有效提升檔案資源利用效率的策略

翟會(huì)英

【摘要】檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，是檔案管理工作的重要內(nèi)容，直接關(guān)乎檔案管理效率。面對(duì)檔案事業(yè)迅猛發(fā)展要求，如何有效提升檔案資源利用效率，應(yīng)該明確統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理信息化、電子化和數(shù)字化發(fā)展，輔助檔案管理各項(xiàng)工作有序展開(kāi)。本文就如何有效提升檔案資源利用效率，針對(duì)其中的問(wèn)題多角度分析，提出有效措施深入挖掘檔案資源價(jià)值，提升檔案資源利用效率。

【關(guān)鍵詞】檔案資源;檔案管理;信息化;利用效率

檔案事業(yè)是現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的重要組成部分，面對(duì)新時(shí)期發(fā)展要求，檔案資料價(jià)值如何充分發(fā)揮，迫切的需要推動(dòng)檔案管理工作改革深化。深入開(kāi)發(fā)和利用檔案價(jià)值，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作。而單位的檔案服務(wù)意識(shí)高低，將直接影響到檔案資源利用效率。所以，為了實(shí)現(xiàn)這目標(biāo)，應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理理念和管理方式，充分發(fā)揮檔案管理人員職能，充分發(fā)揮檔案資料價(jià)值之，推動(dòng)檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。通過(guò)對(duì)檔案資源高效利用相關(guān)內(nèi)容分析，改善現(xiàn)有檔案管理工作不足的同時(shí)，推動(dòng)后續(xù)相關(guān)工作開(kāi)展。

一、檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用意義

檔案管理工作量較大，其中涉及眾多內(nèi)容，檔案資源利用效率高低，將直接影響到檔案管理整體效果。檔案資源開(kāi)發(fā)和利用，有助于推動(dòng)檔案管理工作高效展開(kāi)，并進(jìn)一步推動(dòng)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)優(yōu)化和完善，為其他部門(mén)工作提供支持;依托于檔案開(kāi)發(fā)和利用，反饋檔案管理情況，了解到檔案工作中的不足，持續(xù)改進(jìn)和完善，提升檔案管理工作水平;檔案開(kāi)發(fā)和利用效率高低，對(duì)于檔案管理工作地位提升影響深遠(yuǎn)，需要相關(guān)部門(mén)予以高度關(guān)注和重視。如何有效提升檔案資源利用效率，是檔案管理工作的核心內(nèi)容，只有這樣才能提升工作效率，賦予檔案管理工作持久動(dòng)力支持。當(dāng)前我國(guó)正處于社會(huì)主義轉(zhuǎn)型階段，通過(guò)檔案管理工作改革，對(duì)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

二、檔案資源開(kāi)發(fā)和利用中存在的問(wèn)題

縱觀當(dāng)前檔案資源開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)狀來(lái)看，其中涉及眾多內(nèi)容，即便實(shí)際工作中取得了可觀成果，但是具體環(huán)節(jié)中還有一定不足，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）檔案管理制度不健全。單位在日常工作中，將多數(shù)精力投入到業(yè)務(wù)工作中，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠關(guān)注和重視。現(xiàn)有的內(nèi)部檔案管理制度和機(jī)制不健全，實(shí)際工作開(kāi)展缺乏可靠依據(jù)，不僅影響到檔案管理工作規(guī)范化展開(kāi)，還會(huì)影響到檔案資源潛在價(jià)值發(fā)揮。由于制度不完善，檔案資料未能及時(shí)分類(lèi)和歸檔，可能出現(xiàn)內(nèi)容和形式雷同問(wèn)題，與實(shí)際情況存在一定差距，導(dǎo)致檔案信息失真。

（二）檔案開(kāi)發(fā)意識(shí)不足。在檔案工作日常工作中，存在利用和保密問(wèn)題，做好檔案信息保密工作，是檔案管理工作開(kāi)展的關(guān)鍵所在。但是，并非所有檔案信息都要保密，由于開(kāi)放意識(shí)不足，會(huì)影響到檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用效率，檔案信息資源僅僅是在小范圍傳播，不利于檔案信息資源共建共享。

（三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。檔案管理日常工作開(kāi)展中，檔案資源的合理開(kāi)發(fā)和利用，需要相配套人員支持。檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高低，很大程度上影響著工作成效。但是，很多單位對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)重視程度不高，缺乏系統(tǒng)化培訓(xùn)，績(jī)效考核力度不足，各項(xiàng)工作開(kāi)展不規(guī)范，影響到檔案信息資源的高效開(kāi)發(fā)和利用。

三、檔案管理的新要求

面對(duì)檔案事業(yè)飛快發(fā)展要求，如何有效提升檔案資源利用效率，應(yīng)該正確看待檔案管理新要求。檔案資源的高效開(kāi)發(fā)和利用，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，不斷推動(dòng)檔案管理工作改進(jìn)和創(chuàng)新。梳理檔案管理思維，在創(chuàng)造性思維下細(xì)化分析檔案管理中的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際工作情況來(lái)深入挖掘檔案資源潛在價(jià)值，積累豐富經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，賦予檔案管理工作持久動(dòng)力和活力，切實(shí)提升檔案工作效率和質(zhì)量。與此同時(shí)，深入開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，堅(jiān)持先進(jìn)性，持續(xù)提升檔案管理效率和質(zhì)量。檔案資料高效利用，持續(xù)提升檔案管理水平的同時(shí)，推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展，真正地服務(wù)于社會(huì)群眾，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)作出更大的貢獻(xiàn)。

四、提升檔案資源利用效率的有效措施

（一）推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。在檔案事業(yè)迅猛發(fā)展下，如何有效提升檔案資源利用效率，需要明確工作目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際情況整合資源，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)和手段，摒棄傳統(tǒng)人工操作理念，提升檔案信息化水平的同時(shí)，深入挖掘和利用檔案價(jià)值。基于此，應(yīng)該進(jìn)一步增加資金投入力度，完善配套的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室。在現(xiàn)代化信息技術(shù)支持下建立檔案信息化平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享，輔助檔案查詢(xún)、管理和利用，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式可以大大提升檔案管理工作效率。引進(jìn)專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，推動(dòng)紙質(zhì)檔案和電子檔案信息整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合與轉(zhuǎn)錄工作展開(kāi)。做好電子檔案信息備份和存儲(chǔ)，推動(dòng)信息安全防護(hù)建設(shè)，維護(hù)檔案信息資源安全的同時(shí)，提升檔案信息資源利用效率。在開(kāi)放性思維支持下，適當(dāng)擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)放度，建立完善的資源共享體系，適當(dāng)擴(kuò)大檔案信息資源覆蓋范圍的同時(shí)，深入開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源。

（二）優(yōu)化檔案檢索工作流程。檔案管理工作日常開(kāi)展中，如何有效提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，一個(gè)重要內(nèi)容則是對(duì)現(xiàn)有檔案檢索工作流程優(yōu)化和完善，便于檔案工作人員更加高效、便捷獲取信息資源。增加資金投入力度，推動(dòng)檔案信息平臺(tái)建設(shè)，完善配套的軟、硬件設(shè)施。如，使用OA系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化操作，從項(xiàng)目開(kāi)始到結(jié)束，實(shí)現(xiàn)檔案信息的客觀反映，實(shí)時(shí)查詢(xún)查閱進(jìn)度，及時(shí)歸檔和驗(yàn)收檔案資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子信息檔案共存。在OA系統(tǒng)支持下，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息動(dòng)態(tài)化查詢(xún)和管理，維護(hù)數(shù)據(jù)信息安全的同時(shí)，強(qiáng)化部門(mén)職責(zé)，提升檔案檢索效率。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，需要在數(shù)據(jù)庫(kù)支持下，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和手段，致力于打造智能化數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)和交流共享多功能，檔案信息資源自動(dòng)化利用的同時(shí)，切實(shí)提升檔案管理效率和質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。如何有效提升檔案資源利用效率，一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)則是注重專(zhuān)業(yè)檔案管理人員支持。面對(duì)檔案管理信息化建設(shè)要求，應(yīng)該整合資源，積極組織檔案管理人員參與專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟練運(yùn)用前沿技術(shù)和手段，包括檔案文獻(xiàn)編撰知識(shí)、檔案檢索知識(shí)和法律知識(shí)等。積極組織檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，考核通過(guò)后方可上崗，依據(jù)制度規(guī)范化開(kāi)展各項(xiàng)工作，為檔案管理工作效率和質(zhì)量提供保障。同時(shí)，制定完善的績(jī)效制度和獎(jiǎng)懲制度，強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)技能水平的同時(shí)，樹(shù)立正確的價(jià)值觀，提升人員的職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理各項(xiàng)工作規(guī)范化展開(kāi)。建立內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)各部門(mén)溝通和寫(xiě)作，整合資源的同時(shí)，創(chuàng)設(shè)良好工作環(huán)境，以求檔案資料及時(shí)歸檔，提升檔案資源利用效率。

五、結(jié)論

綜上所述，面對(duì)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展要求，應(yīng)該整合資源，轉(zhuǎn)變工作理念，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作改革深化。靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案管理人員素質(zhì)水平，提升檔案管理工作效率的同時(shí)，推動(dòng)檔案工作向高層次發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]肖瑩.開(kāi)發(fā)利用新平臺(tái)提高便民檔案信息資源利用效率的思考[J].信息系統(tǒng)工程，2018，29（10）：51.

[2]史桂湘.論加強(qiáng)檔案資源文化服務(wù)利用的有效對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，11（19）：59-60.