事業單位電子檔案管理研究

吳巧娟

【摘要】隨著我國科學技術的不斷發展，其在事業單位檔案管理中也有著較為顯著的作用。在疾控中心，檔案是非常多的，若還像之前那樣運用紙質的檔案，不僅不利于保存，在查閱上也是非常麻煩，因此，就需要利用電子檔案進行管理。我國較多的事業單位已經使用電子檔案進行管理，不僅便于保存，而且還給日常的工作帶來較多的便利。但是，正是因為這樣廣泛的運用，在使用中出現了較多的問題。因此，本文就對事業單位檔案管理中的電子檔案管理進行討論，并解決措施，希望可以給予電子管理者一個良好的參考。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;電子檔案

從目前來看，在我國的事業單位檔案管理中，電子檔案已然是全面普及的，尤其是在疾控中心。電子檔案就是將原先的紙質檔案運用計算機的方式將數據錄入到電腦中，而后將其保存在電腦中。信息化時代，在疾控中心以及其他的事業單位中，采取電子檔案管理系統是必不可少的。這樣的方式不僅可以節省實體的空間，還方便日后的整理、查閱以及補錄等，不僅減少了工作人員的工作量，還使得檔案管理更加便捷、高效。然而，在實際的操作中卻出現了較多的問題。

一、電子檔案管理的優點

信息時代，傳統的檔案管理方式已然不能滿足時代發展的腳步。所謂的傳統檔案管理就是，要求工作人員用手動的方式對內容進行記錄，并且人為進行保管。而在這樣的過程中，不可避免出現一些問題，例如在檔案錄入的過程中，由于工作人員不小心或者分心，而導致記錄出現錯誤，若及時改正并不會有很大的影響，若是沒有發現錯誤，在之后的操打中必然會有很大的影響。而且傳統的檔案記錄方式非常落后，如果遇到工作量大的情況時，就會降低工作人員效率。由于傳統的檔案都是由紙張做成的，因此，就會受到天氣的影響。若紙質材料存放在較為潮濕的環境中，就會使得紙張潮濕化，進而導致字體不清晰，紙張出現損壞等問題，從而導致后續的保存工作難以開展。因此，為了更好地提升檔案的管理效率，就應當運用電子檔案的方式，讓檔案的保存形成一種自動化的模式，這樣不僅解決了檔案保存的問題，還可以提高工作效率，避免在操作過程中出現的錯誤，對檔案修改以及查詢都是非常便捷的。

（一）節約資源，利用率高。傳統的檔案都是由紙張做成的，每次采集、編制、印刷以及出版都需要投入大量的資金，而且紙張非常容易受到環境天氣等各種情況的影響，若紙張受到損壞之后，修復以及重建都有較大的難度，還會導致資源的浪費。而電子檔案是一種非常節約、簡約的檔案管理模式，只需要在電腦中建立起一個電子檔案的系統，而后讓管理人員在計算機上進行操作即可。這些被錄入的檔案數據都被轉化為電子文件的形式，保存起來是非常簡單，不易受到損壞，并且電子檔案還可以將文字、圖片、音頻以及視頻等內容全部轉化為需要保存的數據，這樣不僅提高了保存的時效，還使得檔案在保存時具有一定的安全性。

（二）電子檔案可以提高工作的效率。傳統的紙質檔案是通過管理人員手寫輸入的，一旦出現錯誤，修改起來非常麻煩，工作效率也非常低。而且紙質檔案在查閱以及查漏補缺時，工作量非常龐大，為了找尋一個資料可能就需要翻閱大量的卷宗，若檔案中出現資料不全的情況時，就需要對原先的檔案進行拆裝，然后再進行重訂。而電子檔案管理的模式可以提高工作的效率，將數據轉化為信息的方式進行輸入，在修改上也是非常便捷的。若想要對檔案進行管理或查閱時，可以運用檢索條的方式，將相關的詞匯輸入其中即可進行篩選查閱，從而提高工作人員的工作效率，減輕了負擔。而且電子檔案辦理不會受到地域的限制，可以進行遠程的操作，這樣就避免了異地辦理的麻煩。

（三）檔案存儲的安全性較高。傳統的紙質檔案非常容易破損，在借閱的過程中會有較多的不確定因素，而電子檔案就可以避免這些問題。電子檔案不會受到環境等各個方面的影響，其也是存儲在固定的存儲空間，相對于紙質檔案來說安全性非常高。在運用傳統的紙質檔案時，若想要對檔案進行查閱或者管理時，就需要將所有的卷宗匯集在一起，而后進行翻閱，這樣不僅增大了工作量，還使得檔案信息的保密性不高。而在對電子檔案進行查閱管理時，就可以通過關鍵詞搜索的方式，這樣不僅可以準確地將文件資料提取出來，還可以提高檔案存儲的安全性，增加保密性。

二、電子檔案管理的不足

電子檔案管理的方式憑借著上述的優點，已然成為較多單位檔案管理的主要手段，但是畢竟是新型的產物，在運用的過程中會出現一些不足。在運用電子檔案的過程中，檔案的管理人員會不經意間出現一些錯誤，使得丟失較為重要的文件，甚至將機密的文件泄露出去。在對檔案進行管理時，工作人員會不經意間刪除一些自己覺得不重要的文件，但是在之后，在查詢過程中，就會找不到這些文件，這樣就會造成較大的損失。由于電子檔案的存儲方式比較便捷，就會導致工作人員重復的對某一檔案進行錄入，檔案出現查重的概率也非常高。在對電子檔案進行分類時，由于不能快速地對文件內容進行清晰地查看，導致一些重要的文件與一些不重要的文件摻雜在一起存放，若在遇到緊急情況時，信息采集就會非常不利，這樣不僅加大了工作人員對檔案管理的難度，還會導致工作人員在工作上的積極性降低，從而使得電子檔案的存儲方式不受到重視。

三、事業單位加強電子檔案管理工作的措施

（一）加強系統安全的建設，保證檔案的安全性。在事業單位的電子檔案管理工作中，若想要提高檔案的安全性，不僅要對檔案的管理人員進行專業技能方面的培訓，還要完善檔案的基礎設施，這樣才可以更好地提高檔案管理工作的質量。事業單位要不斷完善檔案系統的安全性，增加各種訪客的權限，定期對系統進行檢查、修復等工作，保證系統內的檔案不會被外泄、偽造或者是篡改。

（二）培養出新型的管理人才。隨著時代的不斷發展，科技也是在不斷進步的。事業單位在對電子檔案進行管理的工作中，就需要不斷地引進優秀的人才，并且要對其進行專業的培訓。培訓主要以思想素質、專業技能以及業務能力等多個方面進行。事業單位不僅要對電子檔案的管理人員進行上述的培訓，還要相應地給予一些政策上的鼓勵，從而使得檔案的工作人員可以更好地提高工作效率。

（三）不斷完善電子檔案管理機制。在一些事業單位中，運用的管理機制還是較為老套的。因此，需要不斷對管理機制進行完善，積極轉變管理觀念，調整電子檔案管理部門的工作，并且要對工作的責任進行分配。事業單位還要定期地對工作人員的工作效率、工作態度、專業素養、專業技能等各個方面進行嚴格的考察，還要對工作人員實行嚴格的管理機制，幫助其在工作中不斷完善自身。除此之外，事業單位還要根據單位的具體情況，制定出一套較為科學的電子檔案管理機制，這樣才可以更好地協助電子檔案的管理。

四、結語

綜上所述，在事業單位中，電子檔案的管理模式已然成為非常重要的手段，尤其是在檔案較多的疾控中心，其運用率是非常高的。電子檔案管理的模式不僅成本低、效率高，還具備著社會發展的需求要點。筆者相信在不久的未來，電子檔案管理模式將會運用在更多的領域中，因此，必須要對電子檔案的機制進行不斷的完善，解決其中存在的各種問題，這樣才可以更好地讓電子檔案從多方位滿足人們的需求。事業單位還要重視起對專業型人才的培養，使得電子檔案的管理機制可以更好地發展。

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