高校干部人事檔案服務水平提升策略之我見

摘 要：本文以高校干部人事檔案服務為分析對象，首先介紹高校干部人事檔案服務的概述，接著闡述了高校干部人事檔案服務的主要內容，再接著分析了高校干部人事檔案服務中存在的問題，最后論述了提高高校干部人事檔案服務的策略，以便可以更好地做好高校干部人事檔案服務工作。

關鍵詞：人事檔案;高校;服務

1 高校干部人事檔案服務概述

高校干部人事檔案服務是一種服務模式，主要服務對象是高校干部管理人員。一般來說，高校干部人事檔案服務具有以下幾方面特點[1]：

第一，檔案服務具有無形性。目前，檔案管理人員為高校干部所提供的各種檔案服務，是一種看不見摸不著的服務，是一種無形的服務，只有在服務結束之后才能夠觀察到服務效果。

第二，服務對象多元性。高校干部的人事檔案服務的對象并不是一元的，也不是唯一的，它是多元的，包含有組織，也包含有人事部門，還包含有經過批準的個人等等。

第三，具有互動性。高校干部人事檔案服務主要是為了滿足服務對象需求，是一種互動過程，利用者通過檔案管理人員的各項服務尋找自己想要的信息，以此獲得滿足感。

第四，多樣性。隨著時代的快速發展，當前的高校干部人事檔案服務模式也呈現出多元化，已經不再是傳統手工模式，信息技術也已經融入到了高校干部人事檔案服務之中，通過互聯網實現了資源的共享。

2 高校干部人事檔案服務主要內容

第一，及時收集和規范人事檔案資料。人事檔案主要包含有一個人的技術、工作經驗、履歷等各方面的信息，因此提高檔案資料的規范性是做好人事檔案服務的一項重要內容。在進行整理的過程之中，辨別信息真假又是關鍵所在。在當前檔案信息之中會存在很多瑕疵之處，例如有些材料沒有蓋章，有些材料是復印件，有些材料的日期并不一致，有些材料的字跡非常潦草等等。因此，在進行高校干部人事檔案服務之時首先必須對各項資料進行精準把控，要經過層層審核之后方可歸檔，切記不能將手續不完備或者是字跡潦草不清晰的檔案歸檔。

第二，切實做好人事檔案的保管工作，確保資料的完整性。鑒于高校干部人事檔案具有了特殊性，同時為了便于進行查找，檔案保管部門需要設置專門空間進行保管，做好防火、防潮等一系列措施，確保干部人事檔案完整性。與此同時，高校還需要設置專門檔案管理辦公室，做好日常整理工作以及接待工作，方便檔案查閱[2]。

第三，嚴格按照規定轉遞檔案。高校干部經常會出現人事變動變化，因此當一個干部到新單位任職之時，原單位檔案部門需要將干部檔案及時轉替到新單位。在進行人事檔案轉遞之時必須嚴格按照檔案整理要求，檔案材料必須完整而又準確，不允許出現任何分散性的轉出行為。接收單位在接受之時必須對檔案進行核準，在確定無誤之后填寫回執單，蓋上公章并做好保管工作。

第四，為合理使用提供服務。由于工作或者是其他因素影響需要查閱干部檔案，檔案工作人員需要按照借閱的規定做好審批手續。在借閱過程之中嚴禁在檔案上進行涂改，嚴禁任何撤換檔案的行為，不能私自將檔案泄露，不能私自進行拍照，如果需要復印還必須向檔案管理單位提出申請方可。

3 高校干部人事檔案服務存在的問題分析

從總體來看，高校干部人事檔案服務工作總體較好，但是依舊存在一些問題值得關注，主要體現在以下幾方面。

第一，監督和指導力度不夠，服務水平不高。目前，我國正處于改革發展關鍵時期，干部的人事制度也在不斷進行改革，對于高校干部人事檔案服務的要求也更高。但是在實際的服務過程之中，檔案管理部門雖然重視人才的培養工作，但是對于檔案工作的監督和指導卻并不到位，沒有切實履行各項監督措施。例如，一些高校干部檔案中出現各種前后信息不一致現象并沒有被及時查出，一些明顯的涂改痕跡和造假現象也沒有及時發現，這也表明當前高校干部人事檔案的監督嚴重不足，服務有所松懈，管理不到位。除此之外，高校干部人事檔案的相關規定大部分都是停留在資料的收集和整理方面，在監督方面的規定并不多，這也導致了當前人事檔案的監督作用沒有發揮[3]。

第二，資料收集把關不嚴，服務質量不高。高校干部人事任免都是在不斷變動，每個干部履歷也是在不斷變動，這也導致了高校干部人事檔案的一個重要特點就是具有動態性，每一分每一秒都在發生變化。但是，由于一些高校干部人事檔案認知存在不到位的現象，在干部人事檔案材料收集時不及時，應蓋章的地方沒有蓋章，因提交的材料沒有提交，應當歸檔的材料也沒有歸檔，這就使得一些干部材料存在嚴重缺失的狀況，嚴重影響到了干部檔案的管理和使用。與此同時，一些人員檔案管理意識也非常薄弱，并不清楚哪些材料需要真正存入到檔案之中，因此也沒有及時將這些材料進行歸檔。除此之外，當前高校檔案服務對于收集檔案范圍也沒有嚴格規定，并不是所有檔案都可以歸檔進行儲存，任何一份材料的收集都必須經過鑒別和判斷，必須要求真實而且材料齊全。但是由于在資料收集時把關不嚴，材料沒有進行真偽辨別，也沒有任何登記手續，隨便一份材料都可以歸入到個人檔案之中，這也導致了很多內容失真的現象發生，檔案服務質量存在嚴重問題。

4 提升高校干部人事檔案服務的相關策略

為了可以更好的做好高校干部人事檔案服務工作，我們可以從以下幾方面采取優化措施：

第一，進一步加強高校干部人事檔案服務隊伍的建設。高校干部人事檔案的服務工作是由工作人員來完成，因此通過不斷加強工作人員的素質，有助于更好的做好高校干部人事檔案服務工作。為此，高校首先必須不斷提高管理人員的業務素質，尤其是提高管理人員的服務意識。檔案管理工作不僅僅要求工作人員具有扎實的業務素質，同時還需要具備較強的服務意識，尤其是近些年來檔案管理的手段條件都在發生著變化，管理人員需要樹立起積極服務的思想，主動順應時代發展的潮流，提高自身的計算機操作能力，提高自身的信息化素質。其次，高校也需要進一步加大培訓力度，進一步做好干部人事檔案隊伍的建設。通過培訓有助于進一步提高服務人員的服務能力，有助于進一步提升干部人事檔案的服務水平，促進高校干部人事服務工作的開展。

第二，加強資料收集，提高服務質量。為了可以進一步提升高校干部人事檔案服務的質量高校的檔案服務工作需要進一步加強資料的收集，對于資料收集的方法程序需要明確規定。在收集過程之中，高校檔案服務人員需要加強對于資料真偽的辨別，尤其是對于資料造假行為的辨別，一旦發現造假或者是存在瑕疵的資料需要進行審核，確保無誤之后方可歸檔。

5 結語

綜上所述，為了可以進一步做好高校干部人事檔案的服務工作，我們需要進一步加強服務隊伍的建設，夯實服務隊伍的綜合素質，同時還需要做好資料收集的整理工作，切實提高服務質量，只有這樣才能進一步提升高校干部人事檔案管理的質量。

參考文獻

[1]姚帥.高校干部人事檔案服務水平提升路徑探索[J].中外企業家，2019（25）：108.

[2]張光明，苗洪麗.高校干部人事檔案服務水平提升路徑探索[J].蘭臺世界，2019（05）：113-115.

[3]田敏.構建新常態下高校干部人事檔案的管理機制[J].蘭臺內外，2018（09）：33-34.

作者簡介

郝晨光，男，山東省濟南市，中級，人事檔案管理。