事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施思路總結

何偉光

摘要：檔案管理在事業單位的發展中具有重要的作用，在經濟體制全面改革的背景下，事業單位應該強化對檔案管理的重視，并通過利用新的檔案管理模式，有效的開發和利用檔案信息，提升檔案管理的質量。本文分析了目前事業單位在檔案管理中出現的問題，并提出了相關的解決思路。

關鍵詞：事業單位;問題;檔案管理;思路

在新時期隨著事業單位的改革，事業單位的檔案管理迎來了更高的要求，傳統紙質化的管理方式很容易導致檔案的丟失和破損，不利于檔案的長期保存與開發利用，因此事業單位應該充分的使用信息技術，構建出集歸檔、整理、保管、統計以及檢索為一體的檔案數據庫，方便檔案的管理與查詢，同時也能夠確保檔案管理的穩定性與安全性。

一、事業單位檔案管理工作中存在的突出問題

目前很多事業單位對檔案管理的關注程度并不高，沒有認識到檔案管理在事業單位發展以及改革中的重要性，由于事業單位具有一定的特殊性，本身就缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理的流程不合理，加上部分檔案管理人員的專業素質有待提升，大多數年齡比較偏長，對新技術以及新方式的使用效率不強，在檔案管理中缺少創新能力，仍然會使用比較傳統的管理方式，進而影響了檔案管理質量的提升。其次，雖然很多事業單位都在嘗試構建信息化的管理方式，但是在實際的工作中，并沒有結合本單位檔案管理的特色來構建適合的數據庫，具有很大的盲目性，數據庫的建立不合理，同時數據庫的安全性比較弱，管理人員缺少安全意識，很容易導致數據的丟失，反而會影響到檔案管理的進一步發展。同時很多事業單位對檔案管理人員的培訓不夠重視，相關的制度體系不夠完善，不利于檔案管理水平的提升。

二、事業單位檔案管理工作問題的解決措施

隨著信息技術的高速發展，在檔案管理中也應該充分的借鑒信息技術的便利性和廣泛性，構建出數字化的檔案管理系統，結合檔案管理的特征以及實際的情況，對檔案的類型有清晰的梳理和劃分，這樣更有助于檔案的索引和保存。檔案管理是一項比較繁瑣和細致的工作，需要將事業單位在運行中的各種檔案進行歸檔和儲存，并有效的開發檔案信息，為后期的發展提供科學的參考，因此這就需要開展分層次的管理方案，將檔案的原件使用掃描的方式上傳到檔案庫中，在管理數據庫的同時，還要將紙質檔案完整的保存下來;同時要對具有保密性質的檔案特殊管理，設置管理員權限、防火墻、身份驗證等方式，防止檔案遭到破壞，確保檔案的可靠性。對紙質檔案管理的環境也應該有全面的控制，除了要分類防止之外，還需要防火、防水以及防盜，確保檔案信息的安全，避免帶來巨大的損失。

事業單位的檔案管理涉及很多方面的內容，同時涵蓋的領域也比較廣，包含了個人信息，業務發展，人事信息，工作情況以及獎懲情況等，因此在檔案管理中還需要有完備的制度加以保證，讓管理人員能夠有據可依，檔案管理的主要程序是整理和搜集資料、建立檔案并保存檔案，在每個環節中都需要有清晰的工作流程，采用精細化以及統一化的方法進行管理，節約檔案管理的資源并減低管理成本，讓檔案管理的效率最大化，同時檔案管理人員應該緊跟時代的步伐，及時更新在檔案管理中比較陳舊的方式和理念，嚴格按照《檔案法》的規定和要求，開展檔案管理事務，對自身的職責要有清晰的界定和認識。此外，事業單位還應該構建監督機制，對檔案管理中的各個環節加以監督，及時發現在檔案管理中存在的不足，并通過績效考核、獎勵等方式，調動檔案管理人員的積極性;同時事業單位還應該滿足在新時期下，檔案管理在軟件以及硬件等方面的投入，購置掃描儀、計算機等設備，確定檔案管理的目標。

三、事業單位檔案管理工作中提升對檔案人員的重視

檔案管理人員的專業素質和創新能力會在很大的程度上影響到檔案管理的效率，事業單位應該加強對管理人員素質的提升，通過組織檔案管理的研討會以及交流會等，增強管理人員的專業素質，在培訓中還應該融入新的管理技術以及新的模式，鼓勵管理人員積極學習新技術，優化檔案管理的各個流程;或者事業單位還可以派遣管理人員到高校或者企業學習先進的管理方法，并結合事業單位的特殊性，構建出針對性的管理措施。此外，還應該增強檔案管理人員的責任感，引導管理人員銳意進取，加強對信息化檔案管理的理解、應用以及相關的技術技能等。同時還應該對檔案管理人員加以考核，如：數據庫的操作、歸檔、查詢、檔案開發和利用等，同時檔案管理的審核機制還應該滲透到日常管理的各個層面中，進一步規范檔案管理人員的行為。

新時期下，事業單位要優化檔案管理的各項制度，首先應該全面的分析檔案管理中遇到的問題，然后從檔案管理的特征出發，借助信息化的管理模式，構建出完整的檔案數據庫，將檔案信息涵蓋其中，并依據檔案的類型將其分類管理和保存，為后期的查詢與開發奠定基礎;同時還需要定期對數據庫進行升級，修補數據庫的漏洞，設置相應的權限，讓檔案管理更加安全。其次，在檔案管理中還應該加強對人員的教育工作，增強管理人員的綜合素質，并引進具備創新能力的人才，為檔案管理注入新活力，同時還應該加強對檔案管理的監督，提升管理質量，營造良好的檔案管理氛圍。