簡述行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略

劉志文 內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)勞動保障綜合行政執(zhí)法大隊

隨著中國特色社會主義建設的不斷發(fā)展，我國各方面的秩序正在進行重新確立和改善，這個過程中行政綜合執(zhí)法的工作內(nèi)容和工作量不斷增加，增加了行政綜合執(zhí)法檔案管理的壓力。然而現(xiàn)行的行政綜合執(zhí)法檔案管理工作落后于時代發(fā)展的要求，制度建設等方面不夠完善，造成了檔案管理工作的混亂局面，不僅不能夠給其他工作提供助力，反而拖慢了其他工作的效率。政府相關部門應該重視行政綜合執(zhí)法的檔案管理工作，完善相關的檔案管理制度，規(guī)范化檔案管理工作，創(chuàng)新和發(fā)展檔案管理的方式方法，使檔案管理工作更有效率，為政府行政綜合執(zhí)法工作增添助力，使政府提供更高效的服務。

一、行政綜合執(zhí)法檔案概述

行政綜合執(zhí)法檔案是行政部門按照行政執(zhí)法程序及有關法律法規(guī)規(guī)定，對具體事件進行處理的行政法律行為的真實記錄，是執(zhí)法活動的反映，也是行政機關做出行政行為時對充分搜集證據(jù)、了解案件事實、合乎程序規(guī)定的證據(jù)材料。行政綜合執(zhí)法是執(zhí)法的一種，也是行政行為的一種，主體是國家行政機關。行政綜合執(zhí)法是國家行政機關根據(jù)法律法規(guī)處理內(nèi)政外交事務，對社會、經(jīng)濟、文化等各種事項以及個人組織實施的具體行政管理。行政綜合執(zhí)法檔案是對這一過程的真實記錄，也是唯一的記錄。在依法治國方略的指導下，行政綜合執(zhí)法檔案由傳統(tǒng)的處罰、許可等紙質(zhì)檔案管理向數(shù)據(jù)化、電子化管理方向發(fā)展。近年來，國家大力推進法制建設，出臺了多項法律法規(guī)和政策條例等，推進以審判為中心的訴訟制度改革。《中華人民共和國行政訴訟法》實施以后，行政案卷成為行政機關做出具體行政執(zhí)法行為的唯一依據(jù)，行政案卷以外的未論證的事實等不作為依據(jù)。在這種情況下，行政管理相對人的權利得到有效的保障，行政機關的行政行為也被有效約束，促進了國家法律體系的完善和法制建設的發(fā)展。在當前信息時代背景下，有關行政部門已經(jīng)應用了數(shù)字化辦公系統(tǒng)，行政綜合執(zhí)法行為產(chǎn)生的檔案被記錄在電子數(shù)據(jù)庫中，原先面對面的政務辦公轉向電子政務發(fā)展。在這種情況下，行政綜合執(zhí)法檔案管理工作更加便利，同時也面臨更多的挑戰(zhàn)。行政綜合執(zhí)法檔案管理工作對管理人員的要求提高，不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，還需要掌握電子檔案管理技能，掌握檔案數(shù)據(jù)安全管理規(guī)范等。

二、行政綜合執(zhí)法檔案管理中存在的問題

（一）相關部門對行政綜合執(zhí)法檔案管理工作重視程度不足。受傳統(tǒng)檔案管理觀念和模式的影響，當前部分行政綜合執(zhí)法檔案管理相關部門對檔案管理工作的重視程度不足。部分相關部門管理人員認為檔案管理工作僅僅是保管檔案，檔案整理歸檔后放置到正確位置就可以了。因此，部分檔案管理人員是由其他崗位人員兼職，他們不具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，檔案管理工作不專業(yè)。

（二）檔案管理的設備落后。當前環(huán)境下，部分相關單位對檔案管理工作不重視，投入資金不足，檔案管理的設備落后，檔案管理工作效率和質(zhì)量差。部分行政單位重視檔案管理工作，積極引進數(shù)字化檔案管理設備，但是由于資金不充裕，檔案管理的設備更新做得不到位，只更新了部分設備，大部分檔案管理工作還是使用陳舊設備。

三、行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略

（一）建立健全檔案管理制度，落實責任制度。規(guī)范化行政綜合執(zhí)法檔案管理工作首先要建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作有章可依。相關行政部門應該全面調(diào)查檔案管理工作現(xiàn)狀，了解檔案管理先進技術和理念，結合自身實際情況，建立和健全檔案管理制度。檔案管理制度的確立應該加強案卷搜集、案卷整理等相關操作流程的監(jiān)督，要求相關管理人員嚴格按照檔案管理制度進行操作，杜絕違規(guī)操作，減少失誤。保密檔案應建立完善的權限分級制度，檔案查閱必須嚴格按照制度規(guī)范操作，相應的簽字等辦公程序不能有遺漏。建立責任制度，將責任落實到每一個檔案管理相關工作人員，規(guī)范管理秩序。

（二）完善檔案管理保密制度。當前部分相關部門已經(jīng)采用了先進的數(shù)字化檔案管理技術，所以檔案管理分為紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理兩種。行政綜合執(zhí)法檔案的管理應該根據(jù)保密等級等，做好相關檔案的歸檔工作，提高保密檔案的管理力度，相關檔案查詢必須有上級簽字許可。對電子檔案的管理，相關部門必須做好安全軟件，防止木馬和病毒對檔案數(shù)據(jù)的破壞以及黑客對系統(tǒng)的入侵。

結束語：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和人民生活水平的提高，原有的許多社會秩序和制度已經(jīng)不適應當前時代的發(fā)展需要，新的技術和理念正在取代舊的技術和理念，在這種情況下，行政綜合執(zhí)法檔案管理工作必須進行相應的改變才能夠與當前行政執(zhí)法工作相適應，緊跟時代的步伐。相關行政部門應該重視檔案管理工作，拋棄陳舊的理念，引進先進的技術和設備，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。制度的建設不是一朝一夕的工作，而是一個長期探索和改變的過程，行政綜合執(zhí)法檔案管理工作應該樹立一個正確的管理理念，嚴格遵守檔案管理制度的規(guī)定，規(guī)范化管理環(huán)節(jié)，使檔案管理工作有序進行。