淺析醫院人事檔案信息化管理

馬穎春 江蘇射陽縣人民醫院

人事檔案管理是人事管理體系的重要內容，人事檔案包含著員工的重要經歷、品德作風等情況，是個人經歷、德才技能、工作表現的全面體現，充分發揮檔案的作用，對于人才選拔、人才培養、人才使用具有十分重要的意義。隨著我國人力資源市場的逐步完善，人才的流動越加頻繁，醫院人事檔案管理工作面對新的機遇和挑戰，急切需要更新管理方式，改變管理辦法，在這信息化背景下，人事檔案管理也要緊跟時代腳步，以適應人們對檔案的合理利用，加強醫院人事檔案信息化管理，對提升醫院科學規范化發展具有重要的積極作用。

一、醫院人事檔案管理現狀分析

人事檔案管理一直都備受重視，目前醫院在人事工作開展過程中雖然建立了各類人員檔案，但是總體上還存在不少有問題，主要表現在：

1.對醫院人事檔案管理工作重視不夠。目前，多數醫院對員工人事檔案管理僅限于儲存保管，對于相關人事信息資源的服務意識相對淡化，重“管理”而輕“服務”，很少將檔案信息轉化為服務效益的推動力，在大多數情況下，醫院對人事檔案管理工作認識不足，就容易形成其在管理制度、管理方式、管理手段、管理理念等多個方面存在過時的問題[1]。

2.檔案管理人員技能不夠。在人員配置方面，醫院對于既熟悉檔案業務流程，又能熟練操作計算機，同時具有相關專業技能的復合人才引進不夠，較多的人事檔案管理工作者沒有經過系統的培訓和學習，缺乏檔案管理工作的理論和實踐，甚至有的檔案員是兼職的，這些兼職的檔案管理人員往往缺少一定的專業知識，通常并不具備獨立做好人事檔案管理工作的技能、手段，無法順利完成醫院人事檔案管理建設信息化。

3.管理方式落后且不夠規范。很多醫院的人事檔案管理仍使用傳統的管理模式，管理人員手工收集、整理，工作量大、效率低、費時費力，有的資料都沒有及時歸檔，資料的收集、審核也存在著標準不嚴、把關不嚴。檔案在流轉過程中缺乏嚴格的流程，沒有相關的簽收制度，而且紙質檔案經常反復翻閱、拆裝，容易造成資料的丟失及損壞，在檔案管理或查詢過程中也容易給有些人有機可乘，對其檔案信息進行涂改、造假，落后的管理模式不僅影響工作成效，而且阻礙人事檔案管理的信息化建設。

4.信息化建設投入不足。當前我國各級部門尚未形成重視醫院人事檔案管理信息化建設的良好環境，信息化建設管理能力還需提高，相關工作管理人員的信息化水平有待加強。大部分醫院信息管理系統建設基本完成，但人事檔案管理系統組建不健全，僅借助于計算機來進行簡單的初級管理，就我院而言，軟件組建與硬件配置差距很大，人事檔案管理還僅在信息報表的統計方面，沒有實現信息共享，信息化建設流于形式。

二、醫院人事檔案管理信息化建設的對策

人事檔案管理信息化至關重要，是醫院實現自動化、標準化辦公的條件之一，為了更好地提升醫院人事檔案管理水平，更好地實現規范化、科學化，提出如下對策。

1.樹立信息化發展意識。順利實施人事檔案信息化管理，必須得到有關部門和領導高度重視，確立人事檔案信息化的緊迫感，要加大宣傳力度，讓領導充分認識到人事檔案管理信息化對人才隊伍建設的重要性，擺脫傳統人事檔案管理方式，轉變觀念，正確地認識醫院檔案管理工作，是加強人事檔案信息化建設的保證。同時，檔案管理人員也要增強責任心與使命感，樹立人事檔案管理信息化理念，變傳統的被動服務為主動服務。

2.提高檔案管理人員職業素養。人事檔案管理具有很強的政治性和政策性，是一項對專業能力要求很高的工作，也是保障醫院持續穩定發展的重要工作內容[2]，重視信息化人才的培養，是醫院人事檔案信息化管理的重要內容，才能使檔案信息化建設朝著符合正確的方向健康發展，醫院在招聘人事檔案管理工作人員時，要把計算機應用技術作為錄取的標準，醫院領導應積極對人事檔案管理人員進行培訓教育，促進檔案管理人員專業技能和職業素養的提升，人事檔案管理人員自我也應認真學習，在實踐中通過不斷學習提升自己，還要加強人事檔案管理人員的服務理念，改進服務方略，規范服務程序，優化服務效率，提供更加細致、周到的服務。

3.建立健全檔案信息化管理體系。實現醫院人事檔案信息化是一項系統工程，目前關于人事檔案信息化的法律、制度相對空白，需要完善檔案管理制度，統一規劃，建立統一技術標準，對于檔案信息化內容、流程等做出科學、細致的規范，在開展醫院人事檔案信息化管理工作時，必須制定符合醫院人事檔案管理需求的流程制度，結合自身實際情況完善和調整，嚴格按制度進行資料的收集、整理和保存，只有具備健全的制度以及技術標準，才能真正為人事檔案管理信息化提供切實可行的保證。

4.保證信息化建設的投入。對硬件配置的投入是確保醫院人事檔案管理信息化的前提條件，檔案用房的建設要符合規范，以確保工作正常運行，配備計算機，提高人事檔案網絡的應用范圍，建立和完善內部網絡，引進綜合辦公系統，開發人事檔案信息管理系統等，同時做好信息系統的維護更新和防護安全，提高系統的安全性，在加大資金投入的同時，也要加強所投資金的分配、使用和監管，最大限度地滿足醫院人事檔案管理信息化發展的需要。

結語：人事檔案管理信息化是人事檔案工作推進的必由之路，引入先進管理技術，提升檔案管理水平，在醫療體制深化改革的背景下，醫院人事檔案管理應不斷加大信息化的建設，為人才開發、利用提供有效保障，提高人事檔案工作效率，促進人事檔案管理邁上新臺階，以最大化地開發利用人事檔案信息，更好地服務于醫院的改革發展大計。