新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

李舒

摘要：如今，我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，在新時(shí)期下事業(yè)單位需要提升檔案管理質(zhì)量，該項(xiàng)工作的開展可以對(duì)前期工作進(jìn)行總結(jié)，還可以對(duì)今后事業(yè)單位工作提供幫助。目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些問題，需要加以解決，本文從新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作存在問題入手，并分析如何在新時(shí)期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，希望進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化方法

事業(yè)單位長(zhǎng)期為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)出巨大力量，在其發(fā)展的過程中記錄了大量和社會(huì)發(fā)展有關(guān)的事務(wù)，還包括諸多的人事檔案，因此需要建立好和維護(hù)好檔案資料，對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，以此提升檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)事業(yè)單位改革。

一、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作存在問題

1.檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理制度不夠健全，相關(guān)檔案管理制度的建立未能有效結(jié)合檔案管理辦法，導(dǎo)致檔案管理缺乏實(shí)效性，存在著管理混亂和執(zhí)行力不強(qiáng)的問題，難以充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用，容易造成事業(yè)單位內(nèi)部管理工作脫節(jié)。

2.信息化建設(shè)程度不足

目前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理不斷加快信息化建設(shè)，提升了事業(yè)單位的檔案管理效率，然而依然有部分事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，缺乏對(duì)信息技術(shù)的有效利用，使得檔案資料傳輸?shù)募皶r(shí)性和安全性都不能得到保證。

3.專業(yè)檔案管理人才缺乏

在部分事業(yè)單位中，檔案管理人員并非專業(yè)化人才，是檔案管理專業(yè)知識(shí)還是信息化水平方面都較為欠缺，一些事業(yè)單位很少對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)與教育，導(dǎo)致檔案管理人員工作能力較為缺乏。還有一些檔案管理人員身兼數(shù)職或者存在經(jīng)常性的人員變動(dòng)也造成檔案管理工作缺乏連續(xù)性。

二、如何在新時(shí)期優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作

1.觀念創(chuàng)新

以往事業(yè)單位檔案管理工作開展緩慢、管理落后的主要原因在于管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，為此需要樹立現(xiàn)代化的管理理念，對(duì)檔案管理工作重視起來，具體說來：需要管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強(qiáng)政策與資金的投入，打造現(xiàn)代化的檔案管理模式，進(jìn)而讓檔案管理工作有效開展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要在新時(shí)期下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃，明確檔案管理人員的職責(zé)，根據(jù)管理需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)配置，確保人力、資金、設(shè)備都有效服務(wù)于檔案管理工作，并且加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的宣傳，讓相關(guān)部門積極配合檔案管理部門的工作，最終開創(chuàng)檔案管理工作新局面，為事業(yè)單位發(fā)展提供支持。

2.制度創(chuàng)新

常言道：“無規(guī)矩，不成方圓”，以往的事業(yè)單位檔案管理制度較為陳舊，顯然不能適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理需求。檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，因此事業(yè)單位在新時(shí)期下開展檔案管理工作必須在完善的制度下進(jìn)行，確保制度與實(shí)際工作的有效銜接。在信息化的大背景下事業(yè)單位檔案管理，信息量在大量提升很多文字資料、影像資料都需要借助電子化的形式進(jìn)行保存，所以在打造檔案管理制度的過程中需要完善電子檔案管理形式，要求檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，科學(xué)進(jìn)行檔案資料的采集整理存檔，以此提升檔案資料的安全性。與此同時(shí)，事業(yè)單位要根據(jù)自身實(shí)際情況制定和完善管理制度，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)考核，建立完善的獎(jiǎng)懲措施，避免檔案管理由于操作不當(dāng)或者疏忽導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)問題，確保檔案管理流程科學(xué)化，規(guī)范化。

3.方式創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行存檔和使用，存在著時(shí)效性不高、安全性不足等問題，在新時(shí)期檔案管理方式需要進(jìn)行創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)對(duì)信息化技術(shù)的有效利用，使得檔案管理人員可以在整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)，對(duì)檔案資料的使用情況進(jìn)行跟蹤，確保其安全性。并且在檔案資料查閱的過程中時(shí)效性更強(qiáng)，對(duì)于一些不容易保存的紙質(zhì)資料，也可以進(jìn)行電子化形式的上傳、備份，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代數(shù)字檔案的有效結(jié)合。與此同時(shí)，在檔案管理方式上需要將分散式的管理模式向集中化管理模式轉(zhuǎn)變，定期對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行更新與維護(hù)，打造事業(yè)單位，檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)管理的信息化、現(xiàn)代化。

4.人員創(chuàng)新

辦案管理人員是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的直接參與者，要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的提升，需要在人員錄用以及培訓(xùn)方面加以重視，首先在人員錄用方面需要，拓寬優(yōu)秀專業(yè)人員引進(jìn)渠道，相關(guān)工作人員具有專業(yè)知識(shí)，不僅需要具備檔案管理能力，同時(shí)也需要掌握信息化操作技術(shù)以及高度負(fù)責(zé)的檔案管理態(tài)度。其次，在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作重視起來，通過定期和不定期培訓(xùn)相結(jié)合的方法，使其溝通能力及服務(wù)意識(shí)得到提升，可以熟練進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代化檔案管理。在人員培訓(xùn)的過程中，事業(yè)單位可以為檔案管理人員提供專業(yè)機(jī)構(gòu)培養(yǎng)和外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。在檔案管理部門內(nèi)部要采取輪崗制，使相關(guān)人員明確自身的職責(zé)，進(jìn)而科學(xué)進(jìn)行檔案管理。

三.結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)期下事業(yè)單位要想健康發(fā)展，必須對(duì)檔案管理工作重視起來，在轉(zhuǎn)變管理觀念的同時(shí)，需要實(shí)現(xiàn)制度的健全，管理方法的創(chuàng)新以及加強(qiáng)人員的培養(yǎng)，加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，最終為事業(yè)單位的改革創(chuàng)新提供支持。