探究檔案進館工作存在的問題及對策

徐永利

摘要：社會不斷發展，在現代化發展進程中加強檔案管理，檔案進館接收環節作為重要組成，需要從各方面進行細致分析，構建完整的檔案進館以及后續管理體系，保證檔案資料的安全性，并且為后續檔案資料調取提供便利，檔案進館接收加強鑒定，保證檔案入館的價值，進而提升檔案管理工作質量，真正實現檔案資源有效整合。本篇文章立足當前檔案進館實際問題進行分析，提出當前社會條件下進行檔案接受鑒定的方法，并且立足檔案進館實際問題提出針對策略，提升檔案管理的有效性，實現檔案資料的有效整合，充分發揮檔案的作用為后續工作提供參考。

關鍵詞：檔案進館;工作;問題;對策

一、檔案進館的鑒定方法

1.對檔案進館條件進行鑒定

在檔案管理過程中檔案進館是基礎的、重要的環節，在檔案進館之前需要設定嚴格的條件進行鑒定，保證進入館內的檔案是符合條件的，針對此項問題，需要檔案管理人員對檔案形成時間進行檢查，對檔案時間進行鑒定，不能簡單的只考慮歸檔日期。在鑒定的過程中，檔案管理人員要對檔案形成時間及條件進行整體把握，然后立足單位發展實際情況，對各檔案的具體限定條件做適當調整，放松條件把滿足的檔案及時歸檔。除此之外，檔案進館之前進行鑒定還需要對其保存價值進行鑒定，分析到案例具體內容判斷檔案價值，進而對檔案進行合理劃分，設定檔案有效保管期限，根據檔案保存價值分類進行歸檔。

2.對檔案齊全性進行鑒定

檔案資料進管加強鑒定，在此過程中需要考慮進管條件，保證檔案符合要求，除此之外，還要根據檔案具體內容判斷其是否齊全，從此方面入手需要檔案管理人員在鑒定過程中主要從以下兩方面開展工作，首先建立檔案門類要參考檔案業務范圍，盡可能保持雙方的一致性，這樣才能夠保證檔案管理中建立的類別是有依據的，從而提升檔案進館鑒定科學性，方便后期的檔案歸類處理。其次，對拿入館內的資料進行審查，必須保證檔案資料從內容上的全面性，保證檔案以實際情況為基礎進行全面展示，后期調取檔案可以研究一定時期內的真實情況，從根本上保證齊全，檔案資料齊全才滿足進館要求。

3.對檔案進館質量進行鑒定

加強檔案管理，保證檔案進館各流程順利完成，也需要保證檔案質量，在鑒定過程中對檔案質量進行嚴格審查，以此為前提開展后續工作，檔案進館之前進行質量鑒定，了解檔案質量實際狀態，分析檔案問題，以此為依據提出針對性整改措施，這樣才能更好地做好檔案管理工作。從此方面來說，在檔案鑒定過程中需要做到以下幾點：首先，對進館檔案的真實有效性進行判斷，并且認真核實其完整性，處理分析檔案資料具體內容還要對其紙張外形嚴格要求;其次，鑒定監管檔案的安全性，從此方面主要是看檔案資料是否存在破損，或者是紙張是否出現霉變現象等，保證后續保管的安全性;再次，了解進館檔案是否嚴格按照規范符合整體系統性要求，此方面主要是對檔案整理進行檢查，鑒定其是否規范;最后，檢查檔案編目，鑒定器是否準確。

二、檔案接收進館工作存在的問題

1.接收進館檔案范圍不完善

檔案館在現在發展階段變成國家會議已經組織編寫相關的具體實施原則，但具體分析實施細則可以了解，由于編制人員自身能力有限并且調查程度不夠深入，導致檔案進館范圍不完善。企業加強檔案管理，按照具體實施細則落實各項操作，只是對總部范圍內進行落實，下屬各級單位并沒有被納入其中，導致分公司和其他相關單位重要檔案沒有在規定接受范圍內，由此而造成管內檔案收錄不全面的問題，基于此項實際問題，導致檔案資源不能有效整合。

2.接收進館檔案內容不豐富

接收檔案進館，由于整理人員沒有全面覆蓋各種各樣的資料，所以檔案管理人員不能對接收檔案的完整內容進行了解，從而導致進館檔案內容不全面，首先，盡管檔案進館之后門類眾多但是并不全面，接受的當然主要是以文書為主，其他的專業檔案為輔助，還有一些其他的檔案資料會在各部門手中掌握。其次，各門類的檔案具體內容不全面，比如會計當然沒缺少移交和保管清冊，文書方面缺少人事相關材料。最后，檔案相關的資料內容不全面，一些具體材料在歸檔過程中沒有注意內容的全面性，比如全宗卷此類資料。

3.接收進館檔案整理質量比較低

檔案整理人員自身業務能力比較低，在檔案移交進館之前沒有做好檢查指導工作，由于此些原因會導致檔案整體質量出現差異，比如接收進館的檔案會出現分類不科學問題，沒有嚴格按照要求編制案卷編目，或者是設定的案卷標題不能準確揭示具體材料內容，這些質量問題比較突出，目前進館檔案數量不斷增加，所以相關的檔案整理工作任務比較繁重，還需逐級提升質量。

4.接收進館檔案工作流程不健全

從目前的檔案進館接收工作來看，檔案進館過程中缺乏完整的工作流程，工作流程缺失導致具體工作沒有統一標準，不能對檔案進館各項操作進行明確指導，從而會造成檔案質量檢查不到位，影響館內整體檔案質量。有一些檔案在進館之前被檢查出不符合要求規定，需要檔案整理人員重新整理相關資料再次送館保管，這一過程中或增加人員工作量，而且重復性操作浪費大量的時間，并且在多次運送過程在很容易影響檔案的安全保密性。

三、檔案進館的管理辦法

1.明確檔案進館接收范圍

檔案管理要嚴格按照國家檔案局辦法的規定要求，并且結合國家專業檔案目錄，不斷深化檔案改革，加強檔案管理讓企業各部門重視此項工作，深入各單位進行細致調研，以此為基礎建立檔案門類，根據實際情況逐漸完善檔案管理實施細則，按照法律規定對檔案接收范圍進行明確，制定規范的監管檔案目錄，嚴格按照要求接受，確保檔案接收范圍名錄精確，以此為依據實現檔案資源有效整合。

2.強化檔案收集歸檔工作質量

加強檔案管理，基于現有的工作現狀進行深入思考，在未來發展中及時對檔案資料進行歸檔，這是各部門開展工作的基礎。未來發展中相關當然管理人員有改變原有的發展意識，重視檔案管理工作，日常工作實踐中收集各項檔案資料，管理人員要發揮領導作用，引導員工加強檔案歸檔處理，同時根據相關法則和規定對歸檔范圍和保管期限進行明確，以此為依據制定辦案管理標準，建立健全相應的統計表格，把檔案資料歸檔處理納入個人崗位職責，各部門人員要對檔案資料負責，有效提升日常工作中的檔案收集工作質量，從根源上保證各類檔案的齊全性，從源頭做好各項工作，嚴格按照規范進行整理，為檔案移交接收提供便利。

3.完善檔案進館檢查考核體系

企業各級干部工作人員要重視并且支持檔案管理工作，就目前的檔案進館實際情況來看在發展中需要把接收進館環節作為重點，構建現代檔案資源管理體系，實現現代化發展。檔案接收進館工作過程中設定專門人員納入個人工作職責，嚴格審核加大檢查力度，構建完整的考核體系把檔案工作與績效掛鉤，各部門考核建立新的考核標準，加上對檔案管理工作進館的監督力度，在檢查考核基礎上調動人們對檔案進館相關工作的積極性，積極人們積極主動參與進館并且在工作中認真負責，實現檔案資料的整合，充分發揮到好的作用，為后續檔案調用打下基礎。

4.建立健全檔案進館工作流程

檔案進館接收環節需要立足實際設計工作要點，根據實際需要完善工作流程，前期以業務指導為基礎，后續發展過程中對檔案質量和檔案內容數量進行嚴格審查核對，最終把符合進館條件的檔案歸檔，完成整個檔案進館接收工作，此過程中主要在三個環節重點把關。第一，業務指導方面，檔案管理人員要深入到各部門進行指導，根據各部門業務情況立足實際分析檔案問題，并且加強監督保證各部門檔案負責人員及時進行檔案整改;第二，從檔案質量方面來說，檔案管理人員需要嚴格按照要求檢查各部門整改完成的檔案資料，保證各部門交接資料必須符合標準符合質量要求進行檔案認定，才能接收檔案。第三，從檔案數量和隊方面來說，在進行檔案交接時需要管理人員仔細核對數量，保證沒有錯誤狀態下按照流程辦理相關手續，此過程中交接雙方需要簽字確認，此后對檔案進行歸檔處理。

結論

由以上論述可知，社會經濟科技快速發展，各行業依托現有技術向現代化轉變，在信息化時代檔案信息對發展非常重要，在發展過程中需要認識到檔案管理的重要性，檔案進館加強鑒定，選擇合適的檔案管理模式，提升檔案管理的有效性。企業在發展中基于現有的檔案進館問題進行深入思考，利用現代化手段采取針對措施提升整體管理水平，發揮檔案在企業發展中的作用，同時轉變檔案管理工作人員意識，增強他們的責任意識，強化管理重點，從整體上提升檔案管理水平。