我國智慧檔案館一站式服務探索與實踐

于莎莎

【摘要】我國政府職能轉變面臨的首要問題是一站式政府建設，一站式服務是我國公共服務理論發展和實踐的必然趨勢。近年，我國各省市的公共檔案館也紛紛倡議開展“一站式”服務，本文以大數據、云計算等為參考模型，構建檔案信息共享服務平臺，探索智慧檔案館一站式服務的有效途徑，滿足公民日益增長的檔案利用需求，全面提高檔案信息服務水平與質量，力求為我國智慧檔案館一站式服務提供一個全新的探索。

【關鍵詞】智慧檔案館;大數據;公共服務網絡化

一、相關概念界定

“一站式服務”（One-stop service） 最先起源于歐洲國家，簡單地說一站式服務就是服務的整合或集成，即客戶只要有需求，一旦進入服務網點，所有的問題就會迎刃而解。檔案館一站式服務包括三層含義：一是將所有檔案電子化，使檔案利用率達到最大化。二是利用大數據、物聯網和云計算等現代信息技術，實現在線服務。三是對各個單位和部門的業務流程和工作方式進行優化重組。因此，一站式服務不僅是將檔案館內部管理和運作進行電子化，也是將傳統的業務管理模式在一站式服務的基礎上進行改造。智慧檔案館是利用豐富的館藏資源，借助于大數據、云計算等相關的信息技術實現館際間館藏資源的整合、傳遞、共享，使檔案館由封閉、半封閉向資源共享的開放型檔案館轉化，毋庸置疑，智慧檔案館一站式建設為檔案信息資源提供了共建共享的新型平臺，對提升檔案工作自身管理水平和擴大檔案部門社會影響力具有重要的影響。筆者認為智慧檔案館一站式服務是檔案部門轉變服務方式、服務民生、完善檔案利用服務體系的重要舉措。

二、開展智慧檔案館一站式服務的有效途徑

（一）加強檔案資源數字化。無紙化辦公概念的提出到OA管理系統，尤其是信息化參與到檔案工作后，電子檔案逐漸被檔案管理員接受。各省市檔案館積極推進館藏檔案資源數字化轉換，通過數字化采集圖片、視頻、尺寸、文字描述等內容，實現檔案的全文檢索和增量電子檔案的網上歸檔業務。但是由于檔案館檔案基數太大，數字檔案館的存量仍不能覆蓋整個庫存總量100%，因此，智慧檔案館應加強檔案信息資源數字化，將檔案數字化存量100%作為目標，并努力實現，再談利用智慧為利用者服務的目標，才是正確的發展步驟。

（二）搭建檔案資源網絡平臺。相較于國外，我國的檔案信息化起步比較晚，但我國始終本著“開放、協同、共享”的理念，現代社會人們已經不局限于“你來我找”的傳統方式，檔案利用者更追求高速、便捷人性化的服務，目前大多檔案館已經逐步建成了以信息化為核心的檔案信息管理系統。比如遼寧省檔案館新館投資298.8萬元，項目周期歷時半年，建成包括館藏檔案綜合管理系統、電子文件管理系統、互聯網信息采集管理系統、已公開政務信息管理等系統。功能覆蓋檔案收集、整理、移交、接收、審核、歸檔、入庫、保管、查詢、利用、轉出、鑒定、銷毀等檔案工作全過程的管理平臺，實現館藏檔案資源數字化、檔案行政事務的智能化、電子檔案信息的全生命周期安全化、完成檔案信息資源的信息化存儲等，完成檔案資源的集成管理，不同地域的需求者都能在線瀏覽、檢索、利用。

（三）增強館際合作實現跨庫檢索。館際共享合作模式一般包括聯合購買、整合檔案館資源、構建聯合索引、館藏資源互遞、館際間的參考咨詢服務等形式。為了實現“讓檔案多跑路，讓群眾少跑腿”，以建立檔案跨館服務系統為突破口，推進區域數字檔案信息共享，努力打破查檔地域、部門限制，積極打造檔案“一站式”服務平臺，面對浩如煙海的電子檔案，云計算的嵌入為檔案信息資源共建共享奠定了堅實的基礎，云端作為一個大型的信息資源存儲庫，用戶有利用需求時，可以通過云終端快捷查找到所需的信息資源。無須考慮是否為本館資源，各個檔案館可以同時共享云空間下的檔案信息資源，實現了跨區域、跨部門、跨系統的檢索。

（四）新型信息技術的嵌入。智慧檔案一站式建設需要新興信息技術的支撐。其中以大數據、移動互聯網等嵌入為主，充分挖掘檔案資源，實現檔案業務流程的智慧化管理與應用，實現一站式檢索服務。首先，大數據技術調查，使用大數據作為核心技術支撐的檔案館比例較高，大數據技術是檔案信息處理技術2.0版本，其強大的數據分析和挖掘功能，更適合智慧檔案館對數據分析和挖掘的實際需求，大數據技術對檔案信息資源收集、保管、利用等環節都具有重要意義，由于篇幅問題，不一一闡述。其次，移動物聯網技術。互聯網技術通常可分為前端技術和后端技術兩種方式。一方面，前端技術對檔案的格式、內容、位置等信息進行標識，利用識別功能對已標識信息進行讀取，轉化成便于網絡傳輸的數據格式;另一方面，后端技術將加工后的數據信息進行分析處理，對檔案屬性進行轉換，再傳輸到智慧檔案館的管理系統，同時運用物聯網和用戶的接口，主動提供檔案信息資源個性化利用。最后，虛擬技術的嵌入。智慧檔案館可通過3D、BIM等構建出和真實檔案館一致的3D場館，通過虛擬瀏覽、查找等功能，可形成完備的檔案館仿真系統。檔案用戶可在虛擬檔案館各區域游覽、檢索和查詢。通過虛擬檔案館仿真系統，及時了解檔案資源更新情況，用戶實現一站式檢索瀏覽服務。

三、智慧檔案館一站式服務需要關注的四個問題

（一）政策層面。通過調查，80%以上的檔案館認為政府政策引導和資金支持是最重要的。比如，2014年，青島市《政府工作報告》中明確提出

“啟動智慧檔案館建設”，并于2015年投入試運行;張家港市在2013年制定了《智慧港城建設工程行動計劃》，在2013-2016年投入7億元，每年推進10個左右的信息化重點項目。這些例子都說明了政府的導向和資金的支持在智慧檔案館的建設中起到了決定性的作用。另外也需要政府的引導和招商引資等社會力量的參與完成。

（二）法律層面。智慧檔案館要積極建立智慧檔案館技術應用標準與規范體系，這是智慧檔案館建設的重要保障。比如，在訪問接口、數據采集、交換接口、安全保密和數據開放等方面，依據《中華人民共和國檔案法》制定相關的法律和行業標準，對檔案跨館利用的服務方式、利用范圍、工作流程、防止泄密等方面作出規定，確保跨館出具的檔案憑證真實有效，目前我國還未形成一部完整的有關智慧檔案館的法律標準，呼吁相關法律的出臺。

（三）人才層面。積極組織檔案館負責人和檔案人員參加檔案跨館服務培訓班，確保熟練掌握系統操作規范和流程。檔案館的工作人員不但要有檔案學的學科背景，還要有較強的信息處理能力和創新能力，同時，應當與政府、高校和科研單位的專家合作，邀請他們做咨詢顧問，充分發揮專家學者的作用。

（四）安全層面。安全層面可分為管理和技術兩個方面。一是檔案局可以搭建保密專網，利用政務云將平臺上網公開的檔案進行嚴格操控，加強對涉密的信息系統和涉密的載體安全保密管理，強化網絡和電子檔案安全，確保電子檔案的真實性、完整性、安全性。二是注重智慧檔案館中的智慧監控建設來強化檔案信息安全，對檔案進行電子化識別，實現全面監控，利用物聯網感知技術確保檔案不出現非正常移動。以江蘇省太倉市檔案館為例，該館每一卷檔案都被粘貼上電子標簽，如同人們的“第二代身份證”，電子標簽記錄了檔案的身份信息，可以自動獲得檔案的相關數字信息，完成實體檔案與數字檔案實時轉換。

【本文系黑龍江省檔案局科技項目智慧檔案館頂層設計與運行模式探究（HDK2018—15）階段性研究成果】

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