事業單位檔案管理中存在的問題及對策

梁靜

【摘要】在事業單位的管理工作中，檔案管理工作對于其發展具有十分重要的意義，加強事業單位的檔案管理工作，能促進單位的規范建設，并提高整體的管理水平。但當前我國部分事業單位在檔案管理方面仍存在著一定的問題。基于此，本文就分析事業單位檔案管理的內容和意義，在此基礎上，分析檔案管理工作中存在的問題，并探討解決的對策，旨在促進事業單位檔案管理工作的效率。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;問題;對策;合理利用

事業單位的檔案管理工作是國家文獻信息管理工作重要的組成部分，對于整個社會的發展都具有十分重要的作用。因為我國事業單位的工作廣泛涉及了教、科、文、衛等諸多的方面，參與了部分社會事務的管理活動。而其保管的檔案資料則是記錄該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據。提高事業單位檔案管理工作的效率，能夠保證事業單位在工作中更合理地利用相應的信息資源，從而促進事業單位的健康發展。

一、事業單位檔案管理的內容簡析

事業單位的檔案管理工作，是通過管理相關檔案而展開的各種形式的工作活動，主要包括各種檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、編研以及利用。在事業單位的檔案工作中，必須要按照一定的原則，對不同形式、不同內容的檔案實體進行系統的分類和組合，然后根據不同的使用需求進行編號、編目排列，這樣能幫助人們更加便捷地檢索和利用相應的檔案信息。

二、事業單位檔案管理工作的重要作用和意義

（一）檔案管理工作的作用。1.事業單位保管的檔案具有參考的作用。檔案記錄了事業單位所有活動最真實、最可靠的數據情況。這些數據能夠為事業單位進一步發展規劃提供數據參考，這樣能保證事業單位制定出最符合本單位發展實況的規劃決策。2.事業單位的檔案具有借鑒依據的作用。檔案與其他文獻最大的差異就是檔案比其他文獻更客觀，更具有公正性，同時還具有一定的法律效力。因為檔案形成的過程十分公正、客觀，具有較大的權威性和說服力，因此可以作為借鑒依據。

（二）檔案管理工作的意義。事業單位的檔案詳細、真實地記錄了單位發展的歷程以及取得的各項優秀成果，因此，根據檔案能夠準確衡量事業單位發展的真實水平，同時還可以根據這些數據，綜合評析該單位的發展潛力，從而科學制定出發展規劃。這樣一來，就能為該單位未來的發展贏得更廣闊的市場空間，從而促進事業單位健康、有序發展。因此，加強事業單位的檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。

三、當前我國事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）管理觀念較為淡薄。目前，我國部分事業單位的管理者沒有認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理的觀念較為淡薄，使得單位檔案管理工作沒有落到實處，無法保證單位保管檔案資料的真實性和完整性。這樣不但影響到檔案資料作用的發揮，還影響到檔案管理人員工作的積極性。

（二）缺乏完善的管理制度。目前，我國部分事業單位檔案管理工作還缺乏完善的制度，使得檔案管理的方式不夠系統化，管理工作缺乏規范性，這樣一來，很容易造成單位檔案資料因管理混亂而出現遺失的問題，既影響到檔案數量的齊全，也影響到檔案的質量。

（三）管理人員素質參差不齊。2015年，國家大力推行

“互聯網+”行動，事業單位的檔案管理工作也開始了信息化管理，但很多事業單位的檔案管理人員只具備較為專業的檔案館知識，在計算機方面的技能較差，而新招聘的管理人員，雖然具有一定的計算機技能，但專業能力方面較差，因此，很多事業單位的檔案管理人員素質參差不齊。

（四）信息化檔案管理安全性較低。目前，部分事業單位對檔案信息化管理的安全性方面不夠重視，沒有明確檔案查閱的權限，在計算機防火墻方面也存在一定的漏洞，很容易導致信息泄露，應該引起檔案管理人員的足夠重視。

四、事業單位檔案管理工作中存在問題的解決對策

（一）提升管理者的管理觀念。針對目前我國部分事業單位管理者對檔案管理工作重要性缺乏正確的認知，管理觀念較為淡薄的問題，應加強宣傳教育，提高相關管理者的思想認識，促使他們認識到檔案管理工作的重要作用和意義，從而重視單位的檔案管理工作，制定出完善的檔案管理工作制度，并將制度落到實處。同時，積極引進先進的檔案管理技術，并采用培訓教育的方式提高檔案管理人員的綜合素質和能力。最后，還要重視檔案保管的安全性，只有這樣，才能做好單位的檔案管理工作，提高工作的效率。

（二）制定完善的檔案管理制度。在事業單位檔案管理工作中，核心的工作內容就是收集、整理檔案資料，并建檔保存。只有科學制定檔案管理工作的制度，合理分配檔案管理的權限，采用統一化的管理方法，才能提高單位檔案管理工作的效率，同時降低管理工作的成本。為此，相關事業單位應根據本單位檔案管理工作的實際情況，不斷調整、完善檔案管理工作的制度，使單位的檔案管理制度更加科學、合理，從而確保各項工作的可控性，促使檔案管理工作更適應單位的發展需求。在實際制定中，相關單位首先要科學制定用人制度，同時合理制定獎罰制度，只有這樣才能充分調動檔案管理工作人員工作的積極性，提高檔案管理工作的效率。

（三）積極引進先進的檔案管理技術。事業單位要想提高檔案管理工作的效率，還必須積極引進先進的檔案管理技術。首先，相關事業單位應加強自身檔案管理基礎設施建設，先從物質層面為檔案管理部門提供專門的辦公室和閱覽室，并為其安裝必要的檔案管理器具，同時做好防火、防水和防盜的措施。其次，加強單位檔案管理信息化的建設。為此，相關事業單位應加大資金投入，積極采購信息化建設的基礎設施，同時充分利用信息化環境打造出多元化的檔案信息管理平臺，以此提高單位檔案管理工作的效率。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質。針對部分事業單位檔案管理工作過人員素質參差不齊的問題，相關事業單位應加強宣傳和教育工作，通過宣傳，轉變檔案管理工作人員的思想認知，增強他們的工作責任感;通過專業培訓教育，提高他們日常工作的綜合能力與素質，同時還要提高他們的業務能力水平，從而保證檔案資料的齊全和整潔，能夠及時收集、整理相關的檔案資料，并做好建檔管理工作，只有這樣，才能提高單位檔案管理工作的效率，讓檔案資料起到最大的作用。

（五）確保檔案管理的安全性。事業單位保管的檔案資料具有一定的法律效率，因此，相關事業單位必須重視檔案管理的安全性。為此，相關事業單位必須重視檔案資料的保密性，在對檔案進行統一化管理的過程中，必須規范各個環節的工作，同時制定出相應的規章制度，而且還要提高工作人員的安全意識，通過教育培訓，讓檔案管理工作人員樹立基本的防火、防水、防霉變、防蟲、防盜意識以及掌握相應的技能。針對信息化管理工作，采用更先進的信息化手段，防止網絡上不法分子或黑客的網絡入侵行為，真正做好檔案原始資料的保管工作。此外，針對檔案檢索和查閱工作，也必須制定嚴格的規章制度，明確各種檔案資料的權限，對于未經批準的人員，不允許他們查閱相關的檔案信息，只有管理人員在日常工作中全面重視檔案管理工作的安全性，才能提高檔案管理工作的效率，真正發揮出檔案資料應有的作用。

五、結束語

綜上所述，事業單位的檔案資料記錄了該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據，對該單位今后各項工作的開展具有指導價值，同時，還能促進該單位的健康、有序發展。因此，事業單位管理人員必須轉變思想認識，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發揮出應有的作用。

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