檔案利用之識

理念是行動的先導。要加深對檔案及檔案工作的認識，強化檔案價值意識，創新提升服務理念。一是樹立“利用體現價值”理念。檔案的價值在于利用。檔案具有知識資產、文化產品、大數據資源屬性，是企業的重要生產要素、國有資產和核心信息資源。其要素價值、資產價值、資源價值，只有通過利用才能實現。如果只收不用，檔案就成了無用的“故紙堆”，檔案部門就成了單純的“守庫人”。因此，要高度重視檔案利用工作，通過利用激活檔案價值，發揮其在決策參考、維護權益、傳承文化、宣傳教育等方面的重要作用。二是樹立“服務創造價值”理念。檔案是靜態的。要想實現檔案的價值，必須通過優質高效的服務，才能激活檔案價值，才能“讓檔案發聲、讓歷史說話”。要強化服務意識，完善服務機制，準確把握企業和職工需求，依法主動提供利用服務，在提供服務中同步實現檔案價值和檔案工作者人生價值。三是樹立“創新提升價值”理念。檔案是座巨大的資源寶庫，開發力度不同、利用途徑不同、服務方式不同，實現的價值也會有很大不同。要創新檔案開發利用方式和途徑，加強檔案資源深加工和再加工，拓展檔案利用的范圍和深度，通過開展優質高效服務實現檔案資源增值、價值提升。

2 加強資源建設，夯實檔案利用之基

要把資源建設作為檔案利用的基礎工作，認真落實國家檔案局第10號令，從管理、技術、制度入手，拓展領域、豐富內容、嚴格標準、規范流程，加大檔案歸集力度，努力提高檔案資源的存儲量和集中度。一是如期做好文件材料歸檔工作。編制實施企業《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，加強與各業務部門的溝通協調，按照歸檔周期做好文件材料歸檔整理工作。加大文件材料收集歸檔力度，努力將檔案工作向基層延伸、向新業務延伸、向新載體延伸，做到企業業務拓展到哪里，檔案資源就征集到哪里。二是努力掌控分散保管檔案資源。由于檔案保管條件、業務性質、工作需要等原因，部分專業檔案分散保存在相關業務部門。要加強對各部門檔案資源信息、目錄的管理，全面掌握企業檔案數量及分布情況，構建一網通管、多點保存、信息集成、全面覆蓋的檔案目錄數據庫，實現企業檔案資源有機整合、協同管理、高效利用。三是及時做好檔案處置移交工作。隨著企業改革改制工作的不斷深入，清算破產、兼并重組、資本運作、混合所有制改革等改革活動日益增多。這些改革改制單位的檔案對于妥善處理改革改制善后工作、維護企業和職工合法權益等具有極為重要的作用。一旦處置不當，將會造成無法挽回的損失。要嚴格落實《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》等制度規范，及時做好國有企業資產與產權變動檔案處置工作，確保檔案移交清楚、完整系統和有效利用。

3 規范服務流程，提升檔案利用之質

查借閱是最基本、最常見的檔案利用方式。要增強依法服務、主動服務、優質服務意識，嚴格制度，規范流程，積極做好查借閱服務工作。一是完善檢索工具。認真編寫全宗指南、全宗目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄、卷內目錄、底圖目錄等，建立室藏檔案目錄數據庫，為檔案查借閱提供便捷工具。要加強對政策形勢和企業需求的分析研究，有針對性地編寫專題檢索工具，提高檢索的便利度、快捷度、精準度。二是規范查借閱程序。要明確檔案查借閱權限，建立完善檔案查借閱申請—審批—查借閱—歸還程序，認真做好查借閱人員身份登記，依法提供查借閱服務。要善于運用大數據理念和信息化、智能化手段，加大網上查借閱力度，提高查借閱效率。三是做好反饋登記。反饋登記是檔案部門向查借閱人員提供檔案利用時履行交接手續的一種憑證，也是檔案部門記錄、掌握查借閱情況的一種形式。檔案人員可以通過對查借閱檔案的分析研究，判斷檔案的利用頻率和保存價值，為檔案利用和檔案鑒定提供重要信息。檔案工作人員要加強與借閱人員的聯系，協調利用人員填寫利用檔案所解決的問題或產生的經濟效益、社會效益。必要時，可將檔案利用情況匯編成冊，以總結經驗，改進工作，更好地發揮檔案價值。

4 開發文化產品，拓展檔案利用之效

檔案是歷史文化的積淀，是珍貴的文化資源。要注重發揮和挖掘檔案的文化屬性，積極開發檔案文化產品，以更高層次的文化產品服務企業黨的建設、經營管理、宣傳教育、民生建設等事業。一是高水平陳列展覽。檔案陳列展覽是對職工進行思想教育的有效載體，也是展示企業形象的直觀方式。要科學確定陳列展覽主題，依托紙質檔案、照片檔案、音像檔案、實物檔案，采用照片實物展陳、多媒體技術、數字技術、AR增強現實、VR虛擬現實等技術方式，精心布置展廳，增強宣傳展覽的視覺效果和感染力。二是高效能編研檔案。檔案編研對于整合檔案信息資源、系統提供檔案利用具有重要意義。要增強檔案資源開發的針對性和提供服務的主動性，對檔案信息進行分類匯總、綜合整理、分析研究，有針對性地編寫專題文件匯編、科研成果簡介、工程項目簡介、歷年生產經營指標統計分析等專題匯編、專題材料、深層次加工材料，提供高質量的檔案信息產品。三是高質量編史修志。編史修志是傳承企業歷史、培育企業文化的基礎性工作，也是深層次、高水平、綜合性的檔案文化產品開發工作。要將修志工作納入企業經營管理目標任務中，明確編修周期，完善工作機制，推進史志工作的制度化常態化。要強化志書質量意識，嚴把志書政治關、體例關、史料關、保密關，打造經得起歷史檢驗的精品佳志，為企業留下珍貴的歷史資料和寶貴的文化財富，切實發揮“存史、資政、教化”功能。

5 鍛造管理能力，創新檔案利用之治

提高檔案開發利用成效，關鍵在人，關鍵在檔案治理能力。要圍繞創新檔案治理機制、提高檔案治理能力，強化四項建設。一是強化責任體系建設。建立健全檔案工作責任制，明確企業主要負責人和分管負責人的責任，落實檔案工作機構和工作人員，充實專兼職隊伍，形成縱到底、橫到邊、全覆蓋的工作網絡。將檔案工作和檔案利用情況納入目標責任考核，并與績效掛鉤，切實調動各級人員抓好檔案工作的積極性。二是強化管理基礎建設。要把檔案工作納入企業總體工作，落實辦公經費、保管設施、辦公條件等。建立完善檔案管理辦法、檔案利用制度等制度規范，構建科學配套、務實管用的檔案管理制度體系和運行機制。三是強化業務能力建設。加大繼續教育力度，優化檔案管理團隊年齡結構、知識結構、學歷結構。采取“走出去、請進來”等多種方式，組織檔案人員學習檔案業務知識、信息化知識、文秘知識、經營管理知識等，不斷增強檔案人員綜合素質。創新檔案管理人才選拔、引進和培養機制，建立檔案技術人才評價體系和檔案專業技術人才庫，拓展檔案人員成長空間。四是強化團隊作風建設。深入學習黨的十九大精神，認真踐行習近平新時代中國特色社會主義思想，不斷提高政治站位。大力弘揚執著守望、淡泊名利、甘于清苦、辛勤耕耘的“蘭臺精神”，守得住清貧、耐得住寂寞、看得輕名利、穩得住心神，安心從容、嚴謹細致、精益求精地做好檔案工作，全面提升檔案治理效能，努力在服務企業改革發展中做出貢獻、展現價值。