提升檔案管理水平措施研究

趙愛英 山東省菏澤市鄄城縣房產服務中心

引言：在現階段各行各業的發展過程中，檔案信息一直都是重要的信息基礎，因此對于檔案的管理，其水平的高低，直接體現了該機構的管理能力。因此在開展管理工作的過程中，需要重視起對檔案的管理工作，以此針對出現的各種問題，進行有針對性的開展管理工作。

一、提升檔案管理水平的重要價值

對于一個單位而言，進行科學規范的檔案管理，是一個單位業績以及管理能力的體現。因此，在進行檔案管理的過程中，其對于每一個檔案管理工作人員，都是具有著重要的意義。首先，從單位領導的角度出發，單位領導可以依據記錄的檔案信息，能夠充分的掌握職工的整體情況，并依據單位工作的實際情況，有針對性的工作方案調整，同時制定出合理的工作計劃。同時，還需要從社會公民的角度出發，讓社會公民，可以清晰的通過單位的檔案信息，對該單位的運行情況進行掌握。

二、檔案構成的特征

對于工作單位而言，檔案信息是一種重要的信息資源，同時也是在各業務處日常的工作中，對工作流程的總結以及經驗的積累，因此形成了眾多的文件材料。因此在對檔案管理水平的研究過程中，需要明確出具體的特征。

（一）多樣性

首先，檔案在內容的組成上，具有著多樣性的特征。檔案在構成的過程中，是政府對于企業的審查、認證等材料。同時，在檔案當中，還包含著多種類型的企業資料。其次，在檔案當中，還包含著對產品注冊、宣傳廣告、生產條件以及生產過程的監督，所形成的資料信息。同時在檔案當中，還包含著對辦理結案的行政處罰，或者進行具體行政失范行為，所能夠引起的各種行政案件的資料信息。

同時在檔案的載體上，也具有著多樣性的屬性，在檔案的載體上，主要為紙張、磁帶、錄像盤、照片等諸多的形式，同時還需有著產品外包裝材料的實物檔案。

（二）檔案具有著階段性

在檔案的形成過程中，可以分為諸多個不同的階段，以此造成了檔案形成了階段性的特點。

首先檔案是一種受理階段所形成的檔案信息，因此對于這些檔案而言，其業務的基礎檔案方面，主要體現在受理通知書、授權委托書以及申報材料方面。

其次，還是在審核階段所形成的檔案信息。在這其中，主要包含著工作人員，對于企業申報材料的核查。同時還有在復審階段，所形成的檔案信息。

三、檔案管理現存的問題

近些年來，我國在發展的過程中，越來越重視對檔案管理工作的效果。因此也加大了對檔案管理方面的投入，以此能夠有效的保障人力、物力以及財力，都對其檔案的建設以及管理進行了完善，也使得我國現階段，檔案管理的水平有著明顯的提升。但是由于我國事業單位，在進行檔案管理水平的不足，使得還存在著諸多的問題。

例如在進行檔案工作開展的過程中，其對于行政處罰的案卷，并沒有及時的將其移交給檔案室。同時，在進行下述職能機構建立，以及名稱的變化的過程中，其職能的變化，并沒有對其檔案材料進行有效的收集。同時，在領導以及職工名冊出現變化的時候，并沒有對其進行及時的修正。而且，在許多時候，進行檔案管理的過程中，并沒有及時的將其年度統計報表，以及財務報表，進行定期的總結，以此按時的進行歸檔處理。而且，一些情況下，在對檔案管理的過程中，普遍存在著，對于各級領導，進行工作檢查的過程中，進行聲像的系統整理和收集。最后，在進行檔案管理工作的開展過程中，其檔案管理的硬件設備不完善，也是重要的影響因素。

四、提升檔案管理水平的重要途徑

為了有效的將我國檔案工作提升工作效率，就需要在落實工作的過程中，嚴格的依據我國《檔案法》的指導，以此能夠進行創新思路的發展，進行工作途徑和管理理念的創新，將檔案管理工作的開展，當做單位結構工作開展的重要內容，這樣也是我國進行檔案管理水平提升的重要途徑。

（一）進行檔案收集方法的改進

由于在進行檔案內容以及載體上，具有著多樣化的特征，使得在檔案的階段性特點來看，檔案的收集工作較為的復雜。為此，在進行檔案收集方法上，需要嚴格的依據內容、載體以及材料的形成，進行階段性的科學、合理的收集。

首先，在進行收集的過程中，需要保障對檔案進行提前的接入。在各個科室當中的工作人員，需要盡可能的對檔案的收集工作，具有著一個超前的意識，以此能夠在行政審批工作之前，就可以讓檔案工作人員，進行一部分檔案資料的整理收集工作。對于檔案的管理人員而言，在工作的過程中，需要對各個業務科室，進行預先情況的了解，以此明確出進行檔案資料收集的大致方位。并將需要審批的資料，進行充分的收集，以此能夠有效的組成審批的重要成分。之后還需要將其納入相關工作人員的職責范疇，這樣便可以有效的提升工作人員，進行檔案管理的意識，以此進一步的提升檔案的整體質量。

同時，還需要員工，能夠對檔案進行自主的收集工作。由于各個科室當中的職責不同，使得在進行檔案收集的過程中，會存在著資料收集不全的問題。因此，需要檔案人員，能夠加強對業務的學習以及培訓，進而主動的了解各個業務科室的實際工作情況，以及積極的參與到檔案管理的工作當中。需要主動的參與和幫助檔案管理工作。對于單位而言，還需要加強對工作人員基本檔案知識的培訓，以此能夠有效的指導工作人員，進行檔案的初步收集整理，保障檔案進行移交的過程中，具有著較高的完整性。

（二）檔案的動態管理

伴隨著我國經濟的高速發展，使得市場當中的眾多企業，需要進一步的提升企業的規模，因此對企業實現進行移址，或者進行經營方式的改進。這樣就使得傳統的檔案管理方法，已經不再適用于現階段的市場發展。因此，為了完善檔案管理的合理性，就需要有效的提升檔案管理的回評，能夠將傳統的靜態檔案管理方式，轉變為動態的檔案管理方式。例如在食品加工企業成立之后，其開業的檔案，都需要進行立卷歸檔，但是其企業的法人代表、企業地址以及經營的范圍，都可以針對企業的申請，進行相應的變更， 因此在變更的過程中，會產生新的檔案資料，對于這些檔案資料而言，需要馬上進行立卷歸檔，以此保障檔案信息的可靠性。

（三）加強內部管理力度，規范檔案的管理

首先，需要從檔案管理的工作機制方面著手，需要建立健全相關工作機制，進而有效的推動檔案管理機制的建設，同時還需要保障利用建立起來的制度，能夠約束檔案工作的開展，并有效的約束工作人員在工作當中的行為規范。同時，還需要建立起相應的領導機制、食品藥品企業的信息收集機制，這樣就可以在開展檔案管理的過程中，充分的明確出內部管理的規范。

其次，還需要進一步的提升檔案管理人員的業務水平。在進行檔案管理的工作過程中，其相關工作人員，需要不斷的提升和強化檔案管理人員的水平，通過培訓或者考核的方式，進一步的提升檔案管理人員的業務水平，以此能夠讓檔案管理工作，在一個計劃縝密、步驟清晰的條件下，充分的進行合理性開展。

其次，還需要重視其對檔案管理的硬件完善。需要進一步的規范檔案管理，以便可以在開展工作的過程中，依據建立起來的約束機制，進行及時的更新以及完善，對其硬件設施的建設重視起來。例如，需要建立出專用的檔案室和檔案閱覽室，并配備出專門的檔案柜、計算機以及空調等，保障開展檔案管理的過程中，能夠在一個良好工作環境中。

最后還需要進一步的提升檔案管理的標準規范，能夠按照統一的檔案管理標準，進行檔案的組織管理、檔案的設計建設，以及檔案的業務人員培訓等，進一步的推動檔案規范化以及標準化的建設。

（四）檔案管理的數字化建設

現階段我國已經進入到了信息化的社會當中，因此在各行各業的發展過程中，都離不開數字化的發展。在進行檔案管理的過程中，也可以充分的應用信息技術，進行檔案管理的信息系統構建，以此能夠高效的將各種檔案信息，進行數字化的轉換。在構建出的信息系統當中，可以準確高效率的對各種檔案信息進行歸類和分析，進而可以有效的提升檔案管理工作的效率性，同時也保障了檔案信息在歸類過程中的準確性，是一種順應時代的發展變革。

總結：綜上所述，在對提升檔案管理水平措施研究過程中，需要明確出檔案管理工作，對于單位機構開展管理工作的重要價值。同時由于檔案資料中，含有較為重要的信息數據，因此需要保障在開展檔案管理的過程中，能夠保障檔案資料的準確性和安全性。