財務共享模式下的會計檔案管理探析

黃春英 北部灣大學

一、財務共享模式對會計檔案管理的意義

從財務共享模式的意義上看，主要有三大意義，一是有利于規范會計檔案管理。在財務共享模式下，利用信息技術把原始單據電子化，細分會計檔案管理內容，分門別類生成編號，使會計檔案管理目標更加明確，管理工作更為具體和詳實，從而規范了會計檔案管理工作。二是有利于提高會計檔案管理質量。質量問題至關重要，財務共享模式建立在信息技術之上，管理更為系統化，對會計檔案管理的精準性更高，其相應的管理質量也得到了提升。三是有利于提高會計檔案管理效率。高效率是會計檔案管理追求的目標，財務共享模式下對會計檔案信息進行統一管理，信息儲存、信息傳遞更為便捷，會計檔案信息可以實現動態更新，無形中提高了檔案管理效率。因此，具有十分重要的現實意義。

二、財務共享模式下的會計檔案管理策略

信息化時代，對會計檔案管理工作提出了一定的要求，要求不僅要學會應用財務共享模式，還要考慮到會計檔案管理的可持續發展，具體應用策略可以從以下幾個方面入手：

（一）建立數據信息處理系統

數據信息處理系統是應用財務共享模式的關鍵，財務共享模式離不開系統支持，建立數據信息處理系統，就是要將會計檔案管理進行統籌規劃，用信息化技術輔助會計檔案管理。在具體做法上，一方面要聘請專業技術人員做好數據信息處理系統工作，提高會計檔案管理的專業度。另一方面，為確保會計檔案管理系統的穩定運行，還應做好維護和管理。

（二）健全電子檔案管理體系

財務共享模式，對會計檔案的革新，突出表現為以電子文檔的形式呈現會計檔案，這樣相應的電子檔案管理體系也應健全，通過建章建制的方式，完善會計檔案管理體系，才能確保工作實效。如會計檔案分類管理可以體現在檔案管理內容之中，標準化、規范化、精細化的分類管理，便于會計檔案管理工作的有序開展。還可以是專門針對突發情況和緊急情況的應急預案，避免會計檔案電子檔案管理無章可循。此外，對電子檔案管理的質量監督，也非常有必要，可以確保電子檔案管理的質量。

（三）及時做好檔案數據更新

將會計信息以數據化的形式進行查閱和傳輸，對檔案數據的更新至關重要，會計檔案管理中會計檔案數據的動態更新，以便管理者科學決策。在具體做法上，可以利用計算機云端技術，云端處理數據，對新數據進行電子掃描，生成報表，自動生成連續編號，提高會計檔案工作效率，減少復核的工作量，對會計信息相關信息采取自動實時更新的方式，確保會計檔案數據的真實可靠。

（四）加強會計檔案風險防范

會計檔案管理在財務共享模式下，還應加強風險防范，通過對會計檔案風險的防范，可以起到安全管理的作用。在會計檔案管理中，造成檔案管理風險的因素，主要包括人為因素和非人為因素兩大類，其中對會計檔案風險人為因素的防范，如操作失誤，處理不當等，可以通過加強對檔案管理人員的管理，提高信息化處理能力來實現。對非人為因素造成的會計檔案風險防范，如木馬、病毒、黑客造成的對會計檔案系統的攻擊和破壞，可以通過提高硬件和軟件水平，構建網絡安全環境的形式。此外，對會計檔案定期備份，也能降低會計檔案管理風險。

（五）提升檔案管理人員水平

管理人員自身的水平決定著會計檔案管理工作質量。財務共享模式增加了管理的難度，檔案管理人員也應與時俱進提升自己，不僅要求具備專業的會計檔案管理知識，還應具備信息化技術處理能力，提升檔案管理人員水平，尤其要加強對會計檔案管理人員綜合能力的培養，使之具備現代化管理手段，才能在實際工作中游刃有余為會計檔案管理工作提質增效。

結語：總之，財務共享模式下的會計檔案管理任重道遠，對會計檔案管理工作而言，應注重財務共享模式的作用，從建立數據信息處理系統、健全電子檔案管理體系、及時做好檔案數據更新、加強會計檔案風險防范、提升檔案管理人員水平等方面，多措并舉采取策略，只有這樣，才能促進二者的有機融合，進而促進會計檔案管理現代化發展。