淺析數字化時代檔案管理對企業銷售的影響

王蘇

【摘要】企業銷售檔案是銷售人員在銷售過程中各種資料、每個步驟環節、每個決定的最重要的原始憑證，銷售檔案可以對這一過程的材料進行保存和管理，這些檔案對于一個企業的長久發展中以及以后銷售的相似案例等的決定都起著非常重要的指導作用。企業銷售檔案管理目前在整個企業的運營發展中是被忽略的一個存在。隨著數字化檔案的高速發展，企業銷售檔案管理人員對先進的檔案管理技能匱乏，對檔案管理知識掌握不足。本文以目前數字化檔案發展為前提前，對數字化時代企業銷售檔案管理的要求、目前存在的問題以及相應的解決措施展開論述。

【關鍵詞】數字化;檔案管理;企業銷售;問題;措施

企業銷售是一個以盈利為目的的賺錢手段，一個企業的銷售是該企業賺錢的重要渠道，而在企業的銷售管理中，管理人員往往忽視銷售檔案的重要性，一味地只追求利潤，卻不懂得企業的銷售檔案可以間接影響銷售的結果。企業銷售檔案會幫助不同類型的銷售商品總結規律，促使銷售人員針對不同的顧客、不同的商品應用不同的銷售方式及手段。企業銷售檔案以其特有的價值存在著，企業應加大對銷售檔案的管理力度，發揮其應有的價值。企業銷售檔案在促進企業的經濟效益以及銷售案例的成敗起到非常大的作用。所以，在國家號召支持私營企業的發展，數字化時代一定要運用好先進的技術、科學的知識，整頓企業銷售檔案管理手段，使得企業銷售檔案管理更上一層樓，企業的經濟效益越來越好。

一、數字化時代對企業銷售檔案管理的要求

（一）檔案管理制度規范。隨著社會的高速發展，國家對私有企業的發展越來越重視，相對的對私有企業的檔案也越來越重視，但國家法律法規并沒有針對私有制企業建立檔案管理制度，這就使得私有企業針對自身的企業發展狀況建立屬于該企業的檔案管理制度。銷售是撐起一個企業的命脈，而企業的銷售檔案卻可以間接決定銷售的成敗。所以，企業的銷售檔案管理制度一定要規范、健全。

（二）檔案管理人員專業。企業是以盈利為目的的經營方式，對于間接影響企業利潤的銷售檔案并不是很在乎，檔案管理人員不僅要檔案管理專業畢業的人員，在這個數字化的時代，檔案管理人員也要熟練操作計算機及各種檔案管理軟件系統。隨著科技的進步，檔案管理人員還要進行定期的學習培訓，學習最先進的檔案管理技術，最有價值的檔案管理知識，跟上這個數字化大發展的時代，企業銷售檔案管理人員不能落后。

（三）檔案管理設備健全。企業銷售檔案管理并不系統化，有的企業有所謂的檔案管理部門，也只是放幾個柜子而已，把一些往年的銷售材料分門別類的放在柜子上，有的企業根本沒有檔案管理部門，每個商家的銷售材料都在銷售人員自己手里放著，而企業銷售人員流動性比較差，導致銷售檔案丟失。隨著時代的發展、科技的進步，對檔案管理設備也有了更進一步的要求，檔案管理設備要求系統化管理，有專門的檔案管理軟件，對于有過銷售記錄的商戶都要錄入檔案管理系統，這樣想要查找同類或者做參考的銷售案例，可以很方便快捷地查詢，也可以避免人員流動造成銷售資料的丟失。

二、數字化時代企業銷售檔案管理的發展現狀

（一）企業銷售檔案管理制度不規范。基于國家大方向的法律法規指導下，企業內部的銷售檔案管理制度并不規范，有的企業甚至并沒有按照企業自身特色建立屬于本企業的銷售檔案管理制度。所謂“無規矩不成方圓”，本身企業對于銷售檔案管理就不重視，又沒有檔案管理制度，使得企業的銷售檔案管理人員非常懶散。沒有制度的約束，檔案管理人員也認識不到檔案管理對銷售的影響，所以使得企業的銷售檔案管理發揮不了其應有的價值。

（二）企業銷售檔案管理人員不專業。企業主要是以營利為目的進行經營管理，所以對于并不能直接帶來利潤的檔案管理并不重視，有的企業沒有檔案管理部門，而即使有檔案管理部門的也形同虛設，首先檔案管理人員就不過關。有的企業的檔案管理人員是從別的部門借調過來臨時充當的，并不專業，而有的企業檔案管理人員并非檔案管理專業畢業，對于檔案管理也并不精通。有的企業雖然聘請檔案管理專業畢業的人員，卻是很早之前畢業的上年紀的大齡人員，其對于現在數字化的檔案管理并不了解，跟不上時代的變化，使得企業的銷售檔案管理非常滯后。

（三）企業銷售檔案管理設備不健全。基于企業領導對于企業銷售檔案管理的不重視，以至于極少數的企業配備檔案管理部門，檔案管理部門有幾個柜子，雜亂無章地放著銷售檔案。隨著社會數字化時代的發展，檔案管理的硬件、軟件設備都并沒有配備齊全，也并沒有針對自身企業的銷售檔案特色開發的檔案管理系統，對于檔案管理應有的基礎設施建設并不健全。

三、數字化時代企業銷售檔案管理的改善措施

（一）檔案管理機制要完善。企業銷售檔案管理制度與企業的管理制度不同，企業自身要針對本企業銷售檔案的數量、分類等情況制定切實可行的檔案管理制度。對于企業銷售檔案管理工作要有工作制度，對于企業銷售檔案管理人員要有員工制度。在完善的檔案管理制度引導下，使得檔案管理部門、檔案管理工作能夠有序進行。

（二）檔案管理人員觀念要創新。企業銷售檔案管理人員不能從別的部門臨時調用，不能聘請非專業的檔案管理人員，不能聘請專業但跟不上時代的發展、對于先進的檔案管理技術不熟練。企業銷售檔案管理人員必須是檔案專業畢業、能夠很熟練地運用數字化的檔案管理技術。企業也要對于銷售檔案管理人員進行定期的檔案管理培訓，學習先進的檔案管理技術，掌握先進的檔案管理知識。

（三）檔案管理設備要先進。企業銷售檔案管理設備不能再僅限于傳統的柜子，雖然最原始的憑證檔案需要柜子保存，但也要跟上數字化時代的發展，需要按照企業銷售檔案管理的特點建立有特色的檔案管理系統，為檔案管理服務的硬件設備、軟件設備要配備齊全。對于數字化檔案管理時代大發展的前景下，企業銷售檔案管理也不能落后，建立有特色切合實際的檔案管理系統。

四、結束語

企業銷售檔案在企業銷售中占據著重要的地位，尤其在數字化時代的大背景下，企業一定要把先進的檔案管理技術、科學的檔案管理知識引進本企業的企業銷售檔案管理中來，企業銷售檔案管理的質量以及工作效率也一定要提高，不論對企業整體發展還是企業銷售管理過程都具有積極的促進作用。數字化檔案管理是檔案管理中發展的一個大方向，企業銷售檔案管理也要按照數字化檔案管理的形式建立屬于本企業的檔案管理系統，企業銷售檔案是一個企業發展歷程的歷史寫照，可以記錄一個企業的興衰成敗，也可以反映一個企業的銷售狀況和盈利情況。企業銷售檔案管理起著不可忽視的作用，望企業領導對于企業銷售檔案管理加以重視，對存在的不足加以改進。為企業銷售檔案管理營造一個良好的環境。

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