新時期事業單位檔案管理創新思路的思考

沈仁淑 霍靜瑋

吉林省煤炭地質調查總院

引言：對于事業單位而言，在檔案管理的過程中，需要緊跟時代步伐，根據時代發展要求，完善檔案管理工作制度，制定有效的信息建設路徑，滿足時代的需求，提高檔案管理以及檔案利用的效率，真正為公眾提供高效的檔案服務，以創新的視角洞悉檔案管理的新方向，挖掘創新管理的路徑。

一、事業單位檔案管理工作開展的重要性

簡單來說，事業單位檔案的形成主要來自實際的活動記錄、未來目標的規劃以及各種員工信息資料的備件等，所以事業單位的檔案管理工作開展對于事業單位未來的發展以及單位和員工的隱私安全都有著至關重要的作用。除此之外，一方面，事業單位的檔案包含了整個單位的工作成果，通過這些檔案資料的整理可以為未來的單位工作奠定良好的基礎；另一方面，事業單位的檔案資料具有較強的法律性和保密性，可以為相應的法律部門提供良好的資料查詢服務，從而確保個人以及單位的權益。因此，對事業單位的檔案管理工作進行深入的探究并促進其規范化和標準化發展十分必要。

二、事業單位檔案管理創新路徑

（一）創新檔案管理規章制度

對于事業單位而言，在檔案管理工作的開展過程中，更需要注重檔案管理制度的完善，要以實際情況為準，制定符合實際需求，提高檔案管理效率的制度。要結合事業單位自身的特點，注重科學有效的管理模式創新，提高檔案管理的效率，重視檔案管理制度內容上的創新，加強事業單位內部各崗位對于自身檔案管理的需求，保證制定的制度與時俱進。同時，在相關制度的制定過程中，要保證各崗位地位上的平等，不能因為員工與領導的區別而對檔案管理區別對待，只有嚴格要求，規范處理，才能夠真正意義上保證檔案制度的有效性，同時可以創新設定檔案管理的獎懲制度，對檔案管理內部人員嚴格要求，不得惡意修改，隨意添加，對檔案管理負責人進行重點考察，關注他們的工作積極性和責任心，同時對于優秀的檔案管理人員給予一定的獎勵，激發他們的工作熱情，保證事業單位自身檔案管理工作能夠健康有效運轉。

（二）隊伍建設規范化

檔案規范化管理需要高素質管理人員具體實施，這就要求管理隊伍建設要走向規范化，注重專業技術、注重思想道德、注重職業品質。首先，吸引和選聘專業人員，提升管理隊伍的專業水平；其次，做好檔案管理專業化培訓計劃，對管理人員進行定期輪流培訓，使其掌握和應用信息管理系統，提升檔案規范化管理的能力和意識，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強橫向交流，吸收先進的檔案規范化管理方法和經驗，培養創新意識，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內容，從而保證檔案更好地服務于單位職能和業務發展。

（三）強化檔案設施維護

現代社會是信息和科技社會，計算機技術和網絡技術在檔案管理中的地位越來越高。計算機等硬件設備在檔案檢索系統、檔案室管理、輔助檔案業務管理等工作中都發揮著重要作用，它不僅可以增加檔案管理的深度和廣度，也為檔案管理工作提供諸多便利之處。因此，新型計算機設備、辦公設備的配置與維護是檔案管理工作的重要要求。事業單位需要根據實際工作情況建立內部檔案管理系統，各部門可以迅速安全將檔案傳遞至檔案管理部門，再由檔案管理人員對其進行統一整理、歸類、保存等，這樣一來，檔案的及時性、真實性、準確性也就得到了保障。

（四）開展信息化建設，提高檔案管理工作質量

信息化時代，事業單位要始終與時俱進，構建健全的檔案管理機制，合理運用信息化技術，逐步擴大系統建設投入力度，從根本上加大信息化技術和檔案管理工作的實效性。首先，運用計算機等設備來予以掃描。針對紙質檔案，實施電子化存檔，保障紙質檔案和電子檔案的雙重管理。利用信息化技術構建數據庫，將事業單位中的各類檔案進行分類歸納整理，在使用時通過檢索能夠快速提取檔案，同時進行檔案的備份，確保檔案的永久保存。其次，要篩選和對比檔案管理系統的價格、功能和實現方式，且在此基礎之上采用與本單位實際情況相符的檔案管理系統，進而顯著提升信息化水平。通過信息化技術打造動態化檔案管理系統，針對工作人員與單位發展情況實施動態化管理，且將關鍵信息融入其中，加以完善。在檔案管理系統中，可以建立一個內部的系統，便于內部各個部門的聯系。加強部門之間的聯系，便于檔案管理部門開展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引進專業人才做好檔案管理系統的維護工作，避免受到網絡病毒的入侵，造成信息的泄露。不僅影響事業單位的檔案管理工作，還威脅各項業務信息的隱私和安全。

結語：總而言之，隨著國民經濟的發展，新時期背景下，事業單位檔案管理手段的優化和創新對事業單位的可持續性發展有著重要的作用。同時，事業單位領導必須意識到檔案管理工作對單位未來發展的重要價值，認識到加強檔案管理信息化建設是改變事業單位檔案管理所現狀的關鍵。現如今，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代化檔案管理需求。因此，事業單位應該創新檔案管理方法，結合單位的實際情況，完善檔案管理制度和基礎設施設備，提升檔案管理人員的綜合素養，為事業單位的發展提供基礎保障服務。