基于辦公自動化的醫(yī)院經(jīng)濟合同管理模式探討

周曉林 江蘇省南通市第一人民醫(yī)院

前言：醫(yī)院的經(jīng)濟合同是醫(yī)院對外合作的重要文件，經(jīng)濟合同的管理是醫(yī)院進行經(jīng)濟控制的有效手段。這不僅有助于和外部合作伙伴就權(quán)利和義務(wù)達成協(xié)議，而且還通過合同模式為醫(yī)院的外部經(jīng)濟合作建立了書面形式。該合同有助于保護公共資產(chǎn)的正確使用，并為醫(yī)院管理提供良好的基礎(chǔ)。加強經(jīng)濟合同的監(jiān)督和管理對于規(guī)范醫(yī)院的經(jīng)濟行為，降低醫(yī)療市場風(fēng)險，增加經(jīng)濟效益和促進醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要。

一、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的特點

傳統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模式包括多種經(jīng)濟合同，涉及各類臨床、醫(yī)技、管理等部門，各種合同的技術(shù)要求截然不同。以我單位為例，其為三甲公立醫(yī)院，有各種類型的經(jīng)濟合同，包括業(yè)務(wù)合同、技術(shù)合同、建筑合同、銷售合同、傭金合同、捐贈合同、租賃協(xié)議合同等。長期以來，經(jīng)濟合同在各科室之間以書面形式轉(zhuǎn)移和簽署，由各個項目需求部門發(fā)起申請，其材料包括立項申請書、法人授權(quán)書、簽約方資格證書、招標(biāo)文件、關(guān)于合同相關(guān)事項的具體洽談記錄，以及相關(guān)采購設(shè)備參數(shù)資料和合同書、集體會審單等。醫(yī)院的主要經(jīng)濟活動在醫(yī)院院務(wù)會上研究，經(jīng)過管理委員會討論通過并在年度預(yù)算的框架內(nèi)進行[1]。

二、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理面對的風(fēng)險

在經(jīng)濟合同管理過程中，職能部門必須首先承擔(dān)責(zé)任并核實合作伙伴的資格，合同形式，內(nèi)容和條件。醫(yī)院的律師，財務(wù)，審計，監(jiān)督，業(yè)務(wù)及其他相關(guān)職能部門分別就合同的合法性，財務(wù)費用的合理性，醫(yī)院經(jīng)濟行為的合法性，誠信度和預(yù)算控制的風(fēng)險等提出合理建議。簽署表格后，將其退回發(fā)起人部門進行更改并重新簽名。最終合同模板由項目負(fù)責(zé)部門審核，然后由主管部門和負(fù)責(zé)人根據(jù)合同批準(zhǔn)流程進行簽名和確認(rèn)。這種管理模式的完整性風(fēng)險包括：（1）項目部門有權(quán)發(fā)起，修改和提交合同以供審批，合同的最終控制權(quán)在項目部門。（2）當(dāng)以書面形式申請合同時，很難保持變更的痕跡，并且在申請過程中相關(guān)文件可能會丟失，這將影響后續(xù)的合同提交。（3）合同批準(zhǔn)時間很長，這將嚴(yán)重影響合同處理的速度。（4）如果初始合同在雙方簽字后沒有及時提交，而是僅由主管當(dāng)局保管，則合同可能因疏忽或人員流動而丟失，醫(yī)院通常因證據(jù)不足而難以捍衛(wèi)自己的權(quán)利[2]。

三、基于自動化辦公系統(tǒng)（OA）的經(jīng)濟合同管理模式

為了加快合同的轉(zhuǎn)移并避免潛在的完整性風(fēng)險，醫(yī)院在自動化辦公系統(tǒng)（OA）中設(shè)計并開發(fā)了合同批準(zhǔn)模塊，其中包括經(jīng)濟合同類型，合同金額，合作伙伴和聯(lián)系人，合同開始時間和合同要素：包括主題，數(shù)量，提供質(zhì)量，價格或工資，解決方法，驗收標(biāo)準(zhǔn)，履約期限，地點方法，違約責(zé)任，合同的終止和解除，批準(zhǔn)表中指定的合同，必要時的爭議解決方法以及信息表的其他結(jié)構(gòu)，合同保薦人必須確認(rèn)內(nèi)容并要求合同保薦人以簽名和相關(guān)附件的形式上載合同。例如，通過招標(biāo)購買的合同必須附有招標(biāo)公告，招標(biāo)文件，中標(biāo)通知書等內(nèi)容。大型采購項目還必須包括單位領(lǐng)導(dǎo)集體簽名的會審單以及衛(wèi)建委政府合同審核表。進行更改的權(quán)利僅限于信息中心，批準(zhǔn)模式設(shè)計也已從原始串行模式更改為可以同時簽名的并行模式。院長辦公室是合同監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)合同的初步批準(zhǔn)和移交工作。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過辦公自動化平臺和VPN授權(quán)，可以遠程批準(zhǔn)。

四、HRP合同管理系統(tǒng)

將經(jīng)濟合同納入信息系統(tǒng)管理不僅僅是電子合同管理。HRP系統(tǒng)的建立旨在對醫(yī)院的“人力，財力和物力”實施科學(xué)，規(guī)范和完善的管理。它為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的支持，也是醫(yī)院追求內(nèi)涵，機構(gòu)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的動力。經(jīng)濟合同管理中的一種特殊應(yīng)用是在合同框架內(nèi)控制業(yè)務(wù)活動的執(zhí)行，客觀記錄有關(guān)經(jīng)濟合同整個生命周期的各種信息以及建立有機聯(lián)系以實現(xiàn)與合同有關(guān)的改進的業(yè)務(wù)管理。主要有以下內(nèi)容：

（1）管理合同副本：信息技術(shù)的發(fā)展為復(fù)制合同的整體管理提供了技術(shù)支持。HRP系統(tǒng)可以將所有經(jīng)濟合同都集成到電子副本管理系統(tǒng)中并存儲在服務(wù)器上，并且可以創(chuàng)建電子文檔管理系統(tǒng)，以促進多個部門和角色的工作，提高了醫(yī)院業(yè)務(wù)合同的管理水平[3]。

（2）合同控制和執(zhí)行：改善醫(yī)院的財務(wù)管理要求對所有商品和服務(wù)（例如采購計劃，訂單，倉庫，發(fā)票，應(yīng)付賬款，結(jié)算和付款）實施信息管理流程。HRP合同管理系統(tǒng)旨在幫助各個部門和職位的授權(quán)人員跟蹤，監(jiān)視和管理系統(tǒng)中授權(quán)合同的整個過程，從而使經(jīng)濟業(yè)務(wù)的所有部分均受合同自動控制。

（3）鏈接合同之間的可追溯性：HRP系統(tǒng)具有合同重復(fù)，續(xù)簽，附加合同簽訂等功能，有效解決了經(jīng)濟合同之間的匹配問題。查看特定合同時，您還可以查看相關(guān)的續(xù)約合同，父（子）合同和附帶合同，以便操作員完全了解合同涵蓋的經(jīng)濟問題。同時，您還可以輕松查看與同一供應(yīng)商簽署的多個合同。

（4）合同有效性及預(yù)警管理：HRP的合同管理系統(tǒng)在系統(tǒng)中注冊了合同簽署日期，生效日期，到期日期，主題和保修期限等關(guān)鍵時間節(jié)點，建立了合同跟蹤機制，并自由設(shè)置提前警告時間以實現(xiàn)動態(tài)合同監(jiān)督，防止違約風(fēng)險的行為[4]。

結(jié)束語：隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院市場活動的加速和對外經(jīng)濟合作的擴大，經(jīng)濟合同在醫(yī)院工作中的重要性日益顯著。辦公自動化系統(tǒng)中經(jīng)濟合同的管理，提高了合同的科學(xué)性，提高了醫(yī)院管理水平，為醫(yī)院發(fā)展提供了可靠的支持和保證，值得研究和推廣。