中學基建檔案收集整理方法研究

張玲

【摘要】隨著我國教育體系的不斷革新，如今中學所招收的學生數量呈上升趨勢，使得中學不得不投入資金來建設更多的基建項目，這樣一來，對基建檔案收集整理就逐漸成了中學日常工作中的重點。由于各中學基建項目較為繁雜，對基建檔案進行收集整理工作面臨著較為嚴峻的挑戰，需要中學相關工作人員找出其中所存在的問題，并根據各中學實際情況采取合理的基建檔案收集整理方法。

【關鍵詞】中學;基建檔案;收集整理方法

在當前中學基建檔案收集整理工作中，存在著所收集檔案資料不夠齊全、不夠合格、形式較為單一等問題，加之部分負責收集整理的工作人員專業能力不足，使得中學基建檔案收集整理工作成效較為低微，無法對中學的良性發展產生促進作用。因此，中學相關領導應當完善基建檔案管理體系，細化基建檔案收集整理工作的各個環節，并實行嚴格的監管措施，保證該工作的順利完成。

一、中學基建檔案收集整理存在的問題

（一）所收集的基建檔案資料不夠完整。部分中學檔案管理人員受到了各方面因素的影響，使得其收集的基建檔案資料不夠齊全，影響了后期對基建檔案的整理錄入，對相關基建項目的順利開展有一定的抑制作用。比如部分檔案管理人員過于重視基建檔案中的紅頭文件正件，忽視了其中的附件及相關定稿文檔，雖然保留了文件中的核心思想，但有關基建檔案更為全面的資料則并未有效進行錄入。部分檔案管理人員在檔案資料收集過程中僅僅關注基建施工圖及竣工圖，未能在整個施工過程中對相關變更資料進行收集。部分檔案管理人員在收集資料的過程中，忽視了基建后期因為維修、改造而形成的新型檔案資料。總而言之，在收集資料過程中，一定要全面考慮基建項目的各個環節，力求讓所收集的基建檔案資料更為完整。

（二）所收集的基建檔案資料不符合標準。當前我國部分中學教學條件較為落后，未能引入信息技術來輔助編制基建檔案資料，一般是選用紙質材料來構建基建檔案資料，這類型紙質材料保存期較短，容易受到天氣及人為因素的干擾而逐漸失效。部分基建檔案資料中編制并不全面，容易出現日期標注不夠明確、缺少原始印章及簽名這類情形，使基建檔案資料并不符合相關標準，影響后期的錄入工作。諸如竣工圖等關鍵基建檔案資料，內容中變更標注缺乏規范性，并未達到相關部門所要求的“修改到位、標注到位、說明到位”。

（三）對部分圖紙基建檔案錄入較為困難。當前所收集的圖紙基建檔案是由各類制圖軟件制作而成，諸如CAD以及一些三維軟件，這類軟件系統可能會出偏差，導致對這類圖紙資料進行整理歸檔時存在著較大的錄入困難。同時，對基建檔案進行錄入的相關人員數量相對較少，且專業知識水平也呈現著參差不齊的狀態，直接導致了大部分基建檔案資料錄入通常是由文秘進行兼任，這類人員對于圖紙檔案的錄入工作并不熟練，對于基建檔案的理解與劃分也缺乏較為專業的判定，導致了部分圖紙基建檔案錄入工作尤為困難。

二、中學基建檔案的收集整理方法

（一）相關領導應當高度重視中學基建檔案收集整理工作。加強學校檔案部門對于此工作的宣傳力度，讓相關部門能夠明確自身在檔案收集整理工作中所具有的職責，并細分到各個領導進行分管，指派專業人員進行協助與監督工作。同時，規范整個基建檔案收集整理工作體系，定期組織檔案工作人員進行專業的培訓，提升其檔案收集整理專業程度，激發其工作主動性及責任心，進而保證檔案收集整理工作的成效。

（二）中學應當審視傳統的檔案收集整理模式。分析出在新時代其中存在的不足之處，在此基礎上制定較為詳盡的規章制度，嚴格落實個人責任制，逐步完善檔案收集整理工作管理體系。具體而言，中學應當將檔案收集整理流程、檔案收集整理崗位職責以及基建項目竣工時的編制文件等都納入合同管理中，這樣一來，在簽訂合同的時候就能夠較為明確地制定基建檔案收集整理方向，且能夠有效提升收集整理工作的效率，保證工作成效。同時，對部分工作人員在收集整理過程中因為個人原因而導致檔案資料收集不夠齊全、不夠準確這類情況，要對其進行嚴肅處理，以儆效尤。

（三）在基建檔案收集整理過程中應當落實質量監控。嚴格按照“三個同步”的指導方針進行基建檔案收集管理工作，保證基建工程開始時能夠與檔案收集整理工作的建立同步進行，保證基建工程建設時能夠與基建檔案相關資料審定、整合、收編工作同步進行，保證基建工程竣工時能夠與驗收竣工圖紙工作同步進行。同時，中學檔案管理部門應當根據既定的流程合理完成檔案收集整理工作，檔案工作人員應當對檔案內容是否清晰完整、檔案裝訂是否整齊、檔案收集是否齊全等方面進行嚴格的把控，要嚴格控制質量輸入，確保能夠將準確無誤的檔案資料進行錄入歸檔，從而保證基建檔案收集整理工作的規范性。

（四）基建檔案收集整理工作較為繁瑣，需要一定的理論知識及實踐經驗。中學應當進行專業化人才培養，提升檔案工作人員的專業技能水平，定期組織工作人員進行檔案收集管理知識及工程建設知識，且培養其將不同格式的圖紙轉換為同一格式圖紙的能力，有效地提升基建檔案整理錄入的效率。在基建檔案收集整理過程中，需要檔案工作人員對檔案進行嚴格的審批，并且與基建建設單位進行協調與溝通，做好基建工程各個環節的審視工作，對于相關的專業資料要嚴格進行審核與把關，查漏補缺，找出其中的漏洞并進行彌補，確保所收集整理檔案的精準。同時，為了能夠方便后期檔案的查詢與調用，可以利用信息化技術，將傳統的紙質檔案進行電子化錄入，從而加強檔案收集與整理的力度，最大化地完善中學基建檔案。

（五）細化基建檔案，建設合理的檔案框架。根據其重要程度，依次列出基建檔案中各個環節的責任關系以及附屬關系，這樣一來方便相關人員對基建檔案進行查閱。同時，在對基建檔案進行整理錄入時，可以根據中學實際情況制定出一種合理的檔案錄入格式，明確其格式要求，讓錄入工作顯得更有條理性，能夠讓后續的責任追蹤與檢測追蹤更具方向性。在對基建檔案進行整理時，相關檔案工作人員必須要做好排序及目錄總結工作。第一，對基建檔案按照大小類別或者收集時間進行排序，能夠較為明顯地分辨出檔案工作的主次。第二，對于一些紙質圖紙資料，在錄入過程中一定要做好電子目錄，一方面可以方便對其進行審核及檢閱，另一方面也可以讓這類資料更為長效地進行保存。第三，可以設立相應的基建檔案資料卷，對其排序要遵循立卷成冊的規定，將其獨立成冊，在裝冊時要嚴格按照分類標準對資料進行分類，對于一些不確定檔案要單獨標注出來，做好附屬備錄，這樣一來，基建檔案收集整理工作就顯得井然有序，有條不紊，能夠最大化地提高工作效率，增加工作成效。

三、結語

在我國各大中學基建項目數量不斷增加的背景下，對于基建檔案進行良好的收集整理，對中學的良性發展有著較強的促進作用。因此，應當對基建檔案收集整理工作體系進行完善，落實質量監控措施，合理分配相關部門職能，建設合理的檔案收集整理框架，從根本上確保中學基建檔案收集整理工作的順利進行。

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