醫(yī)院人事檔案管理的重要性研究

吳正榮

【摘要】人事檔案管理在醫(yī)院管理工作中屬于人事管理工作之一，且人事檔案的管理對于醫(yī)院內部工作有很大的幫助，還能為醫(yī)院全面發(fā)展出力，因此各醫(yī)院對人事檔案管理十分重視。當前對醫(yī)院人事管理研究并不是很多，本文主要通過對醫(yī)院人事工作中人事檔案管理的重要性進行分析，希望能夠拋磚引玉。

【關鍵詞】醫(yī)院;人事;檔案管理

作為檔案學中比較重要的內容之一，檔案管理一直得到各個單位高度重視，怎么在企業(yè)或者單位發(fā)展過程中將檔案管理工作做好，進一步促進企業(yè)或者單位發(fā)展壯大是企業(yè)當前不得不考慮的問題。近些年醫(yī)院在檔案管理工作方面也越來越重視，人事檔案管理工作作為醫(yī)院人事管理工作重要組成部分，對醫(yī)院各項管理工作造成了巨大影響。

一、人事檔案概念分析

人事檔案主要內容包含個人身份、個人學歷、個人資歷、懲處情況、黨員情況等方面的具體內容，是我國人事管理制度中一項特有特色。人事檔案記錄著我們的主要經歷，包括學習經歷、工作經歷、獎懲經歷等，在個人職稱評定、養(yǎng)老保險辦理方面發(fā)揮著重要作用。人事檔案因為主要記錄人的一生行動軌跡，所以具備全面性、現實性、動態(tài)性、流動性與機密性。正是因為檔案具備上述這些性質，所以在日常人事檔案管理中要根據人事檔案特性進行具體管理，必須對人事檔案進行保密與記錄，以便更好進行人員管理。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作建議

（一）做好檔案收集工作與檔案信息核對工作。醫(yī)院人事在平時進行人事檔案管理時要注重檔案收集工作與檔案信息核對工作。首先，醫(yī)院人事管理部門要對整個醫(yī)院工作人員進行人事檔案記錄收集工作。對入職的工作人員及時進行檔案整理歸檔工作，還要及時對工作情況進行記錄。其次，要注重人事檔案信息的核對，不能出現錯誤信息。將已經收上來的檔案進行核對，避免人事檔案中出現錯誤影響該檔案擁有人評定職稱等。檔案中出現的一些人名書寫錯誤等問題必須避免，還要注重人事檔案及時更正，例如，檔案人員黨員信息變動、人事檔案調動信息等，要及時對發(fā)生的變動做好記錄。再次，注重人事檔案的規(guī)范性。注意人事檔案材料對象要明確，關注一些重要材料是否已經得到相關部門蓋章，有些原件復印件要注意上面是否有標明“與原件相符”，凡是發(fā)現人事檔案手續(xù)不完整填寫不規(guī)范一定要及時完善手續(xù)修正不規(guī)范地方。

（二）保護檔案的完整性。人事檔案作為檔案擁有人生平的一種記錄，必須要保障其檔案材料的完整性。醫(yī)院人事部門在人事檔案管理過程中要注重檔案的完整性，不能損失檔案中任何一個材料，在保管時還要根據檔案具體情況選擇相適應的保管環(huán)境。當下除了電子人事檔案外，紙質版檔案是必需的，在紙質版人事檔案管理上，醫(yī)院相關人事部門要選擇防火、防水、防潮、防蟲、防高溫等符合條件的地方對人事檔案進行貯藏。對于電子版人事檔案，醫(yī)院也要注意建立完善的電子檔案系統(tǒng)，進一步保障人事檔案全面性，利用現代信息化技術手段建立更為安全、時效性更強的電子人事檔案。

（三）為符合規(guī)定者提供檔案利用。檔案的提供不是無差別的需要根據請求者是否符合相關規(guī)定來決定。檔案想要借調必須要經過相關部門批準才可，并做好借調人員記錄，進一步保障人事檔案的安全。醫(yī)院人事檔案管理者對檔案借調者做好監(jiān)督工作，不允許借調人員在未得到許可情況私自拆開人事檔案，禁止涂改。醫(yī)院人事檔案管理人員做好檔案內容保密工作，無論是工作人員還是借調人員不得未經許可對人事檔案內容私自外傳，更不能在未經許可情況下與第三人共同查看檔案內容，更不能藏匿檔案或者檔案中的某些材料。

（四）完善人事檔案規(guī)范化管理制度。醫(yī)院需要在人事管理中完善相應的人事檔案管理制度，把人事檔案管理工作變成一件有序科學化的管理工作，避免在人事檔案管理中出現各種問題。有了相關規(guī)范制度制約，一方面方便醫(yī)院人事管理人員根據規(guī)范制度對檔案進行規(guī)范管理;另一方面一旦有人在檔案管理工作中出現錯誤能第一時間找到解決方式，并且可以根據相關規(guī)范對人員錯誤做出適當處罰，進一步保障醫(yī)院人事檔案管理工作有序進行。

三、醫(yī)院人事活動中進行人事檔案管理的重要意義

（一）醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院服務水平的體現。醫(yī)院作為一種服務型單位，其服務水平直接影響著醫(yī)院發(fā)展，人事檔案管理是否全面完善影響著醫(yī)院服務水平提高。通過完善科學人事檔案管理，相關部門可以第一時間發(fā)現服務方面存在的不足，并根據工作人員具體工作情況與醫(yī)院實際發(fā)展情況制定更為合理解決方案，進一步提高醫(yī)院服務水平。通過人事檔案也能很好發(fā)現醫(yī)院管理上存在的一些不足，針對不足專項整改進一步完善醫(yī)院管理制度，促進醫(yī)院全面發(fā)展。

（二）人事檔案管理為醫(yī)院選拔人才提供依據。人事檔案記錄是員工全面信息，對這些信息進行管理有利于醫(yī)院工作人員職稱評定，為醫(yī)院選拔人才提供依據。醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)院工作人員信息進行歸檔得來，檔案中有關于相關人員工作情況記錄，包括該人員工作表現、工齡情況、學歷情況、業(yè)務水平等，這些記錄全部通過文字記錄下來，當對員工進行評定時有關單位便可以調取人事檔案進行評定，為人員評定提供依據。醫(yī)院需要更多高素質綜合能力過強的人才，做好人事檔案管理工作可以從檔案中篩選出高素質人才，并且可以發(fā)現醫(yī)院中潛力比較大的人才，對潛力大的人才進行專項定向培養(yǎng)，不斷提高醫(yī)院工作人員的整體業(yè)務與素質水平。

（三）人事檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的重要部分。人事檔案管理是醫(yī)院人事檔案管理的重要組成部分，能夠促進人事管理工作的順利進行。首先，完善的人事檔案管理工作能夠進一步保障醫(yī)院人事管理工作的進行，通過人事檔案管理記錄，方便管理者可以更全面掌握醫(yī)院工作人員的具體情況，為人事管理決策提供科學現實依據，避免人事決策出現問題。其次，人事檔案管理工作方便醫(yī)院進行人事調動，根據人事檔案記錄可以查看工作人員的具體情況，將這些工作人員調到更適合他們的部門，更好的救死扶傷，實現醫(yī)院的社會功能。再次，人事檔案管理工作可以順利與國家人事檔案管理工作接軌，按照國家人事檔案管理標準，盡早實現與國家標準一致，促進醫(yī)院管理水平提高。

（四）人事檔案管理是醫(yī)院人事工作的重要依據。人事檔案的存在能為人事工作提供重要依據。人事檔案不僅能夠真實反映相關工作人員的經歷與工作情況，同時還可以為醫(yī)院人事管理部門提供人事決策依據。醫(yī)院可以根據人事檔案記錄上的個人表現情況，對相關工作人員做出升職與降職決定。根據人事檔案記錄，醫(yī)院可以留下高技術人才剔除一些好吃懶做的閑人，進一步促進醫(yī)院良性發(fā)展。另外，一旦醫(yī)院工作人員發(fā)生緊急事件時，也可以通過人事檔案記錄第一時間找到發(fā)生意外人員的家屬，盡快對緊急事件進行處理。

四、結束語

總而言之，伴隨著人事檔案管理逐漸被重視，醫(yī)院人事管理中不得不注重人事檔案管理工作的推進，要在實際工作中真正發(fā)揮人事檔案的作用，進一步促進醫(yī)院邁上新臺階。醫(yī)院在人事管理工作中不可忽視人事檔案管理工作。對人事檔案做好收集檢查工作，保障人事檔案完整，為有需要的人員提供人事檔案，進一步提高自身人事檔案管理水平。

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