新時期事業(yè)單位人事檔案信息化管理

霍靜瑋 沈仁淑

吉林省煤炭地質(zhì)調(diào)查總院

引言：當(dāng)前在新時代背景下，事業(yè)單位要與時俱進，針對自身的管理模式進行不斷地優(yōu)化和完善，針對人事檔案管理工作而言，也要不斷地創(chuàng)新和優(yōu)化，充分體現(xiàn)出人力資源的管理優(yōu)勢，以此在更大程度上提升人事檔案管理質(zhì)量和效率，從而促進事業(yè)單位實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

我國人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事檔案這一措施。檔案分為很多種，人事檔案只是其中一個重要的方面，有它本身獨特的作用。人事檔案主要收錄員工的履歷、考核、政治面貌、獎勵和處分、工資等方面，員工的個人信息都會包括在里面，因此保密工作一定要做好，錯誤率也應(yīng)該盡可能降低，這是對員工的一種安全保障，人事檔案也可以作為選拔人才的重要依據(jù)。人事檔案對于事業(yè)單位有很重要的意義，可以減少人員不合理分配的現(xiàn)象。人事檔案管理如果與信息化相結(jié)合，可以更加方便快捷，方便更改和調(diào)動，大幅度提高管理效率。現(xiàn)代化的設(shè)備可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片或者電子版，可以隨時隨地打印和復(fù)印，快捷方便，同時可以有效保障員工個人信息的安全性，對于員工而言可以更放心，同時更全身心投入到自己的工作崗位中。

二、新時期事業(yè)單位人事檔案信息化管理優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變思想，加強人事檔案開發(fā)及利用意識。要想加強對人事檔案開發(fā)及利用，首先要從思想上改變個人與社會對人事檔案的認識，加強對檔案開發(fā)利用重要性的宣傳，有利于從業(yè)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，促使個人重視人事檔案并積極利用人事檔案，營造合理開發(fā)與利用人事檔案的良好氛圍。同時，進行開發(fā)及利用理念的轉(zhuǎn)變，推陳出新，與時俱進，在人事檔案開發(fā)及利用中采用新理念、新思路，滿足當(dāng)前用人單位的需要，滿足經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

（二）以信息化建設(shè)提升人事檔案管理標準化水平。通過事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的諸多弊端，不僅能夠節(jié)省保存空間，也能夠為事業(yè)單位節(jié)約大量人力、物力，進而提升事業(yè)單位人事檔案管理效果。通過信息化建設(shè)也能夠結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的具體要求，制定一系列的人事檔案管理標準，在此基礎(chǔ)之上對人事檔案信息資源進行合理開發(fā)和利用，進一步提升事業(yè)單位人事檔案利用效果，延長人事檔案使用壽命。

（三）動態(tài)收集，保證人事檔案的及時性。要經(jīng)常了解有關(guān)政策和制度，堅持集中收集、經(jīng)常性收集、定期收集檔案材料。在日常工作中了解掌握檔案材料產(chǎn)生的“時間點”，不僅能在相應(yīng)時段收集好材料，及時歸檔，也能做好提醒核對工作，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。在每年相對固定的時間段內(nèi)，一些部門會形成相對固定內(nèi)容的材料，如年度考核、工資普調(diào)、先進表彰等都在年底進行，可在年初集中收集對應(yīng)的表格。當(dāng)人事檔案記載的內(nèi)容如學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱發(fā)生變動以及黨員發(fā)展，都會相應(yīng)形成反映變化過程的材料，如畢業(yè)生登記、學(xué)位申請、職稱評聘、任免審批等表格，就需要經(jīng)常性收集。

（四）采取多元化管理模式和手段。傳統(tǒng)的管理模式和手段通常都是局限于紙質(zhì)材料的保存，紙質(zhì)材料存在很多問題，不僅不易保存、占用空間，并且在調(diào)動和查找方面費時費力，工作效率也極其低下，必須要及時更新。人事檔案管理信息化最重要的一點就是將紙質(zhì)材料信息化。事業(yè)單位的人才信息資源庫就是要合理利用各種資源，最大限度發(fā)揮這些資源的利用率，紙質(zhì)材料的信息化可以有效延長人事檔案保存的壽命，并且在查找和更新方面也十分方便快捷，可以減少紙質(zhì)和打印的費用，省時省力，符合我國節(jié)約資源保護環(huán)境的發(fā)展理念。事業(yè)單位在進行管理時要充分發(fā)揮計算機的作用，首先要建立目錄，方便以后的信息查詢，同時要及時更新員工的信息，保證檔案的時效性、全面性、準確性。管理者也可以將員工所獲得的證書通過掃描儀掃描成電子版然后進行保存，在今后的信息調(diào)動方面可以節(jié)省空間、減少磨損，對于員工也是很強的一道保障。

（五）以數(shù)字化建設(shè)提升人事檔案管理科學(xué)化水平。行政事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)相輔相成，在推進行政事業(yè)單位人事檔案管理過程中既要充分發(fā)揮信息化建設(shè)的具體作用，也應(yīng)該以數(shù)字化建設(shè)作為基礎(chǔ)，進一步提升事業(yè)單位人事檔案管理科學(xué)化水平。在數(shù)字化建設(shè)過程中要實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過復(fù)印、掃描等多種途徑將原有的紙質(zhì)檔案通過多種載體上傳到人事檔案管理信息系統(tǒng)，并結(jié)合人事檔案管理信息系統(tǒng)的具體要求，分門別類地進行儲存。同時對人事檔案管理信息系統(tǒng)的各項功能進行完善，方便對人事檔案信息提取利用，通過數(shù)字化建設(shè)實現(xiàn)對事業(yè)單位人事檔案的科學(xué)有效管理，為行政事業(yè)單位選人用人提供依據(jù)。

結(jié)語：綜上所述，21世紀很多事業(yè)單位都在爭分奪秒地進行改革，改革帶來的是傳統(tǒng)方法的更新?lián)Q代，這對于人事檔案管理者是很大的挑戰(zhàn)，如果管理者還固守著傳統(tǒng)的管理模式和手段，這將會帶來巨大的工作量，工作效率會大幅度下降，因此人事檔案信息管理的改革也刻不容緩。人事檔案管理如果可以結(jié)合信息化技術(shù)，就可以提高工作效率、減少錯誤率，對于事業(yè)單位而言是一次很大的飛躍。因此，人事檔案信息化管理已經(jīng)是大勢所趨，必須要做到與時俱進才能得到更長遠的發(fā)展。