機關事業單位檔案管理現狀分析及解決對策

摘 要：對于機關事業單位來說，檔案是宣傳教育的重要素材，是工作查考的主要依據，無論對于個人、單位還是社會來說，它的憑證和參考的作用都無可替代，因此，做好機關事業單位的檔案管理工作是提高檔案利用、發揮檔案最大價值的基礎。文章以日常檔案管理工作實際出發，深入分析現階段機關事業單位檔案管理存在的問題，進而提出有效的解決措施，為廣大檔案管理者提供參考和借鑒。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;問題;措施

2018年10月11日，國家檔案局發布第13號令《機關檔案管理規定》。《規定》指出機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。近年來，隨著國家和社會對檔案的重視，社會、單位或個人對檔案的利用需求日益增大，在全面提高檔案管理水平的大環境下，機關事業單位紛紛推進檔案管理建設，逐步完善檔案體系，在很大程度上提高了檔案管理質量。但是，在檔案管理實際工作中，仍然存在不少的問題制約了檔案管理水平的快速提升，比如檔案意識不夠，檔案人員流動性較大，歸檔不主動不及時等等，這些客觀存在問題和矛盾在一定程度上弱化了檔案在機關事業單位工作中的重要性[1]。

1 機關事業單位檔案管理現狀

1）檔案意識不夠。從近年來單位歸檔文件材料的齊全性以及歸檔的主動性來看，機關事業單位整體檔案意識還是較薄弱。究其原因，是因為對檔案工作不夠重視。據了解，機關大部分部門未將檔案管理工作作為一項重要的工作列入年度工作計劃中，認為檔案歸檔與否并不影響日常工作的開展，或是認為檔案工作沒有太大的時效性，在有更重要的工作時，檔案工作是可以暫時為其他工作“讓路”的工作。檔案意識不夠，導致了在日常工作中不注重及時收集、及時歸檔，影響單位整體檔案管理工作的順利開展。2）檔案制度缺失或不完善。目前，很多機關單位存在檔案制度缺失或不完善的情況，從檔案的收集、整理、移交、鑒定、利用等方面缺乏規范有效的管理制度。比如：對收集范圍和移交歸檔的時間沒有嚴格的規定，什么時候想起來什么時候交，部門交什么，檔案管理部門收什么;對文件的留與存沒有統一的標準，導致“有文必檔”或者“是檔不歸”的現象嚴重;檔案的利用手續不完善，造成被借閱的檔案遺失的情況也時有發生;有些單位進行了多次機構改革，內設機構和主要職能已經發生了巨大的變化，現有的檔案制度已經無法滿足機構改革后檔案管理工作的需要，應根據職能的轉變對檔案制度進行重新修訂，但是很多單位多年不修訂陳舊的檔案制度，這也是制約檔案管理工作停滯不前的主要原因。3）兼職檔案員流動性較大。檔案管理工作需要有一定的檔案理論和業務知識支撐，從收集、整理、歸檔都有嚴格的要求，但因客觀上的一些原因，大部分機關單位的兼職檔案員更換頻繁，于是部門的檔案工作也就像“擊鼓傳花”，在一個人手里還沒有捂熱又傳到他人手中[2]。據了解，很多部門將檔案工作交給剛參加工作的新人，新人在對本單位的業務工作還不熟悉、對檔案工作完全陌生的情況下接管檔案工作，導致部門檔案工作無法按時按要求完成，直接影響單位的整體檔案工作。因此，頻繁地更換檔案人員是檔案管理水平難以提高的重要因素。

2 解決現狀的有效對策

針對現階段檔案管理存在的問題，筆者認為可以從以下幾個方向開展檔案管理工作，從而使檔案收集渠道更順暢，檔案整理更規范，檔案利用更便捷，建立更加健全和科學的檔案管理體系，進一步提高檔案管理水平，提升檔案服務能力，發揮檔案的最大價值。

1）全面提高檔案意識。檔案管理工作是一項系統工程，是需要全民參與的一項重要工作，而檔案意識一直以來深深影響著檔案工作的順利開展。要做好檔案管理工作，離不開每一個職工的參與，每個職工在日常工作中都會產生有價值的檔案，因此必須全面提高檔案意識。加強檔案宣傳是全面提高檔案意識最有力也是最有效的措施，是促進檔案事業科學、快速發展的重要手段[3]。例如，利用“國際檔案日”、歷史重大事件紀念日、單位周年紀念日等有特殊意義的時機舉辦檔案展覽活動，或通過單位內部網站，傳播檔案“留史、鑒今、資政、育人”的價值，宣傳檔案工作“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的神圣使命，讓更多的人了解檔案、重視檔案，從而提高全民檔案意識[3]。2）加強檔案制度建設。建立和完善檔案規章制度是規范和推動檔案管理工作科學發展的基礎和前提，也是保障檔案工作順利開展的有效手段。近年來，筆者工作的自然資源部南海局（原國家海洋局南海分局）先后出臺了《檔案管理辦法》、《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限規定》、《科技檔案歸檔范圍和保管期限規定》、《特殊載體歸檔意見》等相關檔案制度，內容涵概了各門類檔案收集范圍、整理流程、利用借閱流程、庫房安全管理、培訓監督檢查、宣傳和教育、檔案獎懲等方面。制度的實施，讓部門兼職檔案員在開展收集和整理檔案工作中有據可依、有章可循，大大提高了檔案歸檔率和利用率。特別是檔案的獎懲制度，通過在重要會議或在內部局域網上，對積極主動歸檔移交、文件材料收集齊全、整理規范的部門給予通報表揚;對多次督促仍不按時移交或移交文件材料明顯不齊全的部門進行通報批評等方式，提高全體職工對檔案工作的主動性和積極性。此外，通過經常性地宣貫檔案制度，全體職工從思想上對檔案工作有了很大的轉變，從以住的“要我交”轉變成了現在的“我要交”，積極主動配合檔案管理部門的工作。制度的制定和實施大大提高了檔案工作效率，檔案管理水平也提到了快速提升。3）穩定檔案人員隊伍。檔案管理水平的高低，不僅取決于專職檔案員的工作能力和工作態度，兼職檔案員對檔案工作的態度也是決定性的因素。因此，要做好檔案工作，穩定檔案人員隊伍尤其重要。一是避免隨意更換檔案人員，有些部門的兼職檔案員頻繁更換，誰有空誰暫時負責檔案工作的現象時有發生，導致因不了解、不熟悉檔案工作而無法順利完成檔案工作，檔案質量也無從保證。因此，在沒有特殊情況下，不應隨意更換兼職檔案人員，同時，還要保證他們的檔案工作時間。二是要提高檔案人員地位，檔案工作在眾多業務工作中是較容易被大家忽視的工作，同樣，檔案人員被重視程度也相對較低，因此應采取切實可行的激勵機制提高檔案人員的積極性。比如，可以通過適當地提高他們的待遇、職稱評審時在政策上有所傾斜、在重要會議上多強調檔案工作的重要性、及時解決他們在工作中遇到的困難和問題等措施，增強檔案人員的榮譽感和使命感，激發他們對檔案工作的熱情，從而自覺地提升檔案管理水平。4）加強檔案培訓，提升檔案人員業務水平。檔案人員的檔案業務能力決定了檔案的數量和質量，因此定期對檔案人員進行精細化的檔案培訓很有必要，是提高檔案人員業務水平的重要途徑，也是檔案管理工作順利開展的技術保障。近年來，為了提高檔案員的檔案業務水平，大部份單位會定期或不定期舉辦檔案業務培訓，但效果總是不佳。主要原因：一是參加培訓的人員與實際負責檔案工作的人員不一致。有些部門兼職檔案人員更換太頻繁，歷次接受檔案培訓的人員不固定，或是參與培訓人員平時不負責檔案工作，導致檔案人員的業務水平得不到提高，嚴重影響檔案工作的正常開展。二是培訓的形式較單一。據了解，大多數單位對檔案的培訓只是停留在理論知識的培訓，參與人員對枯燥無味的培訓方式和內容興趣不高，以致無法達到較好的培訓效果。因此，培訓方式應多元化，可采取理論知識和檔案實操相結合，集中培訓與個人培訓相結合，現場觀摩制作檔案模版、現場講解等形式進行培訓，讓檔案人員最直觀、最快速地掌握檔案整理技能，提高參加人員的興趣，繼而提升檔案人員業務水平。

3 結束語

筆者從實際工作出發，通過分析機關事業檔案管理的現狀，提出了解決存在問題的有效措施，從而提高檔案意識和檔案管理水平，提升檔案人員業務水平。檔案管理工作是檔案利用的基礎和前提，因此，只有做好檔案管理工作，不斷創新工作方法，才能使之順應新時期檔案事業的發展需要，更有效地實現檔案的價值，為社會為個人提供優質的檔案服務[4]。

參考文獻

[1]杜姝.機關事業單位檔案管理的重要性分析[J].新商務周刊，2019，（21）：75.

[2]陳德華.機關檔案管理中的幾個問題及對策[J].檔案天地，2017（12）：46-47.

[3]方恒慧.檔案宣傳工作的創新實踐探討[J].辦公室業務，2020，（4）：70.

[4]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報：社會科學版，2011（3）：117-119.

作者簡介

楊會，國家海洋局南海信息中心（南海檔案館），海洋科學工程師，研究方向：檔案管理。