淺談醫院科技檔案數字化管理

李海濤

【摘要】隨著當前醫學信息的不斷發展，傳統的檔案管理方法已經不能適應當前醫院的管理新要求。在當前發展的新時期，醫院應該積極地將互聯網技術引用到科技檔案管理的全過程，從而促進管理更加科學化、更加現代化。本文主要對檔案管理的數字化及建設途徑進行了深入的探討與分析，并提出了有關的數字化管理措施，從而促進醫院的科技化發展。

【關鍵詞】醫院;科技檔案;管理方法

醫院的檔案管理，主要是結合了信息技術的一種全新數字化的管理，用數字化的方式來促進檔案信息的管理，并且利用科學技術對資源進行收集。通過數字化建設來對檔案進行管理，能夠使檔案管理更加標準，更加專業，這也是當前檔案管理的一個新的發展趨勢。

一、概念及意義

醫院的科技檔案主要指的是醫院在進行科研活動之后形成的一些文字資料，或者是圖表影像等等這方面的原始記錄。主要概括來說，可以分為五大類，分別是相關科研活動的實驗資料、課題的相關資料、論文和著作、技術資料和科研成果的相關資料等等。以往這類檔案都是用書面方式進行保存，但是隨著時代的不斷發展，這種保存形式不利于資源的共享，也與開放的管理觀念相矛盾。科技檔案的信息化管理打破了以往的局限性，能夠使得科學技術為檔案管理提供便利，促進醫護人員的高效工作。在工作過程當中，實現醫療科技的資源共享。這樣才能夠使得檔案管理發揮更大的作用。當前，通常使用紙質以及電子兩種方法，但是電子檔案管理能夠為檔案室節省更多的空間，也能夠有效地避免檔案出現丟失的問題。

二、醫院在數字化建設中出現的問題

（一）人才制約。醫院科技檔案中的管理問題比較多，其中最重要的一個問題就是專業人才比較缺乏。部分檔案管理人員沒有受到過專業的數字化管理的相關培訓，因此在進行實際的管理工作當中，由于數字化水平比較低，會出現許多的人為誤差，阻礙數字化建設的發展。也有的醫院并沒有設置專門的檔案管理人員，而是由其他的部門來兼任這類工作，這樣就不利于數字化建設的進程。也存在部分管理人員沒有盡自己應盡的責任，出現這樣的狀況，就不利于檔案數字化管理建設的工作，如果管理人員沒有充分的責任心，就不能夠更好地完成檔案的管理，也不能夠解決在數字化建設過程當中出現的各種問題。

（二）相關制度缺乏或者不完善。醫院科技資料是醫院在進行醫療科研活動的重要成果，也能夠反映出整個醫療活動的流程與方案，對醫療的重點理論及實踐進行記錄。但是，由于相關檔案管理制度不完善，就可能會使得資料數據不能夠完好保存。醫院缺少相應制度，沒有對管理過程進行監督，導致檔案信息收集以及管理出現各種各樣的漏洞，使得信息保存不完善。而醫院的醫療科技人才流動性是比較大的，在離職的時候可能會帶走研發的醫療成果，而相關資料沒有保存完整，這也可以說是醫院的一種重大損失。

（三）醫院缺乏有效的科技檔案信息管理措施。在醫院的整個檔案管理的程序中，保管這一環節有著特別重大的作用。科技不斷發展，使得電子檔案逐漸普及，而由于網絡信息安全的影響，許多的醫院對于一些機密的檔案管理還是利用普通的紙質檔案來進行管理，當然，許多醫院缺乏數字化建設相關的措施，沒有辦法保證檔案資料的安全性，因此在檔案管理的時候不能夠將電子與紙質檔案進行協調管理。醫院在進行檔案使用的時候，也不能夠充分地提示其存在的價值信息，阻礙醫院的數字化建設進程。

（四）檔案管理設施落后、意識不高。醫院是人才交流與聚集的重要地方，通常醫療科技的發展不同程度代表了科技的發展。因此，醫院檔案管理也需要與時代的發展相結合。但是實際的情況并不是這樣，醫院只是重視醫療設備等技術的更新，對于檔案管理方面的技術投入的資源比較少。在實際的檔案管理過程當中，并沒有對檔案管理的相關設備進行更新，也沒有引進高科技應用在檔案管理當中，從而使得落后的檔案管理影響醫院科技的創新與發展。

三、醫院進行數字化檔案管理的有效措施

（一）促進醫院管理理念的創新。醫院如果想要加快數字化檔案管理的建設進程，就需要在管理過程當中創新檔案收集與管理的觀念。同時，管理人員還需要學習現代化的管理模式及手段，促進檔案管理能力的提升與發展，從而更好地進行醫療科技的檔案資料管理。隨著時代的發展，科學技術不斷更新，當前檔案管理的方式和程序都發生了特別大的變化，需要管理人員進行管理知識的學習。同時醫院也需要促進管理人員技能培訓，讓他們有更加豐富的科技知識適應時代的變化與發展，掌握檔案管理的技術，促進檔案管理質量提升。

（二）醫院要健全科技檔案管理體系。科技資料檔案的數字化管理對于醫院來說有特別重大的意義，也是醫院檔案管理的工作重點，醫院可以在整個范圍中構建管理的網絡，并且利用科學技術來促進檔案信息的共享。除此之外檔案管理的系統還需要建立相應的數據管理庫。這樣就能夠對醫院的相關科技資料進行集中的儲存，從而為醫院提供后續的相關決策信息。在對醫院的檔案管理體系進行完善與建設的時候，需要根據檔案管理的作用和特點進行歸類與收集。需要將這一類的檔案管理工作與科研管理和計劃管理放在同樣重要的位置，也應當加強科研部門與相關單位管理人員之間的聯系，讓管理人員及時了解科研動態，掌握其中的變化情況。同時也應該在課題組中布置相關的檔案管理工作，知道相關公司的信息，讓科技資料檔案的管理更加準確，更加完整統一。需要利用檔案管理的數字化方式來促進醫院的新發展。重視對檔案資源的開發與利用，使得醫院能夠借助這一類信息，進行更好的科研決策，同時科研部門也需要為檔案管理提供知識，幫助解決相關的科研方面出現的技術問題，從而使得檔案管理發揮更大的作用。

（三）推進醫院科技檔案數字化建設。隨著醫院的不斷進步，許多重要的科技檔案都需要更加有效的管理，因此就需要醫院加快促進數字化管理建設進程，建立醫院專屬的檔案數據庫，充分發揮檔案資源的共享功能，從而更好地為醫院的發展進行服務，這也是促進醫院檔案發展的重要基礎。隨著當前現代化管理水平不斷提升，信息資源以及數字化發展需要進行有效的利用，這種方式也受到了重視。

（四）促進檔案管理人才素質的提升。醫院檔案管理應該加強網絡以及計算機的硬件基礎建設，通常大量的信息應用都會促進科技檔案工作的技術提升，促進檔案管理的工作步入網絡化與自動化的階段。同時也對管理人員提出了更高的要求。需要調整好心態，努力學習科學技術，掌握檔案管理的新知識，對網上的一些信息進行有效的分類與管理，使檔案管理發揮更大價值，從而滿足醫院對于管理的需求。

四、結論

總的來說，社會信息化的不斷發展，數字化的管理已經成為社會發展的共識。但是這并不是一天就能完成的事情，應該從各個方面來促進數字化進程的發展。通過對環境及信息資源等方面的建設來加強醫院的檔案管理，促進醫院資源的共享，促進醫院能夠更好地發展。

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