新時代高校后勤檔案管理工作信息化研究

狄丹

【摘要】新時代社會發展出現了各種便利技術，信息技術即其中一種為人們生活提供極大便利的技術手段。高校后勤檔案管理工作利用信息化手段開展是順應時代發展的改進，也體現了高校工作進一步深化開展和后勤檔案管理工作本身進步需要。本文主要論述新時代高校后勤檔案管理工作信息化工作相關內容，對其必要性做簡要分析，重點介紹高校檔案管理信息化的工作策略。

【關鍵詞】高校工作;檔案管理;信息化

信息化技術發展如火如荼，社會生活方方面面都深受影響。網絡技術有利有弊，只要在運用過程中發揮優勢，規避風險，降低負面影響，才能夠對許多工作產生促進作用。新時代高校后勤工作中的檔案管理部分，完全可以引入信息化手段進行改進，提高工作效率，使檔案管理工作更好地發揮作用，促進高校工作和諧有序進行，為學生教師提供便利的校園生活，實現高校后勤檔案管理的新高度。

一、高校檔案管理信息化必要性分析

（一）時代發展需要。信息化趨勢已經不可阻擋，高校后勤工作檔案管理應該跟隨時代發展趨勢而進步，不應該落后于時代發展。檔案管理信息化有利于檔案中繁雜信息的集中管理，便于建立檔案管理工作脈絡，促進高校檔案管理工作更加條理化、系統化。后勤工作的信息化管理能夠將高校工作盡量全面地保存下來，而且具有比紙質檔案更久的保存期，有利于更多有效資源的保存。

（二）高校工作需要。后勤工作是高校其他工作的基礎，為其他部門的正常運轉提供支持。后勤檔案管理信息化有利于后勤檔案的集中展示，避免傳統檔案管理過程中繁重的檔案查看，減少工作時間，提高評估工作效率。高校工作深入發展，各部門之間聯系愈加緊密，后勤檔案管理部門與其他部門工作交接更多。傳統管理辦法下的后勤檔案管理，只能依靠部門人員之間傳遞文件，文件損壞丟失的情況較多。檔案管理工作信息化能夠有效減少交接時間，實現部門交接的一對一，責任細化到個人。且網絡蹤跡保存時間長，不會因記憶出現差錯，提高檔案管理及交接工作的效率，明確責任基礎上提高檔案安全性。信息化檔案管理工作使上級部門對高校的發展進行全面掌握，有直觀了解，及時指出高校工作中的各處不足，便于后期加強對高校各方面工作支持，提高高校工作全面效率。

（三）后勤工作需要。非信息化檔案管理工作中經常選擇檔案盒進行檔案資料的管理，用標簽說明文件內容，這種管理方式主要弊端有兩方面：一方面檔案盒不利于文件透明管理，浪費人力物力;另一方面標簽混亂、檔案盒丟失等情況時有發生，容易造成檔案管理失誤，檔案管理工作條理化不夠。高校后勤工作中的檔案日趨增多，類型也更加豐富，使用場景也更靈活，檔案管理工作壓力逐日增加。檔案管理信息化有利于

“無紙化”辦公，減少傳統后勤工作中的不必要浪費，節約后勤工作資源，實現節能環保的綠色目標。開展檔案管理信息化工作，能夠從檔案盒及標簽中解放出來，節約人力物力，節省開支的同時便于管理。只要按時做好備份工作就能使一切檔案“有跡可循”，有效提升工作效率。

二、高校檔案管理信息化策略

高校后勤工作檔案管理信息化是一個需要循序漸進發展的過程，高校大多具有自己的發展歷史，涉及建校、更名、專業變更等方面信息，還包括當下校園管理中的后勤事務。校園環境建設、校園基礎建設、學校工程建設、校園綠化美化工作、政府采購工作等及與之相關的文件管理，都屬于后勤工作中檔案管理范疇。因此，高校后勤檔案管理工作信息化必須逐步進行，其中需要重點重視的部分主要集中在以下幾點：

（一）強化信息化檔案管理意識。由傳統檔案管理變為信息化檔案管理，部門工作人員不能夠非常迅速地接受工作方式的轉換，信息化過程中可能會出現很多紕漏。部分員工年紀較大，對信息化技術接觸較少，自身觀念不夠先進，缺乏信息化檔案管理意識。因此，高校后勤檔案管理工作的基礎就是要在工作人員間強化信息化檔案管理意識，使工作人員接觸了解信息化檔案管理相關知識，形成對信息化檔案管理的正確認識，為今后的檔案管理信息化奠定基礎。在工作人員不具備檔案信息化管理意識基礎上開展的信息化檔案管理工作，會出現比傳統檔案管理工作更多的錯漏，造成工作失誤，對高校工作不利。例如，管理部門應該為檔案管理部門員工進行信息化檔案管理知識介紹，使檔案管理工作人員認識到信息化技術在檔案管理工作中的便利性與優越性及效率性，從而認識到檔案管理信息化的必需性與重要性，產生檔案管理信息化意識與工作需求。學校還應該定期開展講座，實行檔案管理信息化意識滲透。由小部分文件開始做信息化管理工作轉化，使工作人員有逐步接受適應的過程，在有條不紊的工作狀態中度過檔案管理信息化與傳統檔案管理工作的銜接期。

（二）明確信息化檔案管理制度。高校后勤檔案管理工作信息化是一個龐大的工程，需要有極強的條理性，不能再像傳統檔案管理工作一樣依靠工作人員，要明確與之適應的工作管理制度。適應信息化檔案管理工作的制度能夠使檔案管理工作有效開展，預見信息化管理工作中的問題，為工作人員減輕負擔，縮短工作時間，進一步提升檔案管理信息化工作效率。若是在檔案管理信息化工作中沿用傳統檔案管理工作制度，必定因“水土不服”出現各種管理不足，不能達到信息化檔案管理初衷。例如，相關工作人員根據檔案管理信息化工作細節進行配套工作制度的制定。檔案收集與整理標準需要重新制定，信息化檔案收集過程涉及掃描與數據錄入，在制度中應當體現出來。信息化過程中檔案文件的使用也出現不同，需要為信息化檔案建立專屬系統，明確賬號密碼管理，對文件查閱、文件系統間傳遞應進行詳細規定，明確管理責任。有關部門通過明確的管理制度實現信息化檔案管理的規范操作，提高檔案管理精細化與科學化程度。與此同時，還應該增強信息化檔案管理保密工作，減少信息泄露給學校工作造成的困擾。

（三）加強信息化檔案管理培訓。高校后勤檔案管理信息化需要工作人員具備一定管理意識，需要配套管理工作制度，還需要對工作人員的工作技能進行培訓。信息化檔案管理與傳統檔案管理工作方式有很大不同，需要的工作技能也存在差別。因此，高校后勤檔案管理信息化過程中加強對工作人員的技能培訓是十分有必要的。例如，根據檔案管理信息化工作的不同需要進行不同的技能培訓。首先，檔案管理信息化需要掌握信息技術的基本操作，需要對工作人員進行網絡技術培訓。檔案管理工作的特殊性需要掌握一定數據分析能力與文本操作能力，需要對工作人員的Office辦公技能尤其是Word文檔和Excel文檔技能進行培訓。工作人員在技能培訓中掌握檔案管理信息化所需要的工作能力，提高工作熟練度，推動信息化檔案管理工作發展。

三、結語

高校后勤檔案管理信息化工作順應了時代發展，與學校發展相適應，也符合后勤管理工作的提高要求，是正確的高校后勤檔案管理工作思路，具有時代性與先進性。在這個過程中，一方面需要強化工作人員信息化檔案管理意識，另一方面需要建立與之配套的工作制度，還需要對工作人員的工作技能進行培訓，全方位促進高校后勤檔案管理信息化工作效率的提高，實現新時代高校后勤檔案管理創新發展。

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