文書檔案管理存在問題及解決策略之我見

摘 要：文書檔案管理工作內容涉及多個方面，包括文件的收集、整理、催辦、歸檔、管理、利用等，要清楚認識并解決好文書工作與檔案工作銜接問題;解決好文件收集途徑，并且規范相關檔案收集制度;規范管理系統，對文件從接收、立卷到管理方面出現的紕漏高度重視;通過網絡服務這個寬廣的平臺，做好檔案的服務利用工作。

關鍵詞：文書檔案;銜接問題;檔案意識;收集完整;收集途徑;收集制度;檔案鑒定;立卷;資源共享

文書檔案，是指機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存和查考價值的文件。文書檔案管理是檔案管理工作的重要部分，是各個機關、團體和企業、事業單位檔案管理工作的主要工作之一，文書檔案管理工作，包括文件的收集、催辦、整理、歸檔、管理、利用等，只有保證文書檔案管理工作保質保量完成才能讓單位更好地發展。在目前的文書檔案管理工作中，存在著多方面待解決的問題，一定要注意以下幾方面的嚴格把控。

1 清楚認識并解決好文書工作與檔案工作銜接問題

文書檔案管理工作中，文書和檔案是不同的兩個工作，他們既有聯系又有區別，在很多時候都互相影響，在日常的檔案工作中，做好兩項工作的順利鏈接，是做好檔案工作的重要保障。但是，目前在文書工作和檔案管理工作中還存在著許多問題，文秘人員沒有檔案知識，甚至缺乏檔案意識，不考慮文書工作給檔案帶來的影響，檔案人員也懶得熟悉文秘的工作，致使文書和檔案之間不能很好的銜接，而文件是檔案的基礎，檔案是文件的歸宿。首先能夠很好的完成文書工作是做好檔案工作的前提條件，文書人員要提高檔案意識，學習檔案法規和相關制度，虛心接受檔案管理人員的指導和監督。檔案管理人員也要熟悉文書的寫作要求和日常工作程序。在平時的工作中，文書人員和檔案人員都必須認真執行檔案收集制度、立卷歸檔制度等，確保文件收集完整、及時和準確，通過認真學習科學分類、立卷，使文件材料形成有聯系，又有區別的一個有機整體。文書人員和檔案人員都必須密切關注需要收集的文件資料，對于文書檔案資料一定要嚴格要求紙張的大小、文體以及格式等，確保其規范、標準，減少和避免文件材料中出現亂涂亂改、字跡不清晰等問題，要嚴格按照規定認真核對，對不符合規定的文件，一律按照要求返回文書重新整理，嚴格把好文書檔案質量關。

2 解決好文件收集途徑，并且規范相關檔案收集制度

文書檔案管理人員要完成好歸檔文件的收集、鑒定、保管、利用、統計等工作。很多有價值的檔案都來源于其他重要的業務部門，很多時候都不能完整及時的移交，只有保證文書檔案的有效收集，才能確保檔案的質量，這就需要各部門檔案工作人員以及領導的配合，文書檔案管理人員必須去每個部門認真了解情況，及時收集所需材料，以確保檔案的完整性。檔案管理人員必須對每個部門的檔案負責人進行定期檔案法律法規和專業知識培訓，認真監督和指導檔案的收集工作，是保證做好檔案工作的第一步。

在平時的工作中就要給各個部門的檔案及兼職人員做工作上的指導和明確的工作要求，對公文的審核和簽發要嚴格按照規定辦，要控制文件的數量，禁止隨意的抄送現象。并且制定嚴格的文件處理制度。如：1）定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門，必須按照要求歸檔的時間、歸檔的質量，移交到本單位綜合檔案室。2）聯系催要制度。在文件辦理過程中出現延遲或者遺漏等情況，都需要及時向形成材料的部門催收。3）載體紙張要求。歸檔材料統一使用A4（80G）規格的辦公用紙（專業特殊要求的除外）。4）載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫。不得使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。5）復印、打印材料不得色帶打印、墨水打印材料歸檔;傳真形成材料不能歸檔。6）各部門完成的，有歸檔價值的材料，如有相應材料佐證的，（包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料）一定要收集完整，在收集、整理時還要考慮保持文件材料之間的邏輯聯系。

同時，在逐步實現數字化、網絡化的當下，文書檔案收集工作已經向電子化、自動化的方向發展，提高檔案管理人員計算機應用水平，由負責檔案計算機管理人員及時收集各個部門產生的電子文件，在固定時間對收集的電子文件進行歸檔整理，同時對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。

3 管理系統不規范，要對文件從接收、立卷到管理方面出現的紕漏多加重視

文書檔案管理水平體現出單位的檔案管理水平，關系到單位的發展，這就需要領導能夠正確、全面地認識到其價值，加強對管理工作的重視程度，實現檔案資料的完整性，體現其實用價值，提高文書檔案管理工作的質量，目前我認為，必須從以下幾個出現問題的方面著重改善：

1）設立鑒定機構，由專門機構或專人負責鑒定工作，保證歸檔文件的質量，以免魚龍混雜，造成檔案室空間的浪費，以及多余的檔案工作。檔案在歸檔之前，就必須經過多次鑒定，一是對案卷質量及規范的鑒定;二是對立卷規范鑒定;三是確定保管期限的鑒定，要根據檔案局下發的《文書檔案保管期限表》，和單位歸檔文件的狀況，制定合適的保管期限表，便于鑒定操作的開展。同時對到期檔案進行分類統計，制定綜合的鑒定計劃，對還沒有到期，但沒有實際利用價值的檔案進行分析、鑒定。

2）改進立卷方式，提高現代化管理水平。不僅要以件為單位對歸檔文件組卷，還要利用計算機，輔助管理立卷，這樣對于無保存價值的文件，可以隨時刪除，不用拆卷重組，造成大量繁瑣工作，還對檔案有所損壞。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限表有所調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作效率。

3）在檔案管理工作之中，我們要做到有章可循，要建立健全檔案管理的相關制度，依據法規、制度規范、科學管理檔案。利用現代化的辦公手段，有效提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理的專業水平。許多單位檔案信息查詢管理系統功能尚不完善，設備更新不及時，給檔案查詢及利用帶來很大不便，同時自動化、網絡化管理的文書檔案系統中，缺乏安全意識，導致檔案資源在傳輸或提取中，被病毒侵入，系統癱瘓，文件丟失，從而給文書檔案造成極大的損失，工作上造成很大困難，在我們的檔案管理工作要實現與時俱進的同時，也要做好檔案安全工作。

4 利用服務平臺要與時俱進

原來我們只能在檔案室進行手動查詢檔案，準確率不高，效率底下，都是原始檔案查詢方式存在的問題。現運用計算機技術對檔案進行管理后，可與其他信息建立聯系，一個事件不僅能看到現在的記錄信息，還可以看到歷史記錄信息;不僅能看到本事件的全部開放信息，還能看到相關及相類似事件的所有開放信息，實現信息的橫向與縱向、歷史與現實的共聯，能夠做到開放檔案信息及時共享的同時，還可以保證很高的查全率和查準率，不受空間的限制，極大地提高檔案利用工作的質量和效率。并且通過網絡服務這個工作平臺，任何人通過簡單的操作就可以看到檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。檔案室里的檔案查詢、復制工作也可以將檢索方式放到計算機應用軟件系統中，通過一臺電腦對可開放文件實現一鍵式查詢、打印。不過一定要做到定期按需求調整檢索工具。案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應調整、更改。

參考文獻

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作者簡介

張變變，檔案助理館員，大同煤礦集團大同地煤姜家灣煤礦。