淺談檔案信息資源的開發與創新

殷國喆 楊雪

摘 要：隨著知識經濟時代的到來，信息資源已逐漸轉變為社會經濟資源中的不可缺少的一部分，檔案信息資源是國家信息資源的重要組成部分， 檔案的利用是檔案工作的中心、根本目的和方向。要高度重視檔案信息資源的開發與利用。充分發揮檔案的社會效益和經濟效益，為企業的發展做出應有的貢獻。在信息化時代的背景下，提高檔案工作者的素質和優化館藏結構、提高館藏的利用效率是加快檔案信息資源開發的重要途徑。那么，如何加大利用程度、豐富利用手段，及時而高質量地利用檔案信息資源為企業的可持續發展服務，。就成為了擺在我們面前的一個重要課題。本文分析了當前檔案信息資源開發利用中存在的問題，并思考了加強檔案信息資源開發利用的策略。

關鍵詞：檔案;信息;資源;開發;管理;利用

一、檔案信息資源開發利用的必要性

（一）對檔案信息進行開發利用的根本出發點和落腳點

就是促使單位檔案信息資源轉變為社會財富。對檔案信息資源進行開發利用，才能使檔案價值變為現實價值，發揮其應有的社會效益、經濟效益.單位對檔案信息資源進行利用開發，可以將信息資源轉換為生產力，提高單位各個部門的工作效率。反之，檔案管理部門將不涉密的檔案永久堆積或者存放起來，不僅白白消耗了單位的財力以及檔案管理人員的人力，而且勢必會在長期堆積中成為單位的累贅。因此，檔案信息資源開發利用必須引起單位的重視，從而使這一工作能夠得到有效落實。

（二）對單位檔案信息資源開發利用是單位良好運行的必然要求

一方面，單位歷史發展的經驗材料以及工作材料均儲存于檔案當中，其是領導進行相應決策的依據。另一方面，檔案信息作為一種客觀事實和數據，其能夠為單位解決具體工作問題、人事問題提供相應的依據。因此，檔案信息資源的有效、科學利用不僅能夠極大提高單位現有資源的社會利用率以及社會利用效益，還能促進了單位各項工作的開展。

二、我國在檔案信息資源開發利用中存在的困境

（一）檔案部門自身基礎業務建設存在缺陷

基礎業務建設在單位檔案部門占有重要地位，基礎業務建設的質量高低會影響到檔案信息開發利用的效果。雖然我國有關檔案部門規定了相關的制度，檔案基礎業務得到了發展，但仍存在一些問題。

（1）檔案信息資源開發體系有待健全，檔案接收征集范圍不寬。檔案的接收與征集工作是檔案信息資源開發體系的起點，但是許多單位檔案管理部門仍然局限于接收與征集黨政材料、人事材料、文件資料，忽視了對工作具體環節檔案的接收。這樣單調的范圍，致使檔案管理部門的檔案資料結構不合理、數量不合理。

（2）檔案安全保護觀念有待提高。檔案安全性得不到保障，就談不上對其進一步開發利用的問題。檔案安全涉及到涉密檔案的秘密性，特別是有些檔案事關國家利益、人民群眾的利益，如果不采取一定的保密措施，一旦泄密會導致不可挽回的損失。針對電子檔案，沒有采取相應的計算機保護措施，沒有及時更新計算機防火墻，發生“病毒人侵”“木馬人侵”等事件。

（二）檔案管理體制不健全

健全的檔案管理體制是管理、利用檔案的重要保證。檔案管理人員要想做好檔案信息服務工作，更好地利用檔案信息，就必須在一套科學、合理的檔案管理體系下進行檔案管理。[1]具體的工作實踐中，存在以下幾個層面的問題：

（1）在檔案鑒定、銷毀制度方面。單位沒有對檔案鑒定、銷毀工作的組織領導、方法、程序進行具體規定，檔案鑒定工作開展不到位，到期該銷毀的檔案沒有進行銷毀。

（2）在檔案收集、整理制度方面。單位沒有對檔案的編目、收集和整理程序進行細化規定，存在按照慣例以及工作經驗管理檔案的現象。同時，單位缺乏對檔案保護以及修復方式的規定。

（3在檔案的查閱利用、移交制度方面。對查閱檔案的種類、手續、利用效果以及保密承諾等缺乏規定。同時，沒有規定移交的具體流程，容易導致移交過程中發生泄密或者遺失。

（4）在責任主體制度方面。缺乏對檔案管理工作人員職責范圍以及懲戒措施的規定。

三、加強檔案信息資源開發措施及建議

（一）加強檔案工作者的管理和人才利用

檔案工作者面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統的實體管理向檔案信息化管理發展。加強基礎業務建設，就是為了加強檔案部門對經濟建設和各方面利用檔案的適應能力，促進檔案信息資源的開發利用，這也是檔案工作的核心所在。從目前情況看，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。檔案信息化的發展，要求他們與時俱進，更新自己的知識結構，轉換管理理念，適應時代發展的要求。

（二）夯實基礎，豐富館藏，擴大檔案信息量

館藏內容是檔案利用者的利用對象。檔案信息資源開發利用工作做得好壞，很大程度上取決于館藏信息量的儲備情況。館藏是否豐富就成為制約檔案利用工作質量高低的關鍵。豐富館藏主要從兩方面入手：一是按歸檔制度有計劃地接收由生產技術業務部門移交的檔案。檔案有系統的編目，整理科學，檔案質量高，檔案品種門類齊全。另外，檔案人員要走出檔案室，去有關部門或找某些個人索取或征集有價值的檔案資料。只有把開發利用與豐富館藏工作并重，檔案室才能成為取之不盡，用之不竭的檔案信息源。

（三）信息化、網絡化促使開發利用檔案信息資源，提高服務功能

檔案部門是信息的集散地，具有傳輸、利用信息的優勢。檔案信息網絡是一個開放的系統，是改進和優化檔案信息資源開發工作的一項有效措施，是未來開發檔案信息資源的發展方向。它不僅能促進和加強檔案館之間的協調和合作，實現資源共享，還能快速而有效地提供各種層次和各種需求的信息服務，促進檔案館信息服務的社會化，并為檔案部門提供一個廣闊的發展空間，改變傳統的管理格局。隨著通信技術的發展，尤其是通訊網絡的出現和電子文件的產生，極大的促進了檔案信息資源開發利用的需求。只有更方便、更快捷為社會提供檔案信息服務，才能使得檔案信息管理適應現代通信的特點和社會對信息發展方向的要求。

四、結語

總之，檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始，最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。推進檔案資源的開發利用，對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。要做好檔案信息資源的開發與利用，就要從檔案管理方方面面的工作做起，這將有利于檔案工作的開展，提高工作效率，使檔案信息資源更好地為企業的利益服務。在社會信息化、數據化的浪潮之下，單位合理、科學的對檔案信息資源進行利用開發既是現實工作的需要，也是為人民服務的需要。因此，創新檔案信息資源開發利用的模式，事關單位工作效率的提升、事關檔案事業改革的成果，亦是社會高度發展的必然結果。

參考文獻：

[1]徐冉 朱紅 李崢如何加強企業檔案信息資源的開發與利用[J].《商情》2016（37）

[2]謝俊芝 檔案信息資源開發利用的創新探討[J].《環球市場》2018（07）

[3]崔兆華 如何加強檔案信息資源的開發與利用[J].《科技視界》2014（16）