醫院基本建設工程檔案管理分析

李夏

【摘要】醫院整體發展中建設工程是醫院發展中的重要組成部分，也是醫院持續發展的重要保障，使醫院快速穩定地發展。由于醫院的建設工程具有工程規模大、工期時間長、投資資金大等特點，醫院的建設工程檔案時，需要對醫院工程建設期間的各種事宜以及管理過程進行準確記錄。建設工程的檔案管理對醫院的工程質量和維護方面具有重要作用，本文對醫院基本建設工程檔案的管理進行分析。

【關鍵詞】醫院基本建設;工程檔案;管理

醫院的基本建設工程檔案中的管理工作是醫院的工程建設一個重要內容，所以不僅能夠維護醫院的檔案完整，而且也維持了醫院的系統性發展。根據相關的研究和實踐還可以發現醫院的工程檔案管理重在建立完整的檔案管理體系、選擇正確的收集方式、提高相關檔案管理人員的素質。所以文中首先分析了建設工程檔案的含義及其重要性，其次對醫院基本建設工程檔案的管理進行具體分析。

一、建設工程檔案的含義及其重要性

建設工程檔案實際上就是根據相關的建筑管理規定，對整個工程建設過程進行記錄。檔案的保存主要是對各種圖紙、文字、圖片、影像資料等相關的技術材料的總稱。這種檔案資料的形成和積累以及材料的積累都對建設工程的質量產生直接的影響，工程建設完成后的必須交付的必要條件，同時還能給工程檢查以及工程的維護和改建提供較好的材料和依據。建設工程的檔案資源是未來建設工程的重要資源和人類智慧的結晶。所以在很多重大的建設工程中，由于建設工程投放一定的財力和物力，所以在建設工程完成建筑之后需要對建設工程進行真實記錄，最后進行保存。建設工程的檔案問題是對建設工程的真實記錄，是建設工程的重要內容，也是建設工程的技術成果的體現。由于建設工程本身占據的資源較多，所以建設工程的實際效果已經逐漸得到廣泛的認可，但是建設工程的檔案明顯存在重視度不足的情況。檔案不僅是建設工程竣工完成后進行整理的資料，同樣也是建設工程的收尾環節，所以過程非常瑣碎，很多相關的管理人員對檔案的工作態度比較敷衍，所以需要切實重視建設工程檔案管理。

二、醫院基本建設工程檔案的管理分析

（一）建立工程檔案管理體系是管理工程檔案的關鍵。在醫院進行基本的建設工程項目時，形成一個單獨的檔案管理部門是建設工程項目的必要條件，制定醫院建設工程的檔案管理原則。相關部門需要結合自身工作的職責，負責好相應的檔案責任工作，承擔一定的責任。所以在和相關單位簽訂各種合同的過程中需要設定具體的檔案管理合同和具體條款，將合作單位之間的檔案事務關系合理的調節和管理，按照相關的檔案法律，以及檔案方面的管理制度進行貫徹落實。

（二）正確的檔案收集方式是保障檔案完整和系統化的關鍵條件。醫院在進行工程項目最開始的過程中需要將相關的檔案負責人員共同參與到項目的調研和討論中，使相關的管理人員能夠深切了解到醫院的建設工程的相關內容，從而更好地了解建設工程的實際進度，有良好的思想準備，制定好檔案的相關工作計劃，在建設工程開始之前就已經對工程項目進行全面的考慮，提前制定好對建設工程的檔案管理計劃，從而使工程在進行建設之前就已經具備控制措施，給相關的檔案管理人員提供了便利，實現對檔案管理的指導和監督。當前的醫院基本建設工程本身的規模較大，而且實施工期較長，所以對建設工程進行檔案收集前需要根據工程周期的時間，從而確定具體的檔案收集方式。具體來說，針對工期時間較短的項目，對檔案的收集主要是在工程項目結束后立即進行歸檔，可以保障醫院的建設和醫學科研方面的建設活動相一致，從而更好地保障建設方面的材料的歸檔更加完整更加具有系統性。其次是針對工期長的項目，具體可以采用階段歸檔的方法，施工過程可以分為三個施工階段，首先是工程的前期階段、中期施工階段以及后期竣工驗收環節。工程的前期階段是做好檔案的收集工作，將已經完成的某項工作做好材料的收集和記錄;中期施工階段是分單元的形式進行檔案的收集，也是方便檔案部門的進行歸檔的審查工作，對可能存在的問題及時做好補救。后期的驗收階段對存在的不合理問題及時發現并解決，從而減少檔案文書的丟失和損毀，還需要將案卷的質量嚴格審查，對不合格的檔案資料進行完善。所以醫院的建設工程項目中，進行建設工程檔案管理時重點在工程準備和工程設計，首先是工程的準備，這時期的工程檔案包括即將建設的進行項目申請，直到獲得批準。然后對相關的征地報告以及文件的批復、氣象環境、水力條件等進行記錄。征地的報告、批復、拆遷和合同等。其次是在工程設計，工程的設計階段是工程設計產生的重要協議書，還有雙方的委托書以及相關的項目合同;在建設工程的施工階段，包括有城建部門給出的審批文件，還有投標文件。整個施工階段的施工過程，還有施工過程中出現的重大事件的真實記錄，此外還有的就是工程發生修改的記錄，存在質量問題時進行的檔案記錄。最后就是在建設工程完成后的時期，主要產生的文書檔案就是對已經完成的建筑工程進行經驗總結，還有竣工后需要完善好竣工報告，還有整個施工過程的會議記錄。整個建設工程的預算以及經濟成本的核算。此外就是工程的現場聲像資料。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質是保障檔案管理工作的必要條件。在實際的醫院基本建設工程檔案中，應該需要注重相關檔案管理人員的綜合化素質能力，在醫院基本建設工程檔案中，人才是醫院基本建設工程檔案的重要支柱，也是實現長遠發展的前提。所以對醫院基本建設工程檔案管理中，離不開員工的專業素養，員工整體素質不高，缺乏必要的文化素質以及一定的創新和發展能力，將直接影響醫院的長遠發展。所以，首先應該提高醫院基本建設工程檔案管理人員的招聘條件，選擇綜合素質較高的人才入職，強化檔案管理的優勝劣汰的管理機制，在招聘過程中考慮到建設工程檔案管理本身的專業性，需要具備專業技術性的人才，在高層的管理職位上需要設置具有一定經驗素質強的專業型人才。其次醫院基本建設工程檔案管理應該建構多元化的培訓模式。對已經勝任的內部檔案管理人員定期進行專業培訓，不僅增強員工的專業素質能力，還應該提高員工的素養，具備較高的道德和責任意識才能切實維護醫院基本建設工程檔案管理的長遠發展。最后還應該制定員工的考核機制，對已經正式任職的員工采取考核機制，可以增強員工的實施管理的積極性。對優秀的員工還應該給予一定的獎勵，重要的是物質獎勵，促進職工的積極性。提高醫院基本建設工程檔案管理的效率，增強市場競爭力實現長遠發展。

三、結語

綜上所述，醫院基本建設工程檔案的管理分析不僅是建設工程竣工完成后進行整理的資料，同樣也是建設工程的收尾的一個重要環節。體現了建設工程的整個過程，是一種真實的記錄，在醫院的基本建設工程中建立工程檔案管理體系，是管理工程檔案的關鍵;正確的檔案收集方式，是保障檔案完整和系統化的關鍵條件;提高檔案管理人員的綜合素質，是保障檔案管理工作的必要條件。所以重視醫院基本建設工程檔案的管理，是維持醫院長遠穩定發展的重要前提。

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