中小學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新策略分析

黃秀容

【摘要】中小學(xué)檔案管理工作主要涉及學(xué)校章程、發(fā)展歷史、學(xué)校工作開展?fàn)顩r、德育工作記錄和職工檔案等內(nèi)容，完善中小學(xué)檔案管理工作有利于對檔案的使用和查詢，從而對中小學(xué)進(jìn)行合理有效的管理。但現(xiàn)階段中小學(xué)檔案管理工作中仍存在一些不足之處，本文主要通過分析中小學(xué)檔案管理工作的不足，并提出創(chuàng)新檔案管理工作的具體策略。

【關(guān)鍵詞】中小學(xué);檔案管理;創(chuàng)新

中小學(xué)的檔案管理工作是中小學(xué)校工作的一項重點(diǎn)內(nèi)容，檔案記載著歷史和學(xué)校的發(fā)展史，是學(xué)校發(fā)展進(jìn)步的重要見證，完善中小學(xué)檔案管理工作能極大提高學(xué)校管理水平，方便對檔案的查詢和使用。學(xué)校通過研究檔案來總結(jié)學(xué)校發(fā)展歷程中的優(yōu)勢和不足，并以此為立足點(diǎn)制定學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略，有利于學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步。

一、中小學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校對檔案管理工作不夠重視。近年來，越來越多的中小學(xué)已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理工作在推動學(xué)校發(fā)展中的重要意義，并著力推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。但仍有一些學(xué)校對檔案管理工作不夠重視，主要原因在于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到檔案的實際作用和重要性，因此沒有將學(xué)校工作重心放在檔案管理上，對檔案管理工作沒有投入過多心血。檔案管理工作專業(yè)管理人才配備不足、缺乏完善的檔案管理制度，都阻礙了中小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，中小學(xué)沒有設(shè)置專業(yè)的檔案管理室，也沒有相應(yīng)的措施來保護(hù)紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理技術(shù)落后。部分學(xué)校仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來進(jìn)行檔案記錄，紙質(zhì)檔案有規(guī)格不統(tǒng)一、保存難度大的劣勢，不利于檔案的長久保存，且紙質(zhì)檔案一旦遺失將再無法找回，從而造成極大損失。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各個領(lǐng)域，中小學(xué)要實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新就要不斷發(fā)展檔案管理技術(shù)。

（四）檔案管理缺乏專業(yè)人員。由于學(xué)校對檔案管理工作不夠重視，缺乏對檔案管理人才的投入，現(xiàn)階段大多學(xué)校檔案管理人員都不是專業(yè)人員，沒有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗，對信息技術(shù)了解程度較低，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。且學(xué)校缺乏對檔案管理人員的培訓(xùn)，檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識，管理工作中采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。

（五）檔案管理體制落后。部分學(xué)校尚未形成完善的檔案管理體制，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作缺乏活力，管理人員工作積極性較低，由于沒有合理的檔案管理體制，缺乏對檔案管理責(zé)任的落實，針對檔案管理人員也沒有形成相應(yīng)的獎懲制度，導(dǎo)致檔案管理工作無法有效推進(jìn)。檔案管理工作處于停滯不前的狀態(tài)。

二、推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)實意義

中小學(xué)檔案主要記載學(xué)校發(fā)展章程、歷史以及具體工作的開展?fàn)顟B(tài)，通過研究檔案能幫助在職工作人員了解學(xué)校的發(fā)展歷程，不斷總結(jié)學(xué)校發(fā)展的優(yōu)勢，并以此為出發(fā)點(diǎn)制定合理的教學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，幫助學(xué)校在認(rèn)識自身發(fā)展優(yōu)勢的前提下進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新，從而在現(xiàn)階段激烈的社會競爭中立于不敗地位，提高學(xué)校的知名度和辦學(xué)水平。因此，在中小學(xué)進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，以此不斷完善學(xué)校的檔案管理工作是學(xué)校進(jìn)行自我分析、完善的重要手段，通過檔案管理工作的創(chuàng)新能幫助學(xué)校明確自身發(fā)展方向，提高學(xué)校的活力。完善檔案管理工作不僅有利于學(xué)校更好發(fā)展，對促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展也有著重要意義，通過完善檔案管理工作能對學(xué)校學(xué)生進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，從而養(yǎng)成中小學(xué)校園文化。通過對學(xué)生檔案的整理能更好地了解每一位學(xué)生的發(fā)展?fàn)顩r，從而實現(xiàn)對學(xué)生合理、科學(xué)的分組，從而促進(jìn)學(xué)生的團(tuán)隊協(xié)作能力的提高。可以說，檔案在中學(xué)生日常管理工作中發(fā)揮著重要作用。

三、推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作的對策

（一）推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作要遵循的原則。1.中小學(xué)檔案管理工作必須遵循科學(xué)性的原則。要實現(xiàn)中小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新，首先要遵循科學(xué)性的原則，具體表現(xiàn)為要從科學(xué)的角度來進(jìn)行檔案的整理、登記，提高檔案查詢的效率，保證檔案最大化發(fā)揮其在促進(jìn)學(xué)校革新、學(xué)生全面發(fā)展中的重要作用。2.中小學(xué)檔案管理工作必須遵循易操作的原則。我國中小學(xué)檔案管理工作中存在的最大問題在于由于學(xué)校缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識而沒有在檔案管理工作上投入足夠的人力物力來保證檔案管理工作順利開展。因此為實現(xiàn)檔案管理工作的順利開展必須要遵循易操作的原則。易操作即在檔案管理工作中簡化檔案管理的流程，從而提高檔案利用的效率，促進(jìn)學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。3.中小學(xué)檔案管理工作必須遵循實用性的原則。進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的最終目的在于提高檔案利用的效率，這要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理思想，將工作重點(diǎn)從檔案的收集、整理轉(zhuǎn)向?qū)n案使用性的提高，充分挖掘檔案在促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展、推動教學(xué)改革中的重要作用。

（二）創(chuàng)新檔案管理的管理觀念。創(chuàng)新的前提是樹立創(chuàng)新意識。因此進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新的前提是進(jìn)行管理思路的創(chuàng)新。首先要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作人力、物力的投入，推動檔案管理工作的創(chuàng)新。其次檔案管理工作人員要重視更新管理觀念，自覺樹立檔案管理的責(zé)任意識，更新檔案管理觀念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的實用性和科學(xué)性。

（三）提高檔案管理者的專業(yè)水平。對檔案管理人員的培訓(xùn)有利于提高其專業(yè)水平，從而促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。中小學(xué)要大力開展對檔案管理人員的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員形成服務(wù)意識，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，努力提高檔案管理人員的專業(yè)化程度。檔案管理人員要自覺更新管理意識，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，著力建設(shè)數(shù)字化檔案，利用計算機(jī)輔助檔案管理。

（四）創(chuàng)新檔案收集方式。檔案管理人員要不斷更新管理觀念，改變傳統(tǒng)的檔案收集管理方式，由被動收集檔案轉(zhuǎn)變?yōu)檫\(yùn)用多樣化方式來收集檔案，確保檔案收集的及時性。這需要檔案工作者和學(xué)校各部門進(jìn)行密切溝通、聯(lián)系，確保資料及時歸檔，同時要做好各部門檔案登記表和檔案借閱表，將檔案管理的責(zé)任落實到每一位工作人員上，此外檔案管理人員要定期對各部門檔案收集整理情況進(jìn)行調(diào)查，檢查是否在檔案收集上有遺漏的部分，提高檔案收集管理的主動性。

（五）構(gòu)建專業(yè)的檔案管理制度。貫徹落實國家關(guān)于檔案管理的各項規(guī)定，同時結(jié)合學(xué)校自身的發(fā)展實際構(gòu)建專業(yè)的檔案管理制度，從而提高檔案管理的科學(xué)性和實用性，實現(xiàn)檔案管理制度化。現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，使得信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各種領(lǐng)域，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)能極大提高檔案管理工作的效率，針對學(xué)校歷史檔案、學(xué)生檔案等數(shù)量龐大、整理難度大的信息，檔案工作人員在整理過程中可以運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字檔案館，從而降低檔案管理的難度，同時保證檔案的長時間保存，為檔案的科學(xué)使用奠定堅實的基礎(chǔ)。在開展檔案管理工作中要將檔案的安全儲存放在首位，充分做好檔案保護(hù)工作，杜絕檔案館的安全隱患，為檔案的科學(xué)、高校運(yùn)用奠定堅實基礎(chǔ)。在具體的檔案管理工作中，檔案管理人員要充分考慮檔案收集的突發(fā)情況和偶發(fā)因素，為檔案管理提供一個安全的物質(zhì)環(huán)境。

（六）中小學(xué)檔案管理工作信息化。隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，越來越多的中小學(xué)致力于建立數(shù)字檔案館，構(gòu)建數(shù)字化校園，從而實現(xiàn)檔案管理的信息化。實現(xiàn)檔案管理工作信息化能提高檔案收集、儲存的效率。檔案管理人員要提高自己專業(yè)能力，利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案的快速整理和搜索。信息化檔案管理中要注重構(gòu)建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)平臺，即包含轉(zhuǎn)換信息數(shù)據(jù)、編排、檢索等功能在內(nèi)的智能化檔案管理數(shù)據(jù)平臺，從而提高檔案管理的科學(xué)性和實用性。

四、總結(jié)

中小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新包括對管理意識和檔案收集方式的創(chuàng)新、提高管理人員的專業(yè)性、構(gòu)建新型的檔案管理制度，中小學(xué)檔案肩負(fù)著為學(xué)校發(fā)展提供借鑒、促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展和保證學(xué)生日常管理的重要責(zé)任，是學(xué)校綜合實力的重要表現(xiàn)，因此學(xué)校要提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，致力于檔案管理工作的創(chuàng)新，從而實現(xiàn)檔案管理的高效性。

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