簡述干部人事檔案數字化建設的前期準備工作

楊璐

【摘要】干部人事檔案數字化建設是適應當前社會發展大趨勢、非常有意義的一項工作，隨著干部人事檔案專項審核工作的全面完成和組織系統信息化工作的深入推進，開展干部人事檔案數字化建設，已成為提升工作效率、保護紙質檔案、保障檔案信息安全，進一步加強和改進干部人事檔案工作的必然選擇。本文著重指出了數字化建設前期準備的幾點工作，望能夠為干部人事檔案數字化建設的順利開展起到借鑒作用。

【關鍵詞】干部人事檔案;數字化建設;工作

近年來，隨著社會經濟和信息技術的快速發展，以手工操作為主的傳統單一作業管理模式，已經不能夠滿足當前管理機制的發展需求，嚴重制約了干部人事檔案工作應有的高效和優質。因此，這項工作要充分利用智能、多樣和高效的現代化工具，形成全新的干部檔案管理理念和服務體制，為干部工作提供全新、高效、優質、安全、便捷的干部檔案服務體系。

一、干部人事檔案數字化建設的意義

計算機技術是一種先進、科學的技術手段，將其應用于干部人事檔案管理工作中，是管理方法和手段的創新。1.干部人事檔案數字化建設能夠實現干部檔案管理工作的規范化、數字化、科學化，能夠簡便、高效、快速、準確地檢索查詢所需干部人事檔案信息，提高工作效率，有效發揮干部人事檔案在干部選任工作中的基礎保障作用，對組織人事部門改進工作方式、提升管理水平有著重要意義。2.長期以來，干部人事檔案在查閱和利用時，往往要依靠手工翻閱閱檔本，查出檔案編號，然后再去檔案柜取出檔案進行閱檔，不僅效率低下，而且會造成檔案材料的接觸性磨損，甚至是破損。原始紙質檔案材料是記載干部個人成長歷程的，在專業技術職務評審、專業技術職務考核認定、干部選拔擔任、年齡、工齡、黨員身份認定、獎懲情況等方面都有著重要的依據、憑證作用，干部人事檔案數字化建設能夠起到減少原始紙質檔案的翻閱次數和人為破損，保護其持久性與安全性的作用。3.干部人事檔案數字化建設能夠從技術上防止干部人事檔案涂改造假，為嚴格管理紙質檔案增設了“監控器”和“防火墻”，從而維護干部人事檔案的真實性和準確性，加強干部工作的嚴肅性和公信力。

二、干部人事檔案數字化建設的前期準備工作

（一）人員隊伍建設工作。干部人事檔案管理是一項政策性、專業性很強的工作。然而，目前同時具備干部人事檔案管理方面的業務知識和計算機技術管理技能的檔案專職管理人員嚴重不足。因此，干部人事檔案數字化建設需要一支強有力人才隊伍支持，干部人事檔案管理隊伍建設是數字化建設的重中之重。1.領導要高度重視、關心和支持干部人事檔案工作。干部人事檔案管理工作既辛苦又枯燥，專職干部人事檔案管理工作成績小，管理人員職務晉升慢，直接影響到他們的積極性。因此領導要選配政治可靠、作風正派、責任心強的中共黨員從事干部人事檔案管理工作，并加強黨性教育和紀律約束，科學設置職務、職稱，調動管理人員工作積極性，引導他們心無旁騖做好檔案管理工作，鼓勵他們終身從事這項工作，以保證干部人事檔案管理人員隊伍的相對穩定。2.干部檔案管理部門要重視管理人員業務知識培訓，加強專業素質的提升;還要加強檔案管理人員的計算機技能方面的培訓，為下一步干部人事檔案工作的數據庫建立、軟件操作、維護打好基礎，從而盡快培養出一支熱愛檔案事業、忠于職守、業務水平和計算機工作技能兼備的高素質人才隊伍，為干部人事檔案數字化建設提供強有力的人才支撐。

（二）干部人事檔案的收集歸檔工作。干部人事檔案具有真實性、完整性、動態性的特點，檔案材料收集工作是干部檔案工作的重要環節，要按照干部管理權限和干部人事檔案收集范圍，重點收集能夠反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據社會經濟發展和組織工作的需要，不斷充實和完善干部人事檔案的內容。這項工作需要注意的是，要盡可能及時將近年形成的年度考核表、學歷材料、職稱材料、干部任前考察檔案審核表、入黨材料、獎懲材料、工資表、干部任免審批表和事業單位續聘合同等材料收集齊全完整，并對之前短缺的檔案材料及時補充收集，認真鑒別后整理歸檔，確保數字化工作前期檔案材料的完善、準確，符合數字化要求，為后續的數字化建設節省收集材料的時間。

（三）干部人事檔案的整理工作。整理工作是整個干部人事檔案工作的重要組成部分，是干部檔案業務建設的基礎工作之一。干部人事檔案的整理是指根據一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂，使之成為系統化和條理化的專門案卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的全過程。檔案材料的鑒別工作包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備，這是嚴格把好“入口關”的重要步驟;在完成分類、排序步驟后，編號工作要注意的是檔案編號和頁碼的標注位置，具體位置應該在距離紙張右上角右上一厘米、右下角右下一厘米、左下角左下一厘米的位置，此外還要注意橫向紙張的編號標注要求，如果標注位置不夠標準，就有可能影響檔案材料的后續掃描錄入工作;裝訂工作需要注意的是，檔案材料應該左邊、下邊對齊，在左側裝訂打孔，做到結實、齊整、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、方便閱讀，如果左側的空白不夠，要進行托裱，不能壓字。一切整理工作都要高標準、嚴要求，為干部人事檔案數字化建設節省的時間。

（四）干部人事檔案審核工作。始終堅持“凡進必審、凡審必嚴，有錯必糾” 的審核認定原則，對在職干部檔案進行逐人、逐卷、逐頁、逐項的審核認定，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”，形成相應的專項審核工作專用認定表和干部任免審批表，為檔案信息化建設提供嚴謹精確的基礎性資料。

（五）資金、場地準備工作。要做好干部人事檔案數字化建設，一定要根據建設需要，做好資金、場地等前期準備工作，并在數字化作業場地配備高清監控攝像頭，實現全天候全方位無死角監控，為檔案數字化建設整體協調推進提供有力的物質保障。

（六）公司選擇工作。干部人事檔案數字化建設要選優選強技術服務企業，運作單位要具備相關工作的涉密資質，在中國信息資源領域處于領先位置，能夠立足于全球化的視野，前瞻性地把握行業需求，專注于檔案和標準信息資源領域的研究與探索，擁有完善的檔案和標準信息化技術、產品和方案，擁有強大的技術能力支持和工作團隊，能夠熟練地對每冊干部檔案進行檔案掃描、原始圖像制作、高清圖像制作、數據審核、數據備份等工作;并且能夠依照相關法律規定，起草項目合同書，嚴格要求掃描質量、保密安全和軟件升級維護等方面的工作能力;具備豐富的相關工作經驗，嚴格檔案的出入庫交接簽字制度，簽訂保密協議，從而確保干部人事檔案數字化建設的高效安全。

（七）創新干部人事檔案管理機制。針對干部人事檔案管理工作的現狀，創建符合組織人事部門實際工作需要的檔案管理機制，使這項工作真正走向制度化、數字化、高效化。結合干部人事檔案工作的保密性特點，制定相應的管理規章制度;建立干部數字檔案的查閱審批制度，在查檔人員查閱相關人事檔案材料時，數字化管理平臺能夠即時監測查檔人員的具體行為，對閱檔過程進行詳細的日志記錄，為數字檔案的使用提供必要的制度保障，在干部檔案利用高效率的同時確保檔案信息數據的安全。

三、結語

綜上所述，干部人事檔案數字化建設，能夠使干部人事檔案日常管理基本實現無紙化辦公，充分發揮干部人事檔案的作用，使干部檔案工作達到真正數字化、信息化邁出了關鍵的一步， 翻開了新的篇章，發生了質的飛躍。干部人事檔案數字化建設工作專業性強、工作量大、涉及面廣、任務艱巨，因此，在開展這項工作之前，要嚴謹、細致地加強前期準備工作的各環節中的細節，為干部人事檔案數字化建設的順利開展提供重要的基礎保障。